Puedes enviar fácilmente invitaciones por correo electrónico para que la gente se una a tu plataforma. Esto puede hacerse directamente a través de la interfaz de administración mediante la pestaña "Invitaciones".
Sin embargo, en algunos casos puede que no dispongas de las direcciones de correo electrónico de tu público objetivo. Supongamos que sólo quieres invitar a participar en un proyecto a personas que vivan en una calle o barrio determinados. O quieres permitir que las personas presentes en un acto fuera de línea se registren en la plataforma y participen en un proyecto concreto. En esos casos, puedes proporcionarles un código de invitación único.
Una forma de hacerlo es enviándoles una invitación física por correo, que incluya un código de invitación único. Este código caducará a los 30 días. Transcurrido este plazo, puedes volver a enviarlos.
¿Cuál es la ventaja del código de invitación único?
Y lo que es más importante, puedes especificar que alguien que se inscriba con un código determinado se añada automáticamente a un grupo manual al inscribirse.
Los grupos manuales te dan un control más preciso sobre quién puede ver y participar en tus proyectos y cómo. Por ejemplo, puedes personalizar el modo de participación o hacer que algunos proyectos sólo sean visibles para las personas de determinados grupos. También puedes utilizar tu plataforma para enviar correos electrónicos sólo a las personas que pertenezcan a un grupo manual.
¿Cómo se crean códigos de invitación únicos?
Los códigos de invitación únicos, que puedes añadir a tus comunicaciones externas, se pueden generar directamente desde tu plataforma.
Crea un Grupo Manual para tu público objetivo. Puedes hacerlo en la pestaña "Usuarios" de la interfaz Admin.
Para generar los códigos de invitación únicos, utiliza la plantilla disponible cuando pulses "invitar a usuarios" en la parte inferior de la lista de grupos en la pestaña "usuario".
Rellena la plantilla introduciendo el nombre exacto del Grupo Manual (del Paso 1) en la columna denominada "grupos". Crea una fila por cada invitación que quieras generar. En el ejemplo siguiente, hay seis filas con un nombre de Grupo Manual especificado, por lo que se generarían seis códigos de invitación.
Atención: ¡no puedes invitar a más de 1000 personas a la vez a la plataforma!
Si quieres incluir las direcciones de correo electrónico de los invitados, asegúrate de eliminar los espacios después de la dirección de correo electrónico (buscar-sustituir ' '). Comprueba que todas las direcciones de correo electrónico y otros campos son válidos o están vacíos si no tienen valor. Asegúrate también de que no haya ningún usuario registrado en tu lista de invitados.
Una vez que hayas rellenado la plantilla, súbela a la plataforma, en el mismo lugar del Paso 2.
Para asegurarte de que las personas que aceptan su invitación se añaden a un grupo específico o reciben determinados derechos en la plataforma, configura las invitaciones rellenando las distintas opciones de la parte 3 y haz clic en enviar invitaciones.
Por último, ve a la subpestaña "Todas las invitaciones" y exporta la lista de invitaciones. Esto descargará una nueva hoja de cálculo Excel que tiene todos los códigos de invitación (en la columna llamada "token"). Puedes utilizar la combinación de correspondencia u otra herramienta para añadir los códigos de invitación a tu comunicación.
¿Cómo se pedirá a la gente que introduzca el código? En tu carta o material de comunicación, asegúrate de pedir a la gente que se registre a través del enlace web (URL) que se ha establecido para las invitaciones. Esta URL es tu dominio seguido de /invitar (por ejemplo, participa.miciudad.com/invitar). A las personas que utilicen este enlace se les pedirá automáticamente que introduzcan su código de invitación al registrarse.
¡No olvides este paso! Si alguien se registra a través de la URL habitual de tu plataforma, no se le pedirá que introduzca su código de invitación en el primer paso de registro. Si alguien se registra de la forma normal, su dirección de correo electrónico no estará vinculada a la invitación, por lo que no se aplicarán las normas establecidas en la invitación.
Nota importante sobre los usuarios ya registrados utilizando un código de invitación: Los usuarios ya registrados tendrán que iniciar sesión sin el código (ya que el código activará un nuevo registro). Una vez conectados, tendrán que editar la información de su cuenta para que coincida con las condiciones de acceso al proyecto (por ejemplo: nombre de la calle), de lo contrario no podrán acceder al proyecto. Asegúrate de comunicarlo bien en tu carta o material de comunicación.
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