Dans cette vidéo, nous expliquons comment mettre en place et personnaliser un atelier en ligne sur votre plateforme. Vous apprendrez à paramétrer l'atelier, à faciliter un atelier, et à mettre en place des groupes de discussion pour faciliter les échanges.
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Mots clés : mise en place d'une ligne du temps, vote à la volée, regroupement des contributions, sessions en petits groupes.

Vous trouverez ci-dessous une description pas à pas qui vous guidera à travers les principales étapes de la mise en place de vos propres ateliers en ligne.

Pour accéder à vos ateliers, connectez-vous d'abord à votre plateforme en tant qu'administrateur ou modérateur de projet. Dans votre panneau d'administration, il y a un onglet "Ateliers" où vous pouvez accéder à l'interface de votre atelier, dans cet onglet cliquez sur "Gérer vos ateliers" pour accéder à cette interface.

Dans l'interface de l'atelier, vous verrez l'option d'ajouter un nouvel atelier. En cliquant sur ce bouton, vous serez invité à choisir un nom et une date pour votre atelier.

Le slug définit l'url où les participants trouveront votre atelier. Ex. si votre mot-clé est "climatepolicy", le lien vers l'atelier sera "yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy".

Vous pouvez gérer les différentes étapes et activités de votre atelier en cliquant sur le bouton "Gérer" dans le coin supérieur droit de l'écran de l'atelier. Une fois que vous êtes entré dans le panneau d'administration, cliquez sur +Ajouter une étape pour spécifier les différentes étapes que vous souhaitez avoir dans votre atelier. Il comprend généralement une étape "Accueil" au début, une étape "Conclusion" à la fin, et quelques étapes intermédiaires pour la discussion et les salles de réunion.

Tu peux ajouter autant de salles que tu le souhaites pour ton atelier en cliquant sur le bouton +Ajouter une salle dans le panneau d'administration et en donnant un nom à la salle.

Il y a deux types de salles : une salle plénière principale, où tous les participants sont réunis, et des salles de réunion plus petites, dans lesquelles les participants se répartissent pour des discussions plus interactives. En règle générale, une salle de repos pour 5 à 8 participants semble bien fonctionner.

Chaque fois que vous ajoutez une nouvelle salle, vous êtes invité à configurer les paramètres du chat vidéo.

Vous ne pouvez pas désactiver ces paramètres pour les administrateurs de plate-forme et les chefs de projet. Ils auront toujours accès à toutes ces options (et plus encore), quelle que soit la configuration de la pièce.

Au cours de cette étape, vous devez définir ce qui doit se passer dans chaque pièce à chaque étape - c'est ce que nous appelons une "étape pièce". Vous pouvez le faire en survolant l'intersection entre la marche et la pièce que vous souhaitez configurer et en cliquant sur +Add roomstep.

Lorsque vous ajoutez une étape intermédiaire, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de participation. Chacune de ces méthodes de participation affecte l'interaction sur le côté droit de l'écran. La vidéo est toujours visible à gauche de l'écran, quelle que soit la méthode de participation choisie.

Vous trouverez ci-dessous une description plus détaillée de chacune de ces méthodes de participation :

Avec cette méthode, vous pouvez poser une ou plusieurs questions à vos participants. Vous pouvez ensuite donner aux participants la possibilité de "poster" (c'est-à-dire d'écrire leurs réponses sur un post-it numérique) et/ou de "voter" (c'est-à-dire de donner un "upvote" aux posts). La longueur maximale des réponses écrites est de 255 caractères, et tu peux choisir que les messages soient configurés sous forme de cartes carrées ou de cartes rectangulaires affichées sous forme de liste.

Tu peux aussi diviser cette étape en deux : dans un premier temps, tu peux demander aux participants de poster leurs réponses, et dans un second temps, leur demander de voter pour les réponses avec lesquelles ils sont le plus d'accord.

Conseil : sélectionnez "Copier les entrées Q&A de l'étape précédente" si vous souhaitez que les réponses des participants de l'étape précédente restent visibles dans l'étape actuelle.

Cette méthode convient aux démarches orientées vers l'information. Vous pouvez partager des informations écrites en utilisant la zone de texte "Texte d'information". La zone de texte d'information ici (et dans d'autres étapes) peut être configurée avec des options de formatage de texte de base, y compris des puces.
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Cette étape peut également être utilisée si vous souhaitez faire une présentation. L'option de partage d'écran vous permet de diffuser une présentation ou d'autres médias de votre ordinateur aux autres participants de l'atelier.

Conseil : utilisez le bouton "Plein écran pour tous les participants" en haut à gauche de l'écran vidéo pour que tous les participants à l'atelier passent en mode plein écran. Si vous combinez cela avec le partage de votre écran, ils auront une bien meilleure vue du document que vous affichez.
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Salles de réunion

Vous souhaitez organiser des discussions en petits groupes ? Il n'y a pas de problème. Utilisez la méthode de participation "salles de réunion" pour créer un hall d'entrée - elle invitera tous les participants à rejoindre une salle de réunion plus petite (il s'agit des salles supplémentaires que vous avez ajoutées à l'étape 3 : Définir vos salles).
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Vous pouvez choisir deux options pour les salles de réunion : -
​Autosélection : Permettez aux participants de choisir eux-mêmes la salle de réunion qu'ils rejoindront -
​Assignation aléatoire : Répartissez les participants de manière aléatoire dans une salle de réunion
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Pour répartir les participants de manière aléatoire dans une salle de réunion, sélectionnez la méthode de répartition aléatoire. Une fois que vous êtes entré dans l'étape des salles de réunion, n'importe quel administrateur d'atelier peut cliquer sur le bouton "Répartir les participants dans les salles de réunion". Cela permettra de répartir équitablement les participants dans les différentes salles. Les administrateurs de l'atelier resteront dans le hall et pourront rejoindre la salle de leur choix.

N'oubliez pas ! Vous devrez configurer chacune des petites salles de réunion avec sa propre méthode de participation.

Vous avez plusieurs salles de réunion qui nécessitent la même configuration à une étape donnée ? Créez la première salle avec les paramètres et les questions que vous souhaitez, et pour les autres salles, cochez la case "Partager la configuration" de la première salle - cette configuration sera automatiquement copiée, y compris les informations et les questions. Lorsque vous modifiez la configuration d'une pièce, toutes les autres pièces partageant la même configuration sont mises à jour. Cela peut être un véritable gain de temps.

Ces deux méthodes font partie du même flux de conclusions. Utilisez la méthode "Résumer la discussion" à la dernière étape lorsque les participants se trouvent dans des salles de réunion plus petites. Cela génère une zone de texte qui vous permet de rédiger en collaboration une conclusion de groupe (Remarque : tout le monde peut taper et modifier le texte dans cette zone). Pour modifier le texte, cliquez sur la case "modifier le champ de texte" au-dessus du champ de texte - pour permettre à quelqu'un d'autre de modifier le texte, il suffit de décocher la case).

Si vous souhaitez partager les conclusions de ces petits ateliers avec l'ensemble des participants, vous pouvez utiliser la méthode du "rapport de sortie" à l'étape suivante, tout en ramenant les participants dans la salle plénière principale.

Cela reviendrait à réunir tous les participants en petits groupes pour qu'ils partagent ce qu'ils ont discuté lors d'un atelier "en personne". Lors de l'étape "Rapport", les résumés des discussions qui ont été générés dans les salles de réunion sont automatiquement affichés pour que tout le monde puisse les voir.

Vous pouvez désormais facilement parcourir votre atelier, tester certaines choses et vérifier que tout est installé comme vous l'aviez imaginé.

Vous pouvez avancer dans les étapes en cliquant sur le bouton "Étape suivante" en haut à droite de l'écran. Vous pouvez choisir de passer immédiatement à l'étape suivante ou de sélectionner un minuteur qui indique à chacun que l'étape suivante commencera dans 10 secondes, une minute ou cinq minutes.

Si vous souhaitez revenir en arrière et vérifier l'une des étapes, ouvrez l'interface "Gérer" et cliquez sur "Aller à l'étape" dans l'étape souhaitée.

Vous avez décidé de modifier l'ordre des étapes ? Il n'y a pas de problème. Vous pouvez déplacer les étapes entre elles dans le panneau d'administration à l'aide du bouton Réorganiser les étapes. Cliquez sur l'icône, modifiez l'ordre des étapes et cliquez à nouveau sur l'icône pour enregistrer le nouvel ordre.

Pour terminer l'atelier, cliquez sur "Terminer l'atelier pour tous" en haut à droite de l'écran, ce qui conduit tous les participants à une page de sortie où ils peuvent donner leur avis.

Remarque : lors des tests, n'ajoutez pas vous-même de données écrites. Nous ne disposons pas actuellement d'un moyen simple d'effacer ultérieurement cette entrée de test. Il vous faudrait donc refaire complètement la configuration de cette étape de la pièce pour vous en débarrasser !

Lorsque vous avez terminé la mise en place de votre atelier, vous pouvez partager le lien de l'atelier avec les participants. L'URL de l'atelier est le moyen d'accéder à l'atelier.

Il suffit de copier l'URL et (par exemple, "yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy") et de la coller dans votre message ou de la placer derrière un bouton dans un projet sur votre plateforme.

Une fois l'atelier terminé, vous pouvez exporter toutes les données fournies par le biais des sondages, des cartes Q&A et de l'étape des conclusions. Dans le panneau d'administration, vous trouverez une icône en haut intitulée "Exporter les données". Il téléchargera automatiquement une feuille de calcul Excel contenant ces informations - un onglet pour chaque étape de votre atelier.

Si vous ou vos participants avez des difficultés à faire fonctionner l'audio ou la vidéo, vous trouverez ci-dessous quelques options de dépannage de base :

Capacité de l'atelier : Les ateliers peuvent accueillir jusqu'à 50 participants. Si vous avez beaucoup de participants, la vitesse et la qualité de la vidéo peuvent se dégrader. Vous pouvez éviter cela en réglant les caméras des personnes pour qu'elles soient éteintes par défaut lorsqu'elles entrent dans une pièce. Si 50 personnes sont déjà présentes dans la salle, personne d'autre ne sera autorisé à entrer.

Accès et navigateurs :

Ajout d'une image dans une zone d'information : Vous pouvez également ajouter une image dans la zone de texte en saisissant l'URL où l'image est hébergée. L'image doit être hébergée par un fournisseur tel que www.postimage.org - assurez-vous d'utiliser le lien direct et de le copier/coller dans le champ de texte.

Droits d'administrateur : Toute personne connectée à la plateforme GoVocal en tant qu'administrateur ou chef de projet peut obtenir des droits d'administrateur dans l'atelier. Cela signifie qu'ils peuvent gérer l'atelier, ajouter/modifier des étapes, faire avancer les étapes et terminer l'atelier.
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​Important : le premier administrateur ou chef de projet qui entre dans la salle d'atelier se voit attribuer des droits de "superadministrateur". En cliquant sur les trois points situés en haut à droite de l'écran vidéo d'un autre administrateur ou chef de projet, vous pouvez également lui accorder des droits de modérateur. Cela leur permettra de mettre les participants en sourdine et de les expulser.