In diesem Artikel führen wir Sie durch die wichtigsten Schritte, um Ihre eigenen Online-Workshops einzurichten.

Um auf die Workshop-Funktion zuzugreifen, melden Sie sich zunächst als Administrator:in oder Projektmoderator:in bei Ihrer Plattform an. In Ihrem Admin-Panel gibt es eine Registerkarte "Workshops", über die Sie auf Ihre Workshop-Schnittstelle zugreifen können.

In der Workshop-Oberfläche sehen Sie die Option, einen neuen Workshop hinzuzufügen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Sie aufgefordert, einen Namen und ein Datum für Ihren Workshop auszuwählen.

Der Slug definiert die URL, unter der die Teilnehmenden Ihren Workshop finden werden. Wenn Ihr Slug z.B. "Klimapolitik" lautet, wird der Link zum Workshop "ihreplattform.citizenlab.co/de-DE/workshops/klimapolitik" sein.

Sie können die verschiedenen Schritte und Aktivitäten Ihres Workshops über die Schaltfläche "Verwalten" oben rechts auf dem Workshop-Bildschirm verwalten. Sobald Sie das Verwaltungsfenster betreten haben, klicken Sie auf +Schritt hinzufügen, um die verschiedenen Schritte festzulegen, die Sie in Ihrem Workshop haben möchten. In der Regel umfasst dies einen "Willkommens"-Schritt zu Beginn, einen "Abschluss"-Schritt am Ende und einige Schritte dazwischen für Diskussionen und Nebenräume.

Sie können so viele Räume für Ihren Workshop hinzufügen, wie Sie möchten, indem Sie auf die Schaltfläche +Raum hinzufügen im Verwaltungsbereich klicken und dem Raum einen Namen geben.

Es gibt zwei Arten von Räumen: einen Hauptplenarraum, in dem alle Teilnehmenden zusammen sind, und kleinere Nebenräume, in die sich die Teilnehmenden für interaktivere Diskussionen aufteilen können. Als Faustregel gilt, dass ein Gruppenraum für etwa 5-8 Teilnehmende gut geeignet ist.

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Raum hinzufügen, werden Sie aufgefordert, die Einstellungen für den Videochat zu konfigurieren.

Sie können diese Einstellungen für Plattformadministrator:innen und Projektmanager:innen nicht deaktivieren. Sie haben unabhängig von der Raumkonfiguration immer Zugriff auf alle diese (und weitere) Optionen.

In diesem Schritt müssen Sie festlegen, was in jedem Raum während jedes Schritts geschehen soll - wir nennen dies einen "Raumschritt". Sie können dies tun, indem Sie mit dem Mauszeiger auf den Schnittpunkt zwischen dem Schritt und dem Raum, den Sie konfigurieren möchten, gehen und auf +Raumschritt hinzufügen klicken.

Wenn Sie einen Raumschritt hinzufügen, haben Sie eine Reihe von Beteiligungsmethoden zur Auswahl. Jede dieser Beteiligungsmethoden wirkt sich auf die Interaktion auf der rechten Seite des Bildschirms aus.

Das Video ist immer auf der linken Seite des Bildschirms sichtbar, unabhängig davon, welche Beteiligungsmethode Sie wählen.

Im Folgenden wird näher erläutert, was jede dieser Teilnahmemethoden mit sich bringt:

Mit dieser Methode können Sie Ihren Teilnehmenden eine oder mehrere Fragen stellen. Anschließend können Sie den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, ihre Antworten auf einen digitalen Post-it-Zettel zu schreiben und/oder abzustimmen (d. h. Beiträge hochzustufen). Die maximale Länge schriftlicher Antworten beträgt 255 Zeichen, und Sie können wählen, ob die Beiträge als quadratische Karten oder als rechteckige Karten, die in einem Listenformat angezeigt werden, konfiguriert werden sollen.

Sie können dies auch in zwei separate Schritte aufteilen: In einem Schritt können Sie die Teilnehmenden auffordern, ihre Antworten zu posten, und im nächsten Schritt die Teilnehmenden bitten, über die Antworten abzustimmen, denen sie am meisten zustimmen.

Tipp: Wählen Sie "Q&A-Eingaben vom vorherigen Schritt kopieren", wenn Sie möchten, dass die Antworten der Teilnehmenden aus dem vorherigen Schritt auch im aktuellen Schritt sichtbar bleiben.

Diese Methode ist gut für informationsorientierte Schritte geeignet. Sie können schriftliche Informationen über das Textfeld "Infotext" weitergeben. Das Infotextfeld kann hier (und in anderen Schritten) mit grundlegenden Textformatierungsoptionen, einschließlich Aufzählungszeichen, konfiguriert werden.

Dieser Schritt kann auch verwendet werden, wenn Sie eine Präsentation halten möchten. Mit der Option Bildschirm freigeben können Sie eine Präsentation oder andere Medien von Ihrem Computer an andere Workshop-Teilnehmer übertragen.

Tipp: Verwenden Sie die Schaltfläche "Vollbild für alle Teilnehmer" oben links auf dem Videobildschirm, damit alle Workshop-Teilnehmer in den Vollbildmodus wechseln. Wenn Sie dies mit der Freigabe Ihres Bildschirms kombinieren, haben sie eine viel bessere Sicht auf das Dokument, das Sie gerade zeigen.

Möchten Sie in einer kleineren Gruppe diskutieren? Das ist kein Problem. Verwenden Sie die Teilnahmemethode "Räumen zuordnen", um eine Lobby zu erstellen - sie wird alle Teilnehmer auffordern, sich einem kleineren Gruppenraum anzuschließen (das sind die zusätzlichen Räume, die Sie in Schritt 3: Definieren Sie Ihre Räume hinzugefügt haben).

Sie können zwei Optionen für Gruppenräume wählen:

Um die Teilnehmenden nach dem Zufallsprinzip einem Gruppenraum zuzuweisen, wählen Sie die Methode Zufällige Zuweisung. Sobald Sie den Schritt "Gruppenräume" ausgewählt haben, kann jeder Workshop-Administrator auf die Schaltfläche "Teilnehmende auf Gruppenräume verteilen" klicken. Dadurch werden die Teilnehmenden gleichmäßig auf die verschiedenen Räume verteilt. Der Workshop-Administrator bleibt in der Lobby und kann den Raum seiner Wahl betreten.

Vergessen Sie nicht! Sie müssen jeden der kleineren Gruppenräume mit einer eigenen Beteiligungsmethode konfigurieren.

Haben Sie mehrere Gruppenräume, die in einem bestimmten Schritt die gleiche Konfiguration benötigen? Erstellen Sie den ersten Raum mit den gewünschten Einstellungen und Fragen und aktivieren Sie für die anderen Räume das Kontrollkästchen "Konfiguration des ersten Raums freigeben" - die Konfiguration wird automatisch kopiert, einschließlich der Informationen und Fragen. Wenn Sie Änderungen an der Konfiguration eines Raums vornehmen, werden alle anderen Räume, die die gleiche Konfiguration haben, aktualisiert. Das kann eine echte Zeitersparnis sein.

Diese zwei Methoden sind Teil desselben Ablaufs. Verwenden Sie die Methode "Schlussfolgerung zusammenfassen" im letzten Schritt, wenn sich die Teilnehmenden in kleineren Gruppenräumen befinden. Dadurch wird ein Textfeld erzeugt, in dem Sie gemeinsam ein Gruppenfazit verfassen können (Hinweis: Jede:r kann den Text in diesem Feld eingeben und bearbeiten. Um den Text zu bearbeiten, klicken Sie auf das Kästchen "Textfeld bearbeiten" oberhalb des Textfeldes - wenn Sie jemand anderem erlauben möchten, den Text zu bearbeiten, deaktivieren Sie einfach das Kästchen).

Wenn Sie die Ergebnisse dieser kleineren Gruppenräume mit allen Teilnehmenden teilen möchten, können Sie im nächsten Schritt die Methode "Report out" anwenden und gleichzeitig die Teilnehmenden zurück in den Hauptplenarsaal bringen.

Dies wäre ähnlich, wie wenn Sie alle Teilnehmenden aus den Kleingruppen wieder zusammenbringen würden, um ihnen mitzuteilen, was sie in einem "persönlichen" Workshop besprochen haben. Im Schritt 'Schlussfolgerung teilen' werden die Diskussionszusammenfassungen, die in den Gruppenräumen erstellt wurden, automatisch für alle sichtbar gemacht.

Sie können jetzt ganz einfach Ihren Workshop durchgehen, Dinge ausprobieren und überprüfen, ob alles so eingerichtet ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Sie können in den einzelnen Schritten fortfahren, indem Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt" oben rechts auf dem Bildschirm klicken. Sie können wählen, ob Sie sofort zum nächsten Schritt übergehen möchten oder ob Sie einen Timer auswählen, der alle Teilnehmenden darüber informiert, dass der nächste Schritt in 10 Sekunden, einer Minute oder fünf Minuten beginnt.

Um Personen zum Workshop einzuladen, teilen Sie die URL des Workshops. Dabei handelt es sich um eine URL der Plattform mit dem Zusatz /workshops am Ende (z. B. municipality.citizenlab.co/workshops). Dadurch werden die Besucher auf die Homepage der Workshops weitergeleitet, wo sie auswählen können, an welchem Workshop sie teilnehmen möchten.

Wenn Sie sich in Ihrer Workshop-Umgebung befinden, ist die URL, die Sie in Ihrem Browser sehen, diejenige, die Sie den Teilnehmenden mitteilen können, um auf den Workshop zuzugreifen.

Wenn Sie mit dem Workshop fertig sind, können Sie alle Eingaben exportieren, die über die Umfragen, die Frage- und Antwortkarten und den Schritt "Schlussfolgerungen" gemacht wurden. In der Verwaltungskonsole finden Sie oben ein Symbol mit der Aufschrift "Daten exportieren". Es wird automatisch eine Excel-Tabelle mit diesen Informationen heruntergeladen - eine Registerkarte für jeden Schritt Ihres Workshops.

Wenn Sie oder Ihre Teilnehmenden Schwierigkeiten mit der Audio- oder Videofunktion haben, finden Sie im Folgenden einige grundlegende Möglichkeiten zur Fehlerbehebung:

Workshop-Kapazität: Die Workshops unterstützen bis zu 100 Teilnehmende Wenn Sie viele Teilnehmende haben, können sich die Geschwindigkeit und die Qualität des Videos verschlechtern. Sie können dies verhindern, indem Sie die Kameras der Teilnehmende standardmäßig ausschalten, wenn sie einen Raum betreten. Wenn sich bereits 100 Personen im Raum befinden, wird niemand mehr hineingelassen.

Zugang und Browser:

Hinzufügen eines Bildes in eine Infobox: Sie können auch ein Bild in das Textfeld einfügen, indem Sie eine URL eingeben, unter der das Bild gehostet wird. Das Bild muss von einem Anbieter wie www.postimage.org gehostet werden - stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Link verwenden und ihn in das Textfeld kopieren/einfügen.

Admin-Rechte: Jeder, der auf der CitizenLab-Plattform als Admin oder Projektmanager angemeldet ist, kann im Workshop Admin-Rechte erhalten. Dies bedeutet, dass sie den Workshop verwalten, Schritte hinzufügen/bearbeiten, die Schritte vorantreiben und den Workshop beenden können.

Wichtig: Der erste Administrator oder Projektmanager, der den Workshop-Raum betritt, erhält "Superadmin"-Rechte. Wenn Sie auf die drei Punkte oben rechts auf dem Videobildschirm eines anderen Administrators oder Projektmanagers klicken, können Sie ihm auch Moderatorenrechte erteilen. Dadurch können sie Teilnehmende stummschalten und aus dem Raum entfernen.