Fournir un retour d'information et gérer les contributions

Fournir un retour d'information

La gestion des contributions au projet est essentielle pour maintenir la qualité et la confiance. Les chefs de projet et les administrateurs gèrent les mises à jour manuellement, tandis que la plateforme fournit également des notifications automatisées.

Une gestion de projet efficace comprend

Affecter les bons chefs de projet à la répartition des responsabilités
Tenir les participants informés en mettant à jour le contenu avec du texte, des PDF, des images ou des vidéos.
Participer activement aux discussions par le biais de commentaires, de statuts et de tags
Modérer les contenus inappropriés tels que les spams ou les blasphèmes
Assigner des idées en interne à des collègues en vue d'une collaboration

💡 Créez un profil partagé d'administrateur ou de chef de projet (par exemple, communication@...) pour simplifier la collaboration entre collègues.

Gestion de l'état de l'entrée

En tant qu'administrateur ou chef de projet, vous pouvez facilement mettre à jour le statut d' une idée. Lorsque vous modifiez un statut, l'auteur et toutes les personnes qui ont commenté ou voté pour cette idée reçoivent automatiquement une notification.

La plateforme propose un ensemble de statuts par défaut, mais vous pouvez également créer les vôtres. Il vous suffit de nous contacter à l'adresse support@govocal.com en nous communiquant la liste des statuts que vous souhaitez utiliser et leurs couleurs préférées, et nous les mettrons en place pour vous.

Exemples de statuts personnalisés :
En cours d'examen, Vu par le chef de projet, À terminer, Pas une idée, A besoin de plus d'explications, ou même des espaces réservés comme Statut 1, Statut 2, etc. N'hésitez pas à faire preuve de créativité, les statuts sont un excellent outil de communication, car ils sont visibles sur la plateforme et permettent de tenir les participants informés des progrès réalisés.

ℹ️ Les idées sont toujours immédiatement visibles dans la phase de la ligne de temps où elles ont été soumises, vous pouvez les déplacer entre les phases et les projets, lisez plus à ce sujet dans notre article d'assistance.

Téléchargement en masse du retour d'information

Le feedback officiel en masse permet aux administrateurs d'ajouter des mises à jour officielles et de modifier le statut de plusieurs idées à la fois en utilisant une feuille Excel structurée.

Ce processus est utile lorsque

Vous devez informer la communauté sur un grand nombre d'idées à la fois.
Vous souhaitez modifier l'état de plusieurs idées en une seule action.

Au lieu de mettre à jour chaque idée manuellement, vous envoyez un modèle de fichier Excel rempli à l'assistance, et l'équipe importe les mises à jour pour vous.

Vous trouverez ci-dessous une description de la procédure à suivre pour mettre à jour en masse les idées avec le retour d'information officiel.

Comment suivre et fournir un retour d'information officiel sur les intrants ?

1. Trouvez les entrées qui requièrent votre attention

Accédez au gestionnaire d'entrée
Utilisez le filtre déroulant pour :
- Consulter les idées qui vous ont été attribuées, ou
- Filtre d'un autre collègue pour vérifier leurs travaux.
Toggle Afficher uniquement les messages qui nécessitent un retour d'information
- Un badge rouge indique le nombre de contributions (idées ou propositions) qui doivent encore faire l'objet d'un retour d'information.

2. Répondre aux demandes

Vous pouvez donner un feedback officiel en changeant le statut de l'entrée ou en l'ajoutant manuellement.

Donnez un feedback officiel en changeant le statut

Modifier le statut de l'élément (par exemple, Proposé → En cours d'examen)
Laissez un commentaire officiel expliquant le changement de statut ou donnant des informations en retour.
Les participants sont ainsi tenus informés et les progrès réalisés sont visibles sur la plateforme

Donner un retour d'information officiel manuellement

ouvrez l'entrée sur laquelle vous souhaitez donner votre avis
une case rouge vous permettra de donner votre avis officiel - une fois soumis, il apparaîtra également en rouge pour l'utilisateur.

3. Ne pas perdre de vue le travail assigné

Tous les administrateurs et chefs de projet reçoivent une liste de rappel hebdomadaire par courrier électronique :
- Les éléments qui leur sont attribués.
- Articles en attente d'un retour d'information.
Remarque : les éléments restent sur votre liste jusqu'à ce qu'un retour d'information officiel soit fourni (changement de statut ou commentaire).

Responsabilités en matière de gestion des intrants

Désigner des chefs de projet : répartir les responsabilités en matière de gestion. (Visible pour les participants)
Maintenez les participants à jour : mettez le contenu à jour, ajoutez des PDF, des images ou des vidéos. (Visible pour les participants)
Participez aux discussions : utilisez les commentaires, les réactions, les statuts et les balises. (Visible pour les participants)
Modérer le contenu inapproprié : traiter les spams, supprimer les messages ou supprimer les insultes. (Non visible pour les participants)
Attribuer des idées en interne : collaborez en attribuant des contributions à des collègues. (Non visible pour les participants)

Comment mettre à jour en masse les idées avec le retour d'information officiel ?

Étape 1 : Exporter les idées

Exportez toutes les idées que vous souhaitez commenter ou mettre à jour.

Étape 2 : Préparer le modèle

Copiez tous les ID(colonne A dans votre exportation) dans la colonne A ("ID") du modèle Excel fourni.
[Indiquez le lien ou la référence pour télécharger le modèle de feuille Excel].

Étape 3 : Remplir les colonnes

Nom de l'auteur du retour d'information (colonne B) - Obligatoire
- Affiché publiquement sur la plateforme (par exemple, "Team Mobility - City of Nanaimo").
- Il n'est pas nécessaire d'être un utilisateur enregistré.
Email de retour d'information (colonne C) - Obligatoire
- Pas de présentation publique. Il doit s'agir de l'adresse électronique d'un administrateur enregistré sur la plate-forme.
Vos commentaires (Colonne D) - Obligatoire
- Le texte de la mise à jour officielle. Vous pouvez personnaliser avec ##{{first_name}} pour insérer automatiquement le prénom du participant.
Nouveau statut (colonne E) - Facultatif
- Si vous souhaitez modifier le statut, saisissez le nom exact du statut tel qu'il apparaît sur votre plate-forme.
Prénom (colonne F) - Facultatif
- Utilisé lorsque le participant a supprimé son compte, afin qu'un nom fictif puisse apparaître au lieu de laisser le champ vide.

Étape 4 : Envoyer à l'assistance

Envoyez le modèle rempli par courriel à support@govocal.com
Indiquez le jour et l'heure exacts auxquels vous souhaitez que les mises à jour soient appliquées.
Prévoyez 10 jours ouvrables pour la programmation de la tâche