In diesem Video erklären wir Ihnen, wie Sie einen Online-Workshop auf Ihrer Plattform einrichten und anpassen können. Sie erfahren, wie Sie die Workshop-Funktionen anpassen, Live-Videokonferenzen abhalten und Arbeitsgruppen einrichten können, um gleichzeitige Gruppendiskussionen zu ermöglichen.
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Schlüsselwörter: Zeitplan, Dote-Abstimmung, Gruppierungsinputs, Breakout-Sessions.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung, die Sie durch die wichtigsten Schritte zur Einrichtung Ihrer eigenen Online-Workshops führt.

Um auf Ihre Workshops zuzugreifen, melden Sie sich zunächst als Administrator oder Projektmoderator bei Ihrer Plattform an. In Ihrer Verwaltungskonsole gibt es eine Registerkarte "Workshops", über die Sie auf Ihre Workshop-Benutzeroberfläche zugreifen können. Klicken Sie in dieser Registerkarte auf "Ihre Workshops verwalten", um diese Benutzeroberfläche zu öffnen.

In der Werkstatt-Schnittstelle sehen Sie die Option, eine neue Werkstatt hinzuzufügen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, werden Sie aufgefordert, einen Namen und ein Datum für Ihren Workshop auszuwählen.

Der Slug definiert die URL, unter der die Teilnehmenden Ihren Workshop finden können. z.B. Wenn Ihr Slug 'climatepolicy' ist, lautet der Link zum Workshop 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Sie können die verschiedenen Schritte und Aktivitäten Ihres Workshops über die Schaltfläche "Verwalten" in der oberen rechten Ecke des Workshop-Bildschirms verwalten. Sobald Sie das Admin-Panel aufgerufen haben, klicken Sie auf +Schritt hinzufügen, um die verschiedenen Schritte anzugeben, die Sie in Ihrem Workshop haben möchten. In der Regel umfasst dies einen Schritt "Begrüßung" am Anfang, einen Schritt "Schlussfolgerung" am Ende und einige Schritte dazwischen für Diskussionen und Break-out-Räume.

Sie können so viele Räume für Ihren Workshop hinzufügen, wie Sie möchten, indem Sie auf die Schaltfläche +Raum hinzufügen klicken und dem Raum einen Namen geben.

Es gibt zwei Arten von Räumen: einen großen Plenarsaal, in dem alle Teilnehmenden zusammen sind, und kleinere Nebenräume, in die sich die Teilnehmenden für interaktive Diskussionen aufteilen. Als Faustregel gilt, dass ein Breakout-Raum für jeweils 5–8 Teilnehmer gut funktioniert.

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Raum hinzufügen, werden Sie aufgefordert, die Einstellungen für den Videochat zu konfigurieren.

Sie können diese Einstellungen für Plattformadmins und Projektmanager*innen nicht deaktivieren. Sie haben immer Zugang zu all diesen (und weiteren) Optionen, unabhängig von der Raumkonfiguration.

In diesem Schritt müssen Sie festlegen, was in jedem Raum während der einzelnen Schritte geschehen soll - wir nennen dies einen "Raumschritt". Sie können dies tun, indem Sie auf die Fläche "konfigurieren" für den Raum, den Sie anpassen möchten, klicken.

Wenn Sie einen Raumschritt hinzufügen, können Sie zwischen verschiedenen Beteiligungsmethoden wählen. Jede dieser Beteiligungsmethoden wirkt sich auf die Interaktion auf der rechten Seite des Bildschirms aus. Das Video ist immer auf der linken Seite des Bildschirms zu sehen, unabhängig davon, welche Beteiligungsmethode Sie wählen.

Im Folgenden gehen wir näher darauf ein, was jede dieser Beteiligungsmethoden mit sich bringt:

Bei dieser Methode können Sie Ihren Teilnehmenden eine oder mehrere Fragen stellen. Sie können den Teilnehmenden dann die Möglichkeit geben, zu "posten" (d. h. ihre Antworten auf einen digitalen Post-it-Zettel zu schreiben) und/oder abzustimmen" (d. h. Beiträge hochzustufen). Die maximale Länge der schriftlichen Antworten beträgt 255 Zeichen, und Sie können wählen, ob die Beiträge als quadratische oder rechteckige Karten, die in einem Listenformat angezeigt werden, konfiguriert werden sollen.

Sie könnten dies auch in zwei separate Schritte aufteilen: In einem Schritt könnten Sie die Teilnehmenden auffordern, ihre Antworten zu posten, und im nächsten Schritt bitten, über die Antworten abzustimmen, denen sie am meisten zustimmen.

Tipp: Wählen Sie 'Q&A-Eingaben vom vorherigen Schritt kopieren', wenn Sie möchten, dass die Antworten der Teilnehmer aus dem vorherigen Schritt auch im aktuellen Schritt sichtbar bleiben.

Diese Methode ist gut für informationsorientierte Schritte geeignet. Sie können schriftliche Informationen über das Textfeld weitergeben. Das Infotextfeld hier (und in anderen Schritten) kann mit grundlegenden Textformatierungsoptionen, einschließlich Aufzählungszeichen, konfiguriert werden.
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Dieser Schritt kann auch verwendet werden, wenn Sie eine Präsentation halten möchten. Mit der Option Bildschirm freigeben können Sie eine Präsentation oder andere Medien von Ihrem Computer an andere Workshop-Teilnehmende übertragen.

Tipp: Verwenden Sie die Schaltfläche "Vollbild für alle Teilnehmer" oben links auf dem Videobildschirm, um alle Teilnehmer des Workshops in den Vollbildmodus zu versetzen. Wenn Sie dies mit der Freigabe Ihres Bildschirms kombinieren, hat Ihr Gesprächspartner eine viel bessere Sicht auf das von Ihnen angezeigte Dokument.
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Breakout-Räume

Möchten Sie in einer kleineren Gruppe diskutieren? Kein Problem. Verwenden Sie die Beteiligungsmethode "Zuordnung Breakout-Räume", um eine Lobby zu erstellen - sie wird alle Teilnehmenden auffordern, sich in einen kleineren Breakout-Raum zu begeben (dies sind die zusätzlichen Räume, die Sie in Schritt 3: Definieren Sie Ihre Räume hinzugefügt haben).
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Sie können zwei Optionen für die Breakout-Räume wählen: -
​Selbstauswahl: Erlauben Sie den Teilnehmern, selbst auszuwählen, in welchen Gruppenraum sie gehen möchten -
​Zufällige Zuweisung: Verteilen Sie die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip in einen Gruppenraum
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Um die Teilnehmenden nach dem Zufallsprinzip einem Gruppenraum zuzuweisen, wählen Sie die Methode der Zufallszuweisung. Sobald Sie den Breakout-Room-Schritt betreten haben, kann jede*r Moderator*in auf die Schaltfläche „Teilnehmende auf Breakout-Räume verteilen“ klicken. Dadurch werden die Teilnehmenden gleichmäßig auf die verschiedenen Räume verteilt. Der Moderator oder die Moderatorin bleibt in der Lobby und kann sich einem Raum ihrer Wahl anschließen.

Nicht vergessen! Sie müssen jeden der kleineren Nebenräume mit einer eigenen Beteiligungsmethode konfigurieren.

Haben Sie mehrere Breakout-Räume, die in einem bestimmten Schritt die gleiche Konfiguration benötigen? Erstellen Sie den ersten Raum mit den gewünschten Einstellungen und Fragen, und aktivieren Sie für die anderen Räume das Kontrollkästchen "Mit Breakout-Raum 1 teilen" - die Konfiguration wird automatisch kopiert, einschließlich der Informationen und Fragen. Wenn Sie Änderungen an der Konfiguration eines Raums vornehmen, werden alle anderen Räume, die dieselbe Konfiguration haben, aktualisiert. Das kann eine echte Zeitersparnis sein.

Diese 2 Methoden sind Teil desselben Schlussfolgerungsflusses. Verwenden Sie die Methode der "Fazit erarbeiten" im letzten Schritt, wenn sich die Teilnehmenden in kleineren Gruppenräumen aufhalten. Dadurch wird ein Textfeld erzeugt, in dem Sie gemeinsam eine Gruppenschlussfolgerung verfassen können (Hinweis: Jede*r kann den Text in diesem Feld eingeben und bearbeiten. Um den Text zu bearbeiten, klicken Sie auf das Kästchen "Textfeld bearbeiten" oberhalb des Textfeldes - um einer anderen Person die Bearbeitung des Textes zu ermöglichen, deaktivieren Sie einfach das Kästchen).

Wenn Sie das Fazit aus den kleineren Arbeitsgruppen mit allen Teilnehmenden teilen möchten, können Sie im nächsten Schritt die Methode "Fazit mit allen teilen" anwenden und die Teilnehmenden zurück in den Hauptsaal bringen.

Dies wäre ähnlich, wie wenn alle Teilnehmenden aus den Kleingruppen wieder zusammenkommen würden, um sich über das auszutauschen, was sie in einem "persönlichen" Workshop besprochen haben. Im Schritt "Fazit mit allen teilen" werden die Zusammenfassungen der Diskussionen, die in den Breakout-Räumen entstanden sind, automatisch für alle sichtbar gemacht.

Sie können jetzt ganz einfach durch Ihre Werkstatt gehen, Dinge ausprobieren und überprüfen, ob alles so eingerichtet ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Sie können vorwärts gehen, indem Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt" oben rechts auf dem Bildschirm klicken. Sie können wählen, ob Sie sofort zum nächsten Schritt übergehen wollen, oder ob Sie einen Timer einstellen wollen, der alle Teilnehmenden darüber informiert, dass der nächste Schritt in 10 Sekunden, einer Minute oder fünf Minuten beginnt.

Wenn Sie zurückgehen und einen der Schritte überprüfen möchten, öffnen Sie die Schnittstelle "Verwalten" und klicken Sie auf "Gehe zu Schritt" bei dem Schritt, zu dem Sie gehen möchten.

Sie haben beschlossen, die Reihenfolge der Schritte zu ändern? Kein Problem. Sie können Schritte im Admin-Panel über die Schaltfläche Schritte neu anordnen zwischen den einzelnen Schritten verschieben. Klicken Sie auf das Symbol, ändern Sie die Reihenfolge der Schritte, und klicken Sie erneut auf das Symbol, um die neue Reihenfolge zu speichern.

Um den Workshop zu beenden, klicken Sie auf "Workshop für alle beenden" oben rechts auf dem Bildschirm, was alle Teilnehmenden zu einer Schlussseite führt, auf der sie Feedback geben können.

Hinweis: Fügen Sie beim Testen nicht selbst schriftliche Eingaben hinzu. Wir haben derzeit keine einfache Möglichkeit, diese Testbeiträge später zu löschen. Sie müssten also die Raumschrittkonfiguration komplett neu gestalten, um sie zu löschen!

Wenn Sie mit dem Einrichten Ihres Workshops fertig sind, können Sie den Link zum Workshop für die Teilnehmenden freigeben. Die URL des Workshops ist der Zugang zum Workshop.

Kopieren Sie einfach die URL und (z.B. 'IhrePlattform.govocal.com/workshops/climatepolicy') und fügen Sie sie in Ihre Nachricht ein oder setzen Sie sie hinter eine Schaltfläche in einem Projekt auf Ihrer Plattform.

Wenn Sie mit dem Workshop fertig sind, können Sie alle Beiträge exportieren, die über die Umfragen, die Frage&Antworten-Karten und den Schritt des Fazits eingegangen sind. In der Verwaltungskonsole finden Sie oben ein Symbol mit der Aufschrift "Daten exportieren". Es wird automatisch eine Excel-Tabelle mit diesen Informationen heruntergeladen - eine Registerkarte für jeden Schritt in Ihrem Workshop.

Wenn Sie oder Ihre Teilnehmenden Schwierigkeiten mit der Audio- oder Videofunktion haben, finden Sie im Folgenden einige grundlegende Tipps zur Fehlerbehebung:

Workshop-Kapazität: Die Workshops unterstützen bis zu 50 Teilnehmer. Wenn Sie viele Teilnehmer haben, können sich die Geschwindigkeit und die Qualität des Videos verschlechtern. Sie können dies verhindern, indem Sie die Kameras von Personen standardmäßig ausschalten, wenn diese einen Raum betreten. Wenn sich bereits 50 Personen im Raum befinden, wird niemand mehr hineingelassen.

Zugang und Browser:

Hinzufügen eines Bildes in ein Infofeld: Sie können auch ein Bild in das Textfeld einfügen, indem Sie eine URL eingeben, unter der das Bild gehostet wird. Das Bild muss von einem Anbieter wie www.postimage.org gehostet werden. Verwenden Sie den direkten Link und fügen Sie ihn per Copy/Paste in das Textfeld ein.

Admin-Rechte: Jeder, der bei der GoVocal-Plattform als Admin oder Projektmanager angemeldet ist, kann im Workshop Admin-Rechte erhalten. Das bedeutet, dass sie den Workshop verwalten, Schritte hinzufügen/bearbeiten, die Schritte vorantreiben und den Workshop beenden können.
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​Wichtig: Der erste Admin oder Projektmanager, der den Workshop-Raum betritt, erhält 'Superadmin'-Rechte. Indem Sie auf die drei Punkte oben rechts auf dem Video-Bildschirm eines anderen Admins oder Projektmanagers klicken, können Sie diesem ebenfalls Moderator*innenrechte gewähren. So können diese zusätzlichen Moderator*innen Teilnehmende stumm schalten und rauswerfen.