Cosa sono le e-mail automatiche della piattaforma?
La scheda "Messaggi" del pannello di amministrazione ti permette di creare, modificare e monitorare le campagne e-mail inviate agli utenti. Puoi progettare campagne, inviarle a gruppi di utenti specifici, testare e visualizzare in anteprima le email e analizzare le metriche di coinvolgimento.
Nella scheda "Messaggi" trovi sia le e-mail personalizzate che quelle automatiche. Questo articolo riguarda le e-mail automatiche, per maggiori informazioni sulle e-mail manuali leggi questo articolo di supporto.
Email automatiche
Le e-mail automatiche sono messaggi inviati dalla piattaforma senza alcun intervento manuale. Vengono attivati da azioni dell'utente (ad esempio, la pubblicazione di un commento), da eventi della piattaforma (ad esempio, la fase di un nuovo progetto) o da azioni di altri (ad esempio, l'ottenimento dei diritti di moderatore).
Le email automatiche includono sempre:
Il logo della piattaforma (modificabile tramite Impostazioni > Branding)
Un'opzione per annullare l'iscrizione (per smettere di ricevere email automatiche)
Link dei Termini & Condizioni e Informativa sulla privacy
Esistono due tipi di email automatiche:
Email automatiche a livello di piattaforma: accessibili solo dagli amministratori. Email personalizzabili che possono essere abilitate o disabilitate a livello di piattaforma e saranno l'impostazione predefinita per l'intera piattaforma, a meno che non vengano sovrascritte a livello di progetto.
accessibili dalla scheda generale Messaggi > E-mail automatiche
Email automatiche a livello di fase: attiva e disattiva le notifiche automatiche che verranno inviate agli utenti in quella fase.
accessibile dalla scheda del progetto Timeline > seleziona la tua fase > Notifiche
ℹ️ Note:
Gli amministratori possono abilitare o disabilitare determinate email
Se le e-mail a livello di piattaforma sono abilitate, possono essere disabilitate a livello di progetto.
Se le email a livello di piattaforma sono disabilitate, NON possono essere abilitate a livello di progetto.
Gli utenti possono gestire le proprie preferenze di notifica.
Caratteristiche principali delle email automatiche
Gestione della piattaforma: Gli amministratori decidono quali email automatiche sono attive.
Gestione utenti: Gli utenti possono personalizzare le proprie preferenze.
Sistema di attivazione: La piattaforma determina quando inviare ogni email automatica in base a trigger definiti (ad esempio, risposte ai commenti, modifiche di stato).
Come e dove vengono attivate le email automatiche?
Le email automatiche sono attivate da azioni specifiche dell'utente o da eventi del sistema. I trigger variano a seconda dell'area funzionale. Utilizza la panoramica qui sotto per trovare i trigger email pertinenti a ciò su cui stai lavorando.
Cosa possono ricevere gli utenti
Sondaggi
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Sondaggio inviato (Utente che invia un sondaggio, quando la sua risposta viene inviata)
Sondaggio non inviato (Utente che ha iniziato il sondaggio ma non lo ha inviato, 1 giorno dopo l'ultimo salvataggio del sondaggio in bozza)
Ideazione
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Cambiamento di stato di un contributo che segui (gli utenti che seguono il contributo, quando lo stato del contributo cambia)
Aggiornamento su un contributo che segui (gli utenti che seguono il contributo, quando il contributo riceve un feedback ufficiale)
Pubblicazione del mio contributo (Utenti che hanno inviato il contributo, quando il contributo è stato pubblicato)
Un commento su un contributo che segui (Utenti che seguono il contributo, quando un utente commenta il contributo)
Menzione in un aggiornamento (Utenti che vengono menzionati in un commento, quando viene fatta la menzione)
Una risposta al mio commento (Utenti che hanno inviato un commento, quando un altro utente risponde al commento)
Cancellazione del mio commento (Gli utenti che hanno inviato un commento, quando il loro commento viene cancellato)
Proposte
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Menzione in un aggiornamento (Utenti che vengono menzionati in un commento, quando viene fatta la menzione)
Una risposta al mio commento (Utenti che hanno inviato un commento, quando un altro utente risponde al commento)
Cancellazione del mio commento (Gli utenti che hanno inviato un commento, quando il loro commento viene cancellato)
Panoramica settimanale delle tue proposte (Utenti che hanno caricato proposte, settimanalmente)
Cambiamento di status di una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando lo status della proposta cambia)
Aggiornamento su una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando la proposta riceve un feedback ufficiale)
Invito a co-sponsorizzare una proposta (Utenti che sono invitati a co-sponsorizzare una proposta, al momento dell'invito)
Pubblicazione della mia proposta (Utenti che hanno pubblicato la proposta, quando il dato inserito è "proposta")
Un utente accetta il mio invito a co-sponsorizzare la mia proposta (Utenti che hanno pubblicato una proposta, quando il loro invito a co-sponsorizzare una proposta viene accettato)
Un commento su una proposta che segui (Utenti che seguono la proposta, quando un utente commenta la proposta)
Votazione e definizione delle priorità
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Ultima occasione per votare (Utenti che hanno partecipato al progetto ma non hanno ancora votato, a 2 giorni dalla chiusura della fase di votazione)
Conferma del voto (Utenti che hanno votato, quando i loro voti sono stati inviati)
Voti non inviati (Utenti che hanno votato, 1 giorno dopo l'ultima votazione effettuata senza aver inviato il voto)
Risultati della votazione (Utenti che hanno partecipato al progetto al termine della fase di votazione)
Nuova fase del progetto con votazione
Altre Funzionalità
Gli utenti ricevono e-mail automatiche nei seguenti casi:
Conferma di registrazione all'evento (Utente dopo essersi registrato correttamente a un evento)
Progetto pubblicato - Inviato agli utenti che seguono almeno uno degli argomenti o delle aree utilizzate dal progetto, quando il progetto viene pubblicato. Gli utenti che non seguono alcun argomento o area del progetto non ricevono nulla. Le cartelle, il tipo di progetto e le impostazioni di autenticazione non influiscono su questo aspetto.
Nuova fase del progetto (utenti che seguono il progetto o che vi hanno partecipato, quando la nuova fase è attiva). Questa email viene inviata solo quando si attiva una nuova fase; le modifiche a una fase già attiva (come la modifica della data di fine) non attivano alcuna email automatica.
Dopo la registrazione (Utente che si registra)
Panoramica settimanale (Tutti gli utenti, settimanalmente)
Promemoria invito (Utente che è stato invitato, 7 giorni dopo l'invio dell'invito)
Conferma e-mail (Utente che si registra, per confermare il proprio indirizzo e-mail)
Reimpostazione della password (Utente che ha richiesto la reimpostazione della password)
Account bloccato (Utente il cui account è stato bloccato da un amministratore)
Cosa possono ricevere gli amministratori e i project manager
Sondaggi
Non sono previsti trigger di notifica automatica specifici per questo tipo di metodo
Idee
Menzione in un commento interno (Utenti che vengono menzionati, se menzionati in un commento interno)
Commento interno sul mio commento interno (Amministratori & manager, quando l'utente risponde al commento interno)
Commento interno su un contributo che ho commentato internamente (Amministratori & manager che gestiscono il progetto, quando il commento interno viene pubblicato sul commento interno dell'utente)
Commento interno sul contributo assegnato a me (Amministratori & manager, quando viene pubblicato un commento interno sul contributo assegnato all'utente)
Assegnazione di un contributo a me (Amministratori & manager assegnati al contributo, quando il contributo è assegnato)
Nuovo contributo in un progetto che modero (amministratori & manager, quando il contributo viene pubblicato)
Segnalazione di spam (Amministratori & manager, quando un contributo viene segnalato come spam)
Nuovo commento in un progetto che modero (Amministratori & manager, quando l'utente commenta)
Segnalazione spam del commento (Amministratori & manager, quando un commento viene segnalato come spam)
Commento interno su contributo non assegnato in un progetto non gestito (Amministratori, quando viene pubblicato un commento interno su contributi non assegnati in un progetto non gestito)
Promemoria settimanale per lo screening (Amministratori & manager, settimanalmente il lunedì alle 10:00 Riepilogo e-mail che notifica i contributi in attesa di revisione, con un link diretto al Gestore dei contributi - inviato solo se c'è contenuto)
Proposte
Le proposte hanno raggiunto la soglia di voto (Amministratori, quando una proposta supera la soglia di voti)
Nuova proposta (Amministratori, quando viene pubblicata una nuova proposta)
Proposta ripresentata per la revisione (Amministratore assegnato alla proposta, quando la proposta viene ripresentata per la revisione)
Segnalazione di spam di proposte (Amministratori, quando una proposta viene segnalata come spam)
Assegnazione di una proposta a me (Amministratore assegnato a una proposta, quando la proposta viene assegnata)
Commento interno su proposta non assegnata (Amministratori, quando viene pubblicato un commento interno su proposta non assegnata)
Commento interno sulla proposta che ho commentato internamente (Amministratori & manager, quando viene pubblicato un commento interno sulla proposta che l'utente ha commentato internamente)
Commento interno sulla proposta assegnata a me (Amministratori & manager, quando viene pubblicato un commento interno sulla proposta assegnata all'utente)
Votazione e definizione delle priorità
Non sono previsti trigger di notifica automatica specifici per questo tipo di metodo
Altre Funzionalità
Riepilogo settimanale per i project manager (Manager, settimanale, il lunedì alle 10:00)
Riepilogo settimanale per gli amministratori (Amministratori, settimanale, il lunedì alle 10:00)
Panoramica settimanale dei contributi assegnati (Amministratori & manager assegnati al contributo, settimanalmente, il martedì alle 8:00)
Diritti di moderazione del progetto ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di moderatore del progetto, quando li ricevono)
Diritti di manager di cartella ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di manager di cartella, quando li ricevono)
Diritti di amministratore ricevuti (Utenti che ricevono i diritti di amministratore, quando li ricevono)
Prossima fase del progetto (Amministratori & manager del progetto, 7 giorni prima che il progetto passi alla fase successiva)
Segnalazione di contenuti inappropriati (Amministratori & manager, quando i contenuti vengono segnalati come inappropriati)
Gestione delle immagini nelle e-mail
Le immagini nelle campagne possono essere ridimensionate selezionando l'immagine (appare il contorno tratteggiato) e trascinando le maniglie degli angoli.
Le email automatiche riportano automaticamente il logo della piattaforma.
Come gestire le email automatiche?
Email automatiche a livello di piattaforma
Per gestire le email automatiche della tua piattaforma:
Vai alla sezione Messaggi del tuo pannello di amministrazione.
Apri la scheda Email automatiche.
Vedrai un elenco di tutti i tipi di email automatiche disponibili. Ogni voce comprende:
Quando l'e-mail viene inviata
Chi la riceverà
Per attivare o disattivare una notifica, utilizza l'interruttore:
Off: l'e-mail non verrà più inviata a nessuno.
On: L'e-mail verrà inviata, a meno che l'utente non abbia disattivato la ricezione nelle sue impostazioni personali.
ℹ️ Nota: alcune notifiche via e-mail non possono essere disattivate. Questi sono considerati essenziali per le funzionalità principali della piattaforma, ad esempio: aggiornamenti ufficiali sui contributi degli utenti.
Email automatiche a livello di fase
Vai al tuo progetto > Seleziona la fase sotto Timeline
Apri la scheda Notifiche
Vedrai un elenco di tutti i tipi di email automatiche disponibili. Ogni voce include:
Quando l'email viene inviata
Chi la riceverà
ℹ️ Nota: le email automatiche a livello di piattaforma saranno attive anche a livello di fase, a meno che non vengano specificatamente sovrascritte. Le email a livello di fase possono:
Essere disabilitate, se abilitate a livello di piattaforma
Non essere abilitate, se disabilitate a livello di piattaforma
Potranno essere ulteriormente personalizzate e sovrascriveranno la personalizzazione a livello di piattaforma
Preferenze a livello utente
Ciascun utente può gestire le proprie preferenze di notifica, indipendentemente dalle impostazioni della piattaforma. Per maggiori dettagli, consulta l'articolo "Come gestire il tuo account utente".
Come personalizzare le email automatiche?
Come personalizzare le email automatiche a livello di piattaforma?
Vai alla scheda Messaggi nel backoffice
Clicca su Email automatiche in alto
Scegli la notifica che vuoi personalizzare e premi Modifica sulla destra
Come personalizzare le email automatiche a livello di fase?
Vai al tuo progetto
Vai alla Timeline e seleziona la Fase in cui vuoi modificare la tua email
Vai alla scheda Notifiche
Scegli la notifica che vuoi personalizzare e premi Modifica sulla destra
