C'est quoi, les dossiers et les espaces ?
Les dossiers et les espaces sont deux moyens de regrouper des projets, et ils s'imbriquent les uns dans les autres.
Un dossier regroupe des projets qui partagent un thème ou une caractéristique commune, par exemple des travaux d'infrastructure ou un domaine spécifique. Sa fonction principale est l'organisation : elle regroupe les projets connexes en un seul endroit afin que les utilisateurs puissent les retrouver facilement. Cela vous permet également de déléguer des responsabilités, en accordant à une personne des droits d'administration sur le dossier et tout son contenu.
Un espace se trouve à un niveau supérieur et permet de regrouper à la fois des projets et des dossiers. Dans quel dossier trouve-t-on la réponse à la question : « Quel est le thème de cet ensemble de projets ? », à qui appartient cet espace ?
Ces deux éléments sont facultatifs. Un projet peut se trouver dans un espace, dans un dossier, dans un dossier situé à l'intérieur d'un espace, ou bien être indépendant.
En quoi un « espace » diffère-t-il d'un « dossier » ?
Un niveau plus haut. Un espace peut contenir aussi bien des dossiers que des projets. Les dossiers ne peuvent contenir que des projets ; ils ne peuvent pas contenir d'autres dossiers.
Délégation à un niveau supérieur. Les dossiers et les espaces peuvent tous deux avoir des responsables. Un gestionnaire de dossiers couvre les projets contenus dans son dossier ; un gestionnaire d'espace couvre tout ce qui se trouve dans l'espace, y compris les dossiers dans leur intégralité et les projets qu'ils contiennent.
Uniquement pour le back-office. Chaque dossier dispose de sa propre page que les résidents peuvent consulter. Un espace, non.
ℹ️ Les « Spaces » constituent une fonctionnalité supplémentaire et doivent être activés sur votre plateforme. Si l'onglet « Spaces » n'apparaît pas, veuillez contacter votre responsable de la réussite des administrations publiques.
Les aperçus des espaces, des dossiers et des projets se trouvent dans la même section de la plateforme. Cet aspect est expliqué plus en détail dans l'article suivant : Différents points de vue pour la gestion de projet
Ce que voient les habitants
Les dossiers sont visibles par les résidents. Chaque dossier dispose de sa propre page, et les fiches de dossier apparaissent sur la page d'accueil.
Les espaces sont différents. Un « espace » est une structure interne : les résidents ne se rendent jamais dans un « espace », et ils ne tomberont pas sur ce terme à moins que vous ne l'utilisiez vous-même. Ce qui change dans un espace, c'est qui gère quoi, et non l'aspect extérieur de la plateforme.
Vous pouvez toujours utiliser votre structure d'espaces pour organiser la navigation, de la même manière que n'importe quel autre regroupement. Une page personnalisée peut répertorier des projets filtrés par espace, tout comme elle peut les filtrer par domaine ou par thème, et un menu déroulant de la barre de navigation peut renvoyer vers les pages personnalisées, les dossiers ou les projets que vous souhaitez mettre en avant.
Dans quels cas faut-il utiliser un dossier ?
Les dossiers sont des cadres flexibles qui permettent d'organiser les projets de la manière la plus adaptée à votre plateforme. Vous trouverez ci-dessous des cas d'utilisation courants :
1. Méthodes de participation multiples en parallèle
Les phases d'un projet se succèdent : chaque phase fait suite à la précédente. Il existe deux façons de faire fonctionner plusieurs éléments en même temps.
Une enquête parallèle menée dans le cadre d'un même projet. Un sondage intégré à la plateforme peut être configuré pour s'exécuter en parallèle du calendrier, sans occuper de créneau dans celui-ci, ce qui permet aux résidents d'y répondre pendant qu'une autre phase est en cours. Voir Créer un sondage sur la plateforme.
Deux projets dans un dossier. Pour toute autre combinaison, qu'il s'agisse d'une phase de génération d'idées se déroulant parallèlement au vote, de deux phases de génération d'idées menées simultanément ou d'un sondage créé dans un outil externe, vous devez tout de même créer des projets distincts. Un dossier permet de les regrouper, de sorte que les résidents et les administrateurs les perçoivent comme faisant partie de la même initiative.
2. Organiser les projets par politique, domaine, thème ou quartier
Utilisez des dossiers pour regrouper les projets sous des rubriques plus larges telles que Santé & Sécurité, Éducation, Environnement & Durabilité, ou Transport.
Vous pouvez également créer des dossiers par zone ou par quartier.
Cette structure permet aux administrateurs et aux utilisateurs de naviguer plus facilement, de comprendre ce qui se passe et d'en savoir plus sur les initiatives connexes.
3. Autres utilisations créatives
Les projets ne se limitent pas à la collecte d'idées ; ils peuvent également servir à :
Avis sur les services publics
Recherche axée sur la communauté
Modèles pour l'exploration des questions locales
Considérez les dossiers et les projets comme des toiles vierges pour l'expérimentation et les configurations personnalisées.
Quand faut-il utiliser un espace ?
Les dossiers regroupent les travaux en groupe par matière. Spaces regroupe les éléments par propriétaire. Optez pour cette solution lorsque différentes entités de votre organisation gèrent leurs propres initiatives participatives et que vous souhaitez que chacune d'entre elles gère sa propre section de la plateforme, sans voir ni modifier celles des autres.
1. Les services qui gèrent eux-mêmes leurs actions de communication
Les services « Mobilité », « Logement » et « Environnement » ont chacun leurs propres projets, leur propre personnel, et n’ont aucune raison de modifier le travail des autres. Attribuez à chacun un espace et un responsable de cet espace. Ils peuvent tout créer et tout gérer à l'intérieur de cet espace, mais rien en dehors.
2. Les arrondissements ou les communes de second rang disposant de leurs propres équipes
Lorsqu'un arrondissement dispose de son propre chargé de communication, un espace lui permet d'organiser des consultations locales de manière autonome, tout en conservant l'ensemble des informations sur une seule et même plateforme.
3. Des organisations trop grandes pour une liste de projets simple
Au-delà d'une trentaine ou d'une quarantaine de projets, les dossiers ne suffisent plus à eux seuls et tu te retrouves avec une longue liste de dossiers. Un espace sépare les dossiers les uns des autres.
💡 Si tous les membres de ton équipe peuvent déjà tout modifier et que ta liste de projets tient encore sur un seul écran, tu devrais probablement opter pour des dossiers plutôt que pour des espaces. Les espaces prennent tout leur sens quand la délégation est importante.
Comment créer un dossier ?
Cliquez sur l'onglet Projets dans le back-office de votre plateforme
Clique sur l'onglet « Dossiers »
Cliquez sur Nouveau dossier en haut à droite
Remplissez un titre, une description courte et une description longue de votre projet dans toutes les langues disponibles pour votre plateforme
Affecter les projets souhaités au dossier
Facultatif : attribuez un gestionnaire de dossier au dossier (via l'onglet "autorisations" des paramètres du dossier)
Comment modifier un dossier ?
Si vous souhaitez modifier un dossier, accédez à l'onglet Dossiers dans le coin supérieur gauche de la liste des projets. Appuyez sur le titre du dossier. Cela vous amènera dans l'onglet projets de dossiers, puis allez dans l'onglet à côté de lui appelé Paramètres.
Dans la section « Description du dossier », recherchez « Modifier la description » dans le Content Builder. Pour obtenir un aperçu détaillé de l'utilisation du Content Builder, rendez-vous sur : Personnalisation des descriptions de projet à l'aide du Content Builder
Comment réorganiser les projets à l'intérieur d'un dossier ?
Vous pouvez organiser l'ordre des projets dans les dossiers. Allez dans l'onglet Dossiers dans le coin supérieur gauche de la liste des projets et appuyez sur le titre du dossier - cela vous amènera à l'intérieur des paramètres du dossier. Cliquez sur les doubles flèches à l'extrême gauche des projets. Lorsque vous cliquez sur ces flèches et les maintenez enfoncées, vous pouvez les faire glisser à l'endroit souhaité. Ils apparaîtront alors dans le dossier dans cet ordre.
Comment déplacer un projet d'un dossier à un autre ?
Assurez-vous d'abord que le projet que vous voulez déplacer n'est pas dans un dossier existant.
Pour supprimer un projet d'un dossier:
Cliquez dans le dossier
Sous Projets ajoutés à ce dossier sélectionnez Retirer du dossier
Ce projet peut maintenant être ajouté à n'importe quel dossier.
Comment créer un espace ?
Clique sur l'onglet « Projets » dans l'espace administrateur.
Clique sur l'onglet « Espaces ».
Clique sur « Nouvel espace » en haut à droite.
Remplis le titre et la description dans toutes les langues disponibles sur la plateforme.
Ajoute des projets et des dossiers existants à l'espace, ou crée-en de nouveaux directement depuis celui-ci.
Facultatif : désigne un ou plusieurs responsables de l'espace.
Comment modifier un espace ?
Clique sur l'onglet « Projets » dans l'espace administrateur.
Clique sur l'onglet « Espaces » et sélectionne l'espace que tu veux modifier.
Ouvre l'onglet « Paramètres » pour modifier le titre ou la description. Remplis ces champs pour chaque langue de la plateforme.
ℹ️ Un espace n'a pas d'image de bannière ni de page dédiée, donc il n'y a pas de mise en page à concevoir. Le titre et la description sont utilisés dans l'interface d'administration et, si tu choisis de les afficher, sur les pages personnalisées.
Comment ajouter ou supprimer des projets et des dossiers dans un espace ?
Tu peux le faire de deux façons : depuis l'espace, ou depuis le projet ou le dossier en question.
Depuis l'espace
Ouvre l'espace depuis l'onglet « Espaces ».
Ajoute un projet ou un dossier existant à l'espace, ou crée-en un nouveau directement dedans.
Pour retirer quelque chose, enlève-le de l'espace. Le projet ou le dossier n'est pas supprimé ; il revient simplement au niveau supérieur.
À partir du projet ou du dossier
Ouvrez ses paramètres généraux et sélectionnez un espace dans le menu déroulant.
ℹ️ Un projet ou un dossier ne peut appartenir qu'à un seul espace. Le fait de l'ajouter à un autre espace le supprime de l'espace précédent.
Autorisations relatives aux dossiers et à l'espace de stockage
Vous pouvez inviter des personnes à vous aider à gérer vos dossiers et vos espaces, ainsi que les projets qu'ils contiennent. Un responsable dispose de droits d'administrateur uniquement au sein de son propre dossier ou espace, et ne bénéficie d'aucun droit étendu ailleurs sur la plateforme.
Ce que les gestionnaires de dossiers peuvent faire :
Modifier la description du dossier et l'image de bannière
Créer de nouveaux projets dans le dossier
Valider les projets créés par les chefs de projet dans ce dossier
Gérer tous les projets au sein du dossier
Ce que les responsables des locaux peuvent faire :
Modifier le titre et la description de l'espace
Créez des projets et des dossiers au sein de l'espace
Valider les projets créés par les chefs de projet au sein de l'espace
Gérez l'ensemble du contenu de l'espace, y compris les dossiers dans leur intégralité et les projets qu'ils contiennent
Suppression de projets
Les administrateurs peuvent supprimer n'importe quel projet.
Un gestionnaire d'espace peut supprimer n'importe quel projet de son espace.
Un gestionnaire de dossiers ou un gestionnaire de projets ne peut supprimer qu'un projet qui n'a jamais été publié. Une fois qu'un projet a été publié, seul un administrateur ou un responsable d'espace peut le supprimer.
Ce que ni l'un ni l'autre ne peut faire :
Accéder à des projets ou à des dossiers situés en dehors de leur propre dossier ou espace
Modifier les paramètres au niveau de la plateforme
Pour désigner un responsable, ouvrez le dossier ou l'espace, puis accédez à ses paramètres d'autorisations. La personne reçoit un e-mail l'en informant.
Visibilité et limites
Dossiers
Comportement en matière de visibilité :
Un dossier publié est visible par tous.
Si tous les projets d'un dossier sont en cours de rédaction, le dossier reste caché jusqu'à ce qu'au moins un projet soit publié.
Si des projets publiés sont ajoutés à un dossier provisoire, le dossier n'apparaîtra pas sur la page d'accueil, mais les projets resteront accessibles par des liens directs ou par la recherche.
Si un projet est défini comme non répertorié, il n'apparaîtra pas dans le dossier, ni en tant que fiches de projet dans le dossier.
Un projet en brouillon n'apparaîtra pas dans le dossier - il n'apparaîtra qu'une fois publié et listé
Limites actuelles :
Vous ne pouvez pas avoir de dossiers dans des dossiers. Un dossier peut se trouver dans un espace, mais il ne peut pas pour autant contenir un autre dossier.
Les dossiers n'ont pas de calendrier.
Les fiches de dossier ne sont pas présentées de la même manière que les autres fiches de projet sur la page d'accueil (pas d'indication de temps ou de nombre de commentaires/participants).
Les dossiers ne peuvent pas être personnalisés pour un service ou un projet.
Vous ne pouvez pas créer de groupes intelligents de personnes ayant participé à un dossier, vous devez sélectionner manuellement tous les projets du dossier.
Par défaut, les cartes de projet apparaissent sur le côté droit de la page du dossier. Cette position peut être modifiée en utilisant le constructeur de contenu.
Espaces
Ici, les espaces fonctionnent différemment des dossiers ; ne partez donc pas du principe que le comportement décrit ci-dessus s'applique également aux dossiers.
Un espace ne dispose ni de paramètres de visibilité propres, ni de page qui lui soit dédiée. Il s'agit d'un regroupement et d'un niveau d'autorisations propres au back-office ; il n'y a donc rien à publier ni à retirer de la publication. Les résidents ne se rendent jamais directement à un espace.
Comme un espace ne comporte pas de page, il ne dispose ni d'image de bannière, ni de mise en page du générateur de contenu, ni d'URL. Ce que les résidents voient, ce sont toujours les projets et les dossiers eux-mêmes.
Un espace n'a ni chronologie ni vie propre.
Un projet ou un dossier appartient à un seul espace au maximum.
La suppression d'un espace n'entraîne pas la suppression de son contenu. Ses projets et dossiers reviennent au niveau supérieur.