Dit artikel is machinaal uit het Engels vertaald
Wat is een project?
Een project op ons platform is een speciale ruimte waar betrokkenheid en participatie plaatsvinden. Het is waar je een initiatief structureert, input vraagt en deelnemers door een proces leidt.
Projecten zijn de kernbouwstenen van je platform:
Ze kunnen worden gebruikt om ideeën te verzamelen, enquêtes te houden, vragen te stellen of discussies in de gemeenschap te organiseren.
Elk project bevat fasen (stappen op een tijdlijn) die bepalen hoe en wanneer gebruikers kunnen bijdragen.
Projecten hebben hun eigen inhoud, instellingen, toegangsregels en branding. Ze van elkaar onderscheiden.
De belangrijkste dingen die je moet weten over projecten op ons platform:
Autonome ruimtes: Elk project kan worden afgestemd op een doel (bijv. een beleid opstellen, een raadpleging houden).
Fasen en tijdlijnen: Projecten gebruiken fasen om de deelname in de tijd te structureren.
Toegangsbeheer: Jij bepaalt wie een project ziet en eraan deelneemt (alleen admins, geselecteerde groepen of open voor iedereen)
Optionele mappen: Projecten kunnen worden gegroepeerd in mappen voor een betere organisatie, maar functioneren nog steeds onafhankelijk
In het kort: Een project is de "container" voor je initiatief: alles van ontwerp, fasen en invulformulieren tot evenementen en participatiemethoden leeft erin.
In termen van hiërarchie op het platform scheiden we een project van een map en een fase:
Een map wordt gebruikt om meerdere projecten te groeperen die een bepaalde overeenkomst hebben (bijv. infrastructuurwerkzaamheden, een gebied/wijk, …). In dit artikel gaan we dieper in op mappen: Mappen maken en beheren
Een fase wordt gebruikt om te beschrijven wat er gaande is binnen een project (een project kan bijvoorbeeld beginnen met een onderzoeksfase, waarna een informatiefase volgt om de gebruikers te informeren over de bevindingen van de enquête) We gaan in dit artikel dieper in op fasen: Fasen aanmaken en beheren
Waarom is het opzetten van een project belangrijk?
Een project goed opzetten op ons platform is meer dan een paar velden invullen, het legt de basis voor hoe je engagement zal verlopen.
Een goed opgezet project zorgt voor:
Clarity for participants: users instantly understand what the project is about, how to contribute, and when
Smooth participation flow: well-structured phases and input forms prevent confusion or bottlenecks
Consistent branding and messaging: visuals, descriptions, and tags help the project feel coherent and professional
Proper access control: only the right audience sees and interacts with your project
Easier management later: good setup means less troubleshooting, fewer edits, and smoother archiving or duplication
A rushed or incomplete setup often leads to:
Missing context for users (they don’t know why or how to engage)
Broken timelines or inactive phases
Manual rework later (editing tags, fixing URLs, patching access rights)
In short: Good setup upfront saves time, avoids confusion, and makes your project more impactful.
What is a project lifecycle?
A project lifecycle describes the stages a project goes through from creation to closure. Understanding these stages helps you plan, manage, and communicate your project effectively.
The four main stages are:
Draft: The project is being built and isn’t visible to participants. Only admins, project managers, or reviewers (via preview links) can see it
Published: The project is live and visible to users. Participation is possible when there are active phases
Archived: The project is no longer open for participation but remains visible in the archive section of the platform
Published – Finished: A status applied automatically when the last phase has ended. The project is visible but no longer active
Why it matters:
Helps you know when to make changes (some edits aren’t possible after certain statuses).
Ensures participants see the right version of the project at the right time.
Keeps your platform organized: projects don’t clutter the homepage when they’re archived.
Testing your project before publishing it:
We have a feature called ‘preview link’ that allows you to share a project with key stakeholders before you Publish your project, this way you can test and preview your project while it is still in the Draft stage.
You can find out more about preview links in the support article: here.
Project Publication Status
This status can by default only be managed by platform admins, therefore Project Managers are required to contact their admins (or folder manager) in order to get their project published or archived.
ℹ️ Project managers can publish projects using the approval flow feature. For more details, see the Approval Flow Feature section below.
Note on Archived Projects:
Gearchiveerde projecten blijven zichtbaar in de hoofdlijst met projecten. However, if you want to hide them from the navigation bar’s dropdown menu, you have two options:
Herschik de projectlijst: Ga naar het tabblad "Projecten rangschikken" linksboven in de lijst "Projecten". Sleep de gearchiveerde projecten naar de onderkant van de lijst.
Organize them into a folder: Move them into a “Finished Projects” folder to keep your active list clean and focused.
Different views for Project Management
De Projectbeheerweergave helpt je om participatieprojecten efficiënt en overzichtelijk te beheren. Het biedt meerdere weergaven met opties voor filteren, bewerken en organiseren.
Project List Tab
You can use the many filters to find projects better.
You can also take the following actions on this tab:
Copy or delete a project: Click the three dots next to the "End date" column
Edit a project: Click the project title
Folder List Tab
You can use the many filters to find folders better.
You can also take the following actions on this tab:
Delete a folder: Click the three dots next to the "Status" column.
Timeline View (available on higher-tier plans)
The Timeline View shows projects in a visual timeline for better scheduling and planning. Access it via the Timeline tab in the top-left corner.
You can use the many filters to show the timeline of filtered projects.
You can also take the following actions on this tab:
Wijzig tijdlijnweergave in: Maand, Kwartaal, Jaar of Meerjarig
Spot gaps to apply engagement strategies
Ordering View (available to admins)
The Ordering View lets admins reorder projects and folders.
Je kunt:
Alle projecten bekijken
Reorder project by dragging and dropping
De volgorde van de projecten en mappen in de legacy weergave widget op de homepagina aanpassen.
Customize the oder the the "all projects" drop down in your navigation bar
What are the different project settings?
When creating and editing a project, there are several settings to help you configure your project to your needs. Below you’ll see a summary of these settings and a brief explanation of what they mean and are intended to achieve.
You can find the project settings when you are in the back office of your project in the top-right corner.
General
Project Name (Title):
Your project title is the first thing people will see, it’s how your work will appear on the homepage widgets, in the Projects tab and if you haven’t set a custom “slug,” this title will also automatically become the default URL for your project.
Project URL (slug):
The URL of your project
Standaard is de slug (het deel na '/projects/') de titel van het project. This can be changed in Project Settings. Je kunt dit ook veranderen voor mappen. Klik in de mapweergave op de naam van de map en ga naar "Instellingen" en vul je gewenste slug in onder "URL". This is not possible for inputs or ideas.
Verder is het taalgedeelte van de URL (bijvoorbeeld: /nl-NL/) niet belangrijk voor de functionaliteit van de URL - het geeft alleen informatie. Daarom zal de link nog steeds werken als je de URL van je project deelt zonder het taalgedeelte.
Redirects en verkorte URL's
You can not delete the "/project/" or "/folder/" section on the url when editing the slug yourself. Als je wilt dat dit deel van de URL wordt verwijderd, moet je het supportteam vragen om een redirect voor je te maken.
Het supportteam kan redirects voor je maken zolang het domein hetzelfde blijft. Dit is vooral handig om verkorte URL's voor je project te kunnen delen.
Tags and Areas:
Of je nu tientallen, honderden of zelfs duizenden ideeën genereert via je platform, het helpt om een goede methode te hebben om ideeën die betrekking hebben op specifieke tags te categoriseren, te filteren en te vinden. Dit is mogelijk door onze tag functionaliteit, waarmee jij en de gebruikers bijdragen kunnen categoriseren.
Tags and areas are used on our platform in 2 ways:
User notifications: When a user registers, they can select certain tags and/or areas to follow. When you assign a project with these tags, users will get (if enabled, see article 'Emails on the platform') an email notification saying that a project they might be interested in is published. We also have a ‘for you’ widget on the homepage builder (see article 'Homepage Builder') where projects that fit the user’s preferences where the projects will appear that have overlapping tags and/or areas with the ones that the user follows.
Ideation projects: Ideation projects come with the option to assign a ‘tag’ to your idea. Only tags that have been chosen on the project-level can be chosen by users to add to their idea. If you want to assign tags to your project, but don’t want users to assign a tag to their idea, you can disable this by removing the section in the input form (see article 'Ideation Proposals and Input Management')
Notes:
If you delete a tag from the project, ideas that already have been tagged will keep their tags. Je kunt de tags handmatig verwijderen in het tabblad 'Beheer bijdragen', of als je alle verwijzingen naar de tag uit al je projecten wilt verwijderen, kun je dat doen via de Instellingen van je platform.
The tags are managed in the platform settings and only accessible to platform admins. There is a list of pre-defined tags, to remove this the platform admins has to contact our support team via the chat bubble.
Description
Elk project heeft een korte projectbeschrijving die, samen met een projectafbeelding, op de homepagina staat. This and other settings are defined in the Project settings through the General and Description tabs. You can fully customize your longer project description, using the text-editor or have more advanced design options by using the content builder.
To get more in-depth into our content builder feature, read our support article: here.
Input Tags
In this section you can select which tags can be used by users within the project during a proposal or ideation phase to assign to their input.
Access Rights (Project Level)
The access rights on the project level (which are different from the phase level access rights, see section in Phase Settings below) allow you to configure 3 things: discoverability, visibility and assigning project managers that act as admins within the context of the project.
To learn more about our project-level access rights, read our article on ‘Access Rights’
Data
If you’ve already set up your project and run some tests (for example, by filling out a survey), you can choose to reset all participation data. This action will keep your project setup intact but will permanently remove all data collected so far, essentially giving you a clean slate for real participation.
More project settings can be found when going back to the project back office main page:
Timeline
The Timeline is the default tab you’ll see when you access your project’s back office. It allows you to manage the phases of your project in a clear, chronological order. Phases must be set up sequentially, and only one phase can be active at any given time.
Use the Timeline to structure your project and clearly communicate its schedule and approach to end-users.
Within each section of the Timeline, you can configure the specific phases you want to include. For more details on configuring the phase settings, see the article: Creating and Managing Phases
Participants
In this tab of the project settings, you can track participation in your project. You’ll see when users have participated, how many have taken part, and view available demographic insights.
Note: If your project allows participation without an account, or if anonymous participation is enabled, demographic information will not be displayed.
Traffic
In this tab of the project settings, you can track the visits on your project page, as well as their language, device type and source from where they came from before they landed on the project page.
Messaging
You can use the Messaging app to send emails to users who have participated in or are following the project.
ℹ️ If your project allows participation without an account or anonymous participation, those users cannot be contacted through the Messaging tab.
Events
Je kunt de activiteiten vinden in de projectinstellingen, omdat de activiteiten niet direct gerelateerd zijn aan een fase, maar altijd aan het hoofdproject. Met activiteiten kun je een link leggen tussen je proces en evenementen die buiten het platform plaatsvinden, bijvoorbeeld een lanceringsevenement, offline participatiesessies, themagerelateerde evenementen of de presentatie van eindconclusies.
Activiteiten worden weergegeven in een kaartweergave onder de tijdlijn en apart in een tabblad op de projectpagina. We tonen nog steeds de relevante activiteiten voor elke fase (die plaatsvinden wanneer de fase actief is) in die fase.
How to create a project?
Click on the Projects tab in the back office of your platform
Click on New Project in the top right
Fill in a title for your project in all available languages for your platform
Create a timeline of different phases that outline your project
Configure the project settings as per your preferences
How to copy a project?
To copy a project, go to the project management view, click the three dots in the far right of the bar to the project you want to duplicate, and select Copy project. Je kunt het dan een andere naam geven en de details bijwerken als dat nodig is.
Je kunt dit ook gebruiken als een snelle manier om meerdere vergelijkbare projecten te maken die slechts kleine aanpassingen vereisen.
How to delete a project?
Navigate to the Projects tab in your back office
Find the project you want to delete in the list
Click the 3 dots at the right and click Delete Project
Confirm
How to publish a project?
The status of a project can by default only be managed by platform admins (or folder managers within their folder), therefore Project Managers are required to contact their admins (or folder manager) in order to get their project published or archived.
Approval Flow Feature
We have a feature ‘approver flow functionality’, and if this is enabled for your platform, you will be able to request project publication approval from your admin or folder manager. Dit verzoek activeert een notificatie naar de platform- of mapbeheerder met het verzoek het project te bekijken en goed te keuren. Once approved, the project manager can publish the project at their own leisure.
ℹ️ The approval Flow Functionality is available to Premium and Enterprise Price Plan, if you would like this feature disabled you can contact our support team via the chat bubble.
Archived Projects:
Gearchiveerde projecten blijven zichtbaar in de hoofdlijst met projecten. Als je ze echter wilt verbergen in het dropdownmenu van de navigatiebalk, heb je twee opties:
Reorder the project list: Drag the archived projects to the bottom of the list in the All Projects tab in the back office.
Organize them into a folder: Move them into a "Finished Projects" folder to keep your active list clean and focused.