Cosa sono le cartelle e gli spazi?
Le cartelle e gli spazi sono due modi per raggruppare i progetti e sono gerarchicamente annidati.
Una cartella raggruppa i progetti che hanno un tema o una caratteristica in comune, ad esempio lavori infrastrutturali o un settore specifico. Il suo compito principale è l'organizzazione: raggruppa i progetti correlati in un unico posto, così puoi trovarli tutti insieme. Ti permette anche di delegare, assegnando a qualcuno i diritti di gestione sulla cartella e su tutto ciò che contiene.
C'è uno spazio un livello più in alto dove puoi raggruppare sia i progetti che le cartelle. In che modo una cartella spiega di cosa tratta questa raccolta di progetti?, a chi appartiene uno spazio ?
Entrambe sono facoltative. Un progetto può trovarsi in uno spazio, in una cartella, in una cartella all’interno di uno spazio oppure da solo.
In che modo uno spazio è diverso da una cartella
Un livello più in alto. Uno spazio può contenere sia cartelle che progetti. Le cartelle possono contenere solo progetti e non possono contenere altre cartelle.
Delega a un livello superiore. Sia le cartelle che gli spazi possono avere dei responsabili. Un gestore di cartelle gestisce i progetti presenti nella propria cartella; un gestore di spazi gestisce tutto ciò che si trova nello spazio, comprese le cartelle intere e i progetti al loro interno.
Solo per il back office. Ogni cartella ha una propria pagina che i residenti possono visitare. Uno spazio no.
ℹ️ Gli spazi sono un'estensione e devono essere abilitati sulla tua piattaforma. Se non vedi la scheda "Spaces", contatta il tuo Government Success Manager.
Le panoramiche relative agli spazi, alle cartelle e ai progetti si trovano tutte nella stessa sezione della piattaforma. Questo aspetto è spiegato in modo più approfondito nel seguente articolo: Diversi punti di vista per la gestione dei progetti
Cosa vedono i residenti
Le cartelle sono visibili ai residenti. Ogni cartella ha una propria pagina e le schede delle cartelle compaiono sulla home page.
Gli spazi sono diversi. Uno "spazio" è una struttura interna: i residenti non accedono mai a uno "spazio" e non si imbatteranno mai in questo termine, a meno che non sia tu a usarlo. Ciò che cambia in uno spazio è chi gestisce cosa, non l’aspetto esterno della piattaforma.
Puoi comunque usare la tua struttura gerarchica per organizzare la navigazione, proprio come faresti con qualsiasi altro raggruppamento. Una pagina personalizzata può elencare i progetti filtrati per spazio, proprio come può filtrarli per area o per argomento, e un menu a tendina nella barra di navigazione può rimandare alle pagine personalizzate, alle cartelle o ai progetti che vuoi mettere in evidenza.
Quando dovresti usare una cartella?
Le cartelle sono contenitori flessibili per l'organizzazione di progetti in modi che meglio si adattano alla vostra piattaforma. Di seguito sono riportati casi di uso comune:
1. Metodi di partecipazione multipli in parallelo
Le fasi di un progetto si susseguono una dopo l'altra: ogni fase segue quella precedente. Ci sono due modi per far funzionare più cose contemporaneamente.
Un'indagine parallela all'interno di un progetto. Un sondaggio integrato nella piattaforma può essere impostato in modo da scorrere parallelamente alla timeline invece di occuparne uno slot, così i residenti possono rispondere mentre è attiva un’altra fase. Vedi Come creare un sondaggio all'interno della piattaforma.
Due progetti in una cartella. Per qualsiasi altra combinazione, come ad esempio una fase di ideazione che si svolge in parallelo alla votazione, due fasi di ideazione una accanto all’altra o un sondaggio creato con uno strumento esterno, avrai comunque bisogno di progetti separati. Una cartella li tiene raggruppati, così i residenti e gli amministratori li vedono come parte della stessa iniziativa.
2. Organizzare progetti per politica, area, tema o distretto
Usa le cartelle per raggruppare progetti sotto ombrelli più ampi come Salute & Sicurezza, Istruzione, Ambiente & Sostenibilità o Trasporti.
In alternativa, crea cartelle per quartieri o quartieri.
Questa struttura rende più facile per gli amministratori e gli utenti di navigare, capire cosa sta succedendo e saperne di più sulle iniziative correlate.
3. Usi creativi alternativi
I progetti non si limitano alla raccolta di idee, ma possono essere utilizzati anche per:
Commenti sui servizi pubblici
Ricerca incentrata sulla comunità
Modelli per esplorare i problemi locali
Pensa alle cartelle e ai progetti come tele vuote per la sperimentazione e le impostazioni personalizzate.
Quando va usato lo spazio?
Le cartelle raggruppano i lavori di gruppo per materia. Spaces li raggruppa per proprietario. Scegli questa opzione quando diverse parti della tua organizzazione gestiscono le proprie iniziative di partecipazione e vuoi che ognuna gestisca la propria area della piattaforma, senza vedere né interferire con quelle degli altri.
1. I dipartimenti che gestiscono autonomamente le proprie iniziative di coinvolgimento
I settori Mobilità, Edilizia abitativa e Ambiente hanno ciascuno i propri progetti, il proprio personale e nessun motivo per modificare il lavoro degli altri. Assegna a ciascuno uno spazio e un responsabile dello spazio. Possono creare e gestire tutto ciò che c'è all'interno, ma niente al di fuori.
2. Distretti o frazioni con squadre proprie
Se un distretto ha un proprio responsabile della comunicazione, c'è uno spazio che gli permette di gestire le consultazioni locali in modo indipendente, pur mantenendo tutto su un'unica piattaforma.
3. Organizzazioni troppo grandi per un elenco di progetti lineare
Superati i trenta o quaranta progetti circa, le cartelle da sole non bastano più e ti ritrovi invece con una lunga lista di cartelle. Uno spazio separa le cartelle tra loro.
💡 Se tutti i membri del tuo team possono già modificare qualsiasi cosa e l'elenco dei tuoi progetti sta ancora tutto in una schermata, probabilmente ti conviene usare le cartelle invece degli spazi. Gli spazi si guadagnano il loro posto quando la delega è importante.
Come creare una cartella?
Clicca sulla scheda Progetti nel back office della tua piattaforma
Clicca sulla scheda " Cartelle "
Fare clic su nuova cartella in alto a destra
Compila un titolo, breve e lunga descrizione del tuo progetto in tutte le lingue disponibili per la tua piattaforma
Assegna i progetti desiderati alla cartella
Opzionale: assegna un gestore di cartelle alla cartella (tramite la scheda dei permessi delle impostazioni della cartella)
Come modificare una cartella?
Se si desidera modificare una cartella, passare alla scheda cartelle nell'angolo in alto a sinistra dell'elenco dei progetti. Premi sul titolo della cartella. Questo ti porterà nella scheda dei progetti delle cartelle, quindi vai alla scheda accanto a essa chiamata Impostazioni.
Nella sezione "Descrizione cartella", cerca "Modifica descrizione" nel Content Builder. Per una panoramica approfondita sull'uso del Content Builder, visita: Personalizzazione delle descrizioni dei progetti con il Content Builder
Come riordinare i progetti all'interno di una cartella?
È possibile organizzare l'ordine dei progetti all'interno delle cartelle. Vai alla scheda cartelle nell'angolo in alto a sinistra della lista dei progetti e premi sul titolo della cartella - questo ti porterà all'interno delle impostazioni della cartella. Fare clic sulle doppie frecce all'estrema sinistra dei progetti. Quando fai clic e tieni premuto queste frecce puoi trascinarle nel posto desiderato. Poi appariranno nella cartella in quell'ordine.
Come spostare un progetto da una cartella all'altra?
Assicurati sempre che il progetto che vuoi spostare non sia in una cartella esistente.
Per rimuovere un progetto da una cartella:
Fare clic nella cartella
In Progetti aggiunti a questa cartella selezionare Rimuovi dalla cartella
Questo progetto può ora essere aggiunto a qualsiasi cartella.
Come creare uno spazio?
Clicca sulla scheda "Progetti " nel back office.
Clicca sulla scheda " Spazi ".
Clicca su “Nuovo spazio ” in alto a destra.
Inserisci un titolo e una descrizione in tutte le lingue disponibili sulla piattaforma.
Aggiungi progetti e cartelle già esistenti allo spazio, oppure creane di nuovi direttamente da lì.
Facoltativo: assegna uno o più responsabili dello spazio.
Come si modifica uno spazio?
Clicca sulla scheda "Progetti " nel back office.
Clicca sulla scheda " Spazi " e seleziona lo spazio che vuoi modificare.
Apri la scheda Impostazioni per modificare il titolo o la descrizione. Compilali per ogni linguaggio della piattaforma.
ℹ️ Uno spazio non ha un'immagine di copertina né una pagina dedicata, quindi non c'è alcun layout da progettare. Il titolo e la descrizione vengono utilizzati nel back office e, se decidi di visualizzarli, anche nelle pagine personalizzate.
Come si aggiungono o si rimuovono progetti e cartelle in uno spazio?
Puoi farlo in entrambi i modi: dallo spazio oppure direttamente dal progetto o dalla cartella stessa.
Dallo spazio
Apri lo spazio dalla scheda " Spazi ".
Aggiungi uno spazio esistente o una cartella allo spazio, oppure creane uno nuovo direttamente al suo interno.
Per togliere qualcosa, toglila da lì. Il progetto o la cartella non vengono eliminati, ma tornano semplicemente al livello superiore.
Dal progetto o dalla cartella
Apri le impostazioni generali e scegli uno spazio dal menu a tendina.
ℹ️ Un progetto o una cartella può appartenere al massimo a uno spazio. Se lo aggiungi a uno spazio diverso, viene rimosso da quello precedente.
Permessi relativi alle cartelle e allo spazio
Puoi invitare altre persone ad aiutarti a gestire le tue cartelle e i tuoi spazi, oltre ai progetti che contengono. Un manager ha diritti di amministratore solo all'interno della propria cartella o del proprio spazio, e non ha diritti avanzati in nessun'altra parte della piattaforma.
Cosa possono fare i gestori delle cartelle:
Modifica la descrizione della cartella e l'immagine del banner
Crea nuovi progetti all'interno della cartella
Approva i progetti creati dai responsabili di progetto all’interno della cartella
Gestisce tutti i progetti all'interno della cartella
Cosa possono fare i responsabili degli spazi:
Modifica il titolo e la descrizione dello spazio
Crea progetti e cartelle all’interno dello spazio
Approva i progetti creati dai project manager all’interno dello spazio
Gestisci tutto ciò che c'è nello spazio, comprese le cartelle intere e i progetti al loro interno
Eliminazione dei progetti
Gli amministratori possono cancellare qualsiasi progetto.
Un amministratore dello spazio può eliminare qualsiasi progetto presente nel proprio spazio.
Un responsabile delle cartelle o un responsabile di progetto può eliminare solo un progetto che non è mai stato pubblicato. Una volta pubblicato un progetto, solo un amministratore o un responsabile dello spazio può eliminarlo.
Quello che nessuno dei due può fare:
Accedere a progetti o cartelle al di fuori della propria cartella o del proprio spazio
Modifica le impostazioni a livello di piattaforma
Per assegnare un responsabile, apri la cartella o lo spazio e vai alle impostazioni dei permessi. La persona riceve un'e-mail che la informa della cosa.
Visibilità e limiti
Cartelle
Comportamento visibile:
Una cartella pubblicata è visibile a tutti.
Se tutti i progetti in una cartella sono in bozza, la cartella rimane nascosta fino alla pubblicazione di almeno un progetto.
Se i progetti pubblicati vengono aggiunti a una cartella bozza, la cartella non apparirà sulla homepage, ma i progetti rimangono accessibili tramite link diretti o ricerche.
Se un progetto è impostato come non elencato, non apparirà nella cartella, né come schede di progetto all'interno della cartella.
Un progetto di bozza non apparirà nella cartella - apparirà solo una volta pubblicato ed elencato
Limiti attuali:
Non è possibile avere cartelle all'interno delle cartelle. Una cartella può trovarsi all'interno di uno spazio, ma non può comunque contenere un'altra cartella.
Le cartelle non hanno timeline.
Le carte delle cartelle non sono mostrate come le altre schede del progetto nella homepage (nessuna indicazione di tempo o numero di commenti/partecipanti).
Le cartelle non possono essere personalizzate per un dipartimento o un progetto.
Non è possibile creare gruppi intelligenti di persone che hanno partecipato a una cartella, è necessario selezionare manualmente tutti i progetti nella cartella.
Per impostazione predefinita, le schede di progetto appaiono sul lato destro di una pagina di cartella. Questa posizione può essere modificata utilizzando il costruttore di contenuti.
Spazi
Qui gli spazi funzionano in modo diverso dalle cartelle, quindi non dare per scontato che valga il comportamento delle cartelle descritto sopra.
Uno spazio non ha impostazioni di visibilità proprie né una pagina propria. Si tratta di un raggruppamento e di un livello di autorizzazioni del back-office, quindi non c'è nulla da pubblicare o da rimuovere dalla pubblicazione. I residenti non si recano mai direttamente in un posto.
Dato che uno spazio non ha una pagina, non ha né un'immagine di copertina, né un layout del Content Builder, né un URL. Quello che vedono gli utenti sono ancora i progetti e le cartelle stessi.
Uno spazio non ha una linea temporale né una propria partecipazione.
Un progetto o una cartella può appartenere al massimo a uno spazio.
Se elimini uno spazio, non viene eliminato nulla di ciò che c'è al suo interno. I suoi progetti e le sue cartelle tornano al livello superiore.