En este artículo, te guiaremos a través de los principales pasos para crear tus talleres online.

1. Elige un nombre y una fecha

2. Define los pasos

3. Define las salas

4. Configura los pasos de cada sala

5. Pruébalo y vuelve a trabajarlo

6. Comparte el enlace con los participantes

7. Exporta los datos

8. Solución de problemas de video/audio

Para acceder a tus talleres, primero inicia sesión en tu plataforma como administrador o moderador de proyecto. En el panel de administración, hay ahora una pestaña "Talleres" donde puedes ir para acceder a la interfaz de tu taller.

En la interfaz del taller, verás la opción de añadir un nuevo taller. Al hacer clic en este botón, se te pedirá que elijas un nombre y una fecha para tu taller.

La tecla define la url donde los participantes encontrarán tu taller. Por ejemplo, si tu slug es 'climatepolicy', el enlace al taller será 'yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy'.

El taller sólo es visible para los participantes hasta la fecha/hora final que tú especifiques aquí. Después de que la fecha/hora del taller haya transcurrido, sólo los administradores y moderadores de la plataforma podrán verlo en la página del taller.

Puedes gestionar los diferentes pasos y actividades de tu taller a través del botón "Gestionar" en la parte superior derecha de la pantalla del taller. Una vez que hayas entrado en el panel de administración, haz clic en +Añadir paso para especificar los diferentes pasos que te gustaría tener en tu taller. Comúnmente, esto incluye un paso de "Bienvenida" al principio, un paso de "Conclusión" al final, y algunos pasos intermedios para la discusión y las salas de descanso.

Puedes añadir tantas salas como quieras para tu taller haciendo clic en el botón +Añadir sala, en el panel de administración y dándole un nombre a la sala.

Hay dos tipos de salas: una sala principal de plenarias, donde todos los participantes están juntos, y salas de descanso más pequeñas, en las que los participantes se clasificarán para una discusión más interactiva. Como regla general, una sala de descanso por cada 5 a 8 participantes parece funcionar bien.

Cada vez que añadas una nueva sala, se te pedirá que configures los parámetros del videochat.

No se puede desactivar esta configuración para los administradores de la plataforma y los directores de proyectos. Siempre tendrán acceso a todas estas (y más) opciones, independientemente de la configuración de la sala.

Durante este paso, tienes que definir lo que tiene que pasar en cada habitación durante cada paso - lo llamamos "paso de sala". Puedes hacer esto, flotando en la intersección entre el paso y la sala que quieres configurar y haciendo clic en +Añadir "paso de sala".

Cuando agregas un paso de sala, tienes varios métodos de participación para elegir. Cada uno de estos métodos de participación afecta la interacción en el lado derecho de la pantalla. El vídeo siempre estará visible en el lado izquierdo de la pantalla, independientemente del método de participación que selecciones.

A continuación se analiza con más detalle lo que implica cada uno de estos métodos de participación:

Información

Este método es bueno para los pasos orientados a la información. Puedes compartir información escrita usando el cuadro de texto "Texto de información". El cuadro de texto de información aquí (y en otros pasos) puede ser configurado con opciones básicas de formato de texto, incluyendo viñetas.

Este paso también puede utilizarse si desea hacer una presentación. La opción de pantalla compartida le permite transmitir una presentación u otros medios de comunicación desde su computadora a otros participantes del taller.

Sugerencia: utiliza el botón "Pantalla completa para todos los participantes" en la parte superior izquierda de la pantalla de vídeo para que todos los participantes del taller pasen al modo de pantalla completa. Si combina esto con el hecho de compartir su pantalla, tendrán una visión mucho mejor de cualquier documento que esté mostrando.
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Con este método, puedes hacer a tus participantes una o más preguntas. A continuación, puedes dar a los participantes la opción de "publicar" (es decir, escribir sus respuestas en una nota digital post-it) y/o "votar" (es decir, votar por los resultados). La longitud máxima de las respuestas escritas es de 255 caracteres, y puedes elegir que los mensajes se configuren como tarjetas cuadradas o rectangulares que se muestren en formato de lista.

También puedes dividir esto en dos pasos separados: en un paso, puedes pedir a los participantes que publiquen sus respuestas, y en el siguiente paso, pedir a los participantes que voten por las respuestas con las que más están de acuerdo.

Sugerencia: selecciona "Copiar las contribuciones de preguntas y respuestas del paso anterior" si quieres que las respuestas de los participantes del paso anterior también permanezcan visibles en el paso actual.

Salas de descanso

¿Quieres tener discusiones en grupos pequeños? No hay problema. Utiliza el método de participación de "salas de descanso" para crear un lobby - esto hará que todos los participantes se unan a una sala de descanso más pequeña (estas son las salas adicionales que añadiste en el Paso 3: Define tus salas).

Puedes elegir dos opciones para las salas de descanso:

Sala de descanso: Asignación aleatoria

Para asignar al azar a los participantes a una sala de descanso, selecciona el método de asignación aleatoria. Una vez que hayas entrado en el paso de la sala de descanso, cualquier administrador del taller puede hacer clic en el botón "Distribuir participantes a las salas de descanso". Esto asignará de manera uniforme a los participantes a las diferentes salas. El administrador del taller permanecerá en el vestíbulo y podrá unirse a cualquier sala que elija.

¡No lo olvides! Tendrás que configurar cada una de las salas de descanso más pequeñas con su propio método de participación.

¿Tienes varias salas de descanso que requieren la misma configuración en un paso determinado? Cree la primera sala con la configuración y las preguntas que desees, y para las otras salas, marque la casilla "Compartir la configuración" de la primera sala - esto copiará automáticamente esa configuración, incluyendo la información y las preguntas. Cuando hagas cambios en la configuración de una sala, actualizará todas las demás salas que compartan la misma configuración. Esto puede ahorrar mucho tiempo.

Estos dos métodos son partes del mismo flujo de conclusiones. Usar el método de "Resumen de la discusión" en el último paso donde las personas están en salas de descanso más pequeñas. Esto genera un cuadro de texto que permite redactar de forma colaborativa una conclusión de grupo (Nota: cualquier persona que haya iniciado sesión como administrador o director de proyecto de la plataforma puede escribir y editar el texto de este cuadro. Para editar el texto, haz clic en el cuadro "editar campo de texto" situado encima del campo de texto - para permitir que otra persona edite el texto, sólo tienes que desmarcar el campo).

Si deseas compartir estas conclusiones de la sala de reuniones más pequeña, con todos los participantes, puedes utilizar el método " Reporte" en el siguiente paso, en combinación con llevar a las personas de vuelta a la sala de reuniones principal.

Esto sería similar a reunir a todos en pequeños grupos para compartir lo que han discutido en un taller "en persona". En el paso " Reporte", los resúmenes de los debates que se generaron en las salas de descanso se muestran automáticamente para que todos los vean.

Ahora puedes recorrer fácilmente tu taller, probar las cosas y comprobar si todo está configurado de la forma que habías previsto.

Puedes avanzar en los pasos haciendo clic en el botón "Siguiente paso" en la parte superior derecha de la pantalla. Puedes elegir avanzar inmediatamente al siguiente paso, o seleccionar un temporizador que permite a todos saber que el siguiente paso comenzará en 10 segundos, un minuto o cinco minutos.

Si quieres volver atrás y comprobar uno de los pasos, abre la interfaz de "Gestión" y haz clic en "Ir al paso" en el paso al que quieras ir.

¿Decidiste que quieres cambiar el orden de los pasos? No hay problema. Puedes mover los pasos entre sí en el Panel de Administración usando el botón Reordenar Pasos. Haz clic en el icono, cambia el orden de los pasos y vuelve a hacer clic en el icono para guardar el nuevo orden.

Para terminar el taller, haz clic en el icono de salida en la parte superior derecha de la pantalla. Puedes elegir entre dejar el taller tú mismo, o terminar el taller para todos, lo que lleva a todos los participantes a una página de salida.

Nota: Al hacer la prueba, no añadas entradas escritas tú mismo. Actualmente no tenemos una forma fácil de borrar esa entrada de prueba más adelante. ¡Así que tendrías que rehacer completamente esa configuración de paso de sala para deshacerte de ella!

La URL donde la gente puede acceder a tus talleres será la URL de tu plataforma con /talleres añadidos al final. Por ejemplo, cityname.citizenlab.co/talleres. Esto llevará a la gente a la página de talleres principal, en donde seleccionarán a qué taller entrar.

Cuando termines el taller, puedes exportar todo el texto que se proporcionó a través de las tarjetas de preguntas y respuestas y a través del paso de conclusiones de aportes. En el panel de administración, encontrarás un icono en la parte superior llamado "Exportar datos". Automáticamente se descargará una hoja de cálculo de Excel con esta información - una pestaña para cada paso de tu taller.

Si tú o tus participantes tienen dificultades para hacer funcionar el audio o el vídeo, a continuación se presentan algunas opciones básicas de solución de problemas:

Capacidad del taller: Los talleres admiten hasta 40-50 participantes. Si tienes muchos participantes, la velocidad y la calidad del video puede degradarse. Puedes ayudar a prevenir esto configurando las cámaras de las personas para que estén "apagadas" por defecto, cuando entren en una sala.

Idioma del taller: Para asegurarse de que el idioma de la plataforma es el correcto, añade lo siguiente al final de la URL de tu plataforma para compartir con los participantes (por ejemplo, platform.citizenlab.co/workshops/sign-in?locale=en-EN)
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Francés: workshops/sign-in?locale=fr-FR

Holandés: workshops/sign-in?locale=nl-NL

Español: workshops/sign-in?locale=es-ES

Si el idioma que necesitas no está en la lista anterior, comunícate con el gerente de GovSuccess para obtener más información. Estamos trabajando para automatizar la selección del idioma del taller y actualizaremos este artículo de soporte una vez que esté finalizado.

Acceso y navegadores:

Añadiendo una imagen en un cuadro de texto: También puedes añadir una imagen en el cuadro de texto introduciendo una URL donde se aloja la imagen. La imagen debe estar alojada en un proveedor como www.postimage.org - asegúrate de utilizar el enlace directo y copiar/pegar en el campo de texto.

Derechos de administración: Cualquier persona que se registre en la plataforma CitizenLab como administrador o director de proyecto puede obtener derechos de administrador en el taller. Esto significa que pueden gestionar el taller, añadir/editar pasos, avanzar en los pasos y terminar el taller.

Importante: Al primer Admin o Project Manager que entre en la sala del taller se le asignan derechos de 'superadmin'. Haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha de la pantalla de vídeo de cualquier otro administrador o director de proyectos, puede concederles derechos de moderador también. Esto les permitirá silenciar y expulsar a los participantes.