I denne video forklarer vi, hvordan du opretter og tilpasser en online workshop på din platform. Du lærer at skræddersy workshoppens funktionalitet, afholde live videomøder og oprette breakout-grupper for at lette samtidige gruppediskussioner.
​
Nøgleord: opsætning af tidslinje, dote-afstemning, gruppering af input, break-out-sessioner.

Nedenfor finder du en trin-for-trin-beskrivelse, der guider dig gennem de vigtigste trin i oprettelsen af dine helt egne online-workshops.

For at få adgang til dine workshops skal du først logge ind på din platform som administrator eller projektmoderator. I dit administratorpanel er der en fane "Workshops", hvor du kan få adgang til din workshop-grænseflade. I denne fane skal du klikke på "Administrer dine workshops" for at få adgang til denne grænseflade.

I værkstedsgrænsefladen vil du se muligheden for at tilføje et nyt værksted. Når du klikker på denne knap, bliver du bedt om at vælge et navn og en dato for din workshop.

Sluggen definerer den url, hvor deltagerne kan finde din workshop. F.eks. Hvis din slug er "climatepolicy", vil linket til workshoppen være "yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy".

Du kan administrere de forskellige trin og aktiviteter i din workshop ved hjælp af knappen "Administrer" i øverste højre hjørne af workshopskærmen. Når du er kommet ind i administratorpanelet, skal du klikke på +Tilføj trin for at angive de forskellige trin, du gerne vil have i din workshop. Det omfatter normalt et "Velkommen"-trin i begyndelsen, et "Konklusion"-trin i slutningen og et par trin ind imellem til diskussion og break-out-rum.

Du kan tilføje så mange lokaler, som du ønsker til din workshop, ved at klikke på knappen +Tilføj lokale i administratorpanelet og give lokalet et navn.

Der er to typer lokaler: et stort plenumlokale, hvor alle deltagerne er samlet, og mindre break-out-lokaler, som deltagerne fordeler sig i til mere interaktive diskussioner. En tommelfingerregel er, at et break-out-rum for hver 5-8 deltagere fungerer godt.

Hver gang du tilføjer et nyt rum, bliver du bedt om at konfigurere indstillingerne for videochat.

Du kan ikke deaktivere disse indstillinger for platformsadministratorer og projektledere. De vil altid have adgang til alle disse (og flere) muligheder, uanset hvordan rummet er indrettet.

I dette trin skal du definere, hvad der skal ske i hvert rum under hvert trin - vi kalder det et "roomstep". Det gør du ved at holde musen over krydset mellem trinnet og det rum, du vil konfigurere, og klikke på +Add roomstep.

Når du tilføjer et roomstep, har du en række deltagelsesmetoder at vælge imellem. Hver af disse deltagelsesmetoder påvirker interaktionen i højre side af skærmen. Videoen er altid synlig i venstre side af skærmen, uanset hvilken deltagelsesmetode du vælger.

Nedenfor diskuterer vi mere detaljeret, hvad hver af disse deltagelsesmetoder indebærer:

Med denne metode kan du stille dine deltagere et eller flere spørgsmål. Du kan derefter give deltagerne mulighed for at "poste" (dvs. skrive deres svar på en digital post-it-seddel) og/eller "stemme" (dvs. upvote indlæg). Den maksimale længde på skriftlige svar er 255 tegn, og du kan vælge, at indlæggene enten skal konfigureres som kvadratiske kort eller som rektangulære kort, der vises i et listeformat.

Du kan også dele det op i to separate trin: I det ene trin kan du bede deltagerne om at sende deres svar, og i det næste trin kan du bede deltagerne om at stemme på de svar, de er mest enige i.

Tip: Vælg "Copy Q&A inputs from previous step", hvis du ønsker, at deltagernes svar fra det forrige trin også skal være synlige i det aktuelle trin.

Denne metode er god til informationsorienterede trin. Du kan dele skriftlig information ved hjælp af tekstfeltet "Infotekst". Infotekstfeltet her (og i andre trin) kan konfigureres med grundlæggende tekstformateringsindstillinger, herunder punktopstillinger.
​

Dette trin kan også bruges, hvis du gerne vil holde en præsentation. Med muligheden for at dele skærm kan du sende en præsentation eller andre medier fra din computer til andre workshopdeltagere.

Tip: Brug knappen "Fuld skærm for alle deltagere" øverst til venstre på videoskærmen for at få alle workshopdeltagere til at gå i fuldskærmstilstand. Hvis du kombinerer dette med at dele din skærm, vil de få et meget bedre overblik over det dokument, du viser.
​
​

Breakout-lokaler

Vil du have diskussioner i mindre grupper? Det er ikke noget problem. Brug deltagelsesmetoden "breakout rooms" til at oprette en lobby - den vil bede alle deltagerne om at gå ind i et mindre breakout room (det er de ekstra rum, du tilføjede i Trin 3: Definer dine rum).
​
Du kan vælge to muligheder for breakout-rum: -
​Selvvalg: Giv deltagerne mulighed for selv at vælge, hvilket breakout-rum de vil deltage i -
​Tilfældig fordeling: Fordel deltagerne tilfældigt i et breakout-rum
​

Vælg metoden Tilfældig tildeling for at fordele deltagerne tilfældigt til et grupperum. Når du er gået ind i trinnet om grupperum, kan enhver workshopadministrator klikke på knappen "Fordel deltagere til grupperum". På den måde fordeles deltagerne jævnt i de forskellige rum. Workshopadministratoren bliver i lobbyen og kan deltage i hvilket som helst rum, de ønsker.

Glem det ikke! Du skal konfigurere hvert af de mindre break out-rum med deres egen deltagelsesmetode.

Har du flere break-out-rum, der kræver samme konfiguration i et givet trin? Opret det første rum med de indstillinger og spørgsmål, du gerne vil have, og for de andre rum skal du markere afkrydsningsfeltet for at "dele konfigurationen" af det første rum - det vil automatisk kopiere denne konfiguration, inklusive info og spørgsmål. Når du ændrer konfigurationen i et rum, opdateres alle andre rum med samme konfiguration. Det kan virkelig være tidsbesparende.

Disse to metoder er dele af det samme konklusionsflow. Brug metoden "Opsummering af diskussionen" i det sidste trin, hvor folk sidder i mindre grupperum. Dette genererer en tekstboks, der giver dig mulighed for i fællesskab at udarbejde en gruppekonklusion (Bemærk: Alle kan skrive og redigere teksten i denne boks. Hvis du vil redigere teksten, skal du klikke på feltet "Rediger tekstfelt" over tekstfeltet - hvis du vil tillade andre at redigere teksten, skal du bare fjerne markeringen i feltet).

Hvis du vil dele konklusionerne fra de mindre grupperum med alle deltagerne, kan du bruge "Rapportér ud"-metoden i næste trin, kombineret med at bringe folk tilbage til det store plenumrum.

Det ville svare til at samle alle fra de små grupper for at dele, hvad de havde diskuteret i en "personlig" workshop. I trinnet "Report out" vises de diskussionsresuméer, der blev genereret i breakout-rummene, automatisk, så alle kan se dem.

Nu kan du nemt løbe dit værksted igennem, afprøve ting og tjekke, om alt er sat op, som du havde forestillet dig.

Du kan gå videre i trinene ved at klikke på knappen "Næste trin" øverst til højre på skærmen. Du kan vælge at gå videre til næste trin med det samme eller vælge en timer, der fortæller alle, at næste trin starter om 10 sekunder, et minut eller fem minutter.

Hvis du vil gå tilbage og tjekke et af trinnene, skal du åbne "Administrer"-grænsefladen og klikke på "Gå til trin" på det trin, du vil gå til.

Har du besluttet, at du vil ændre rækkefølgen af trinene? Det er ikke noget problem. Du kan flytte trin mellem hinanden i administratorpanelet ved hjælp af knappen Reorder Steps. Klik på ikonet, skift rækkefølge på trinene, og klik på ikonet igen for at gemme den nye rækkefølge.

For at afslutte workshoppen skal du klikke på "Afslut workshop for alle" øverst til højre på skærmen, hvilket fører alle deltagere til en exit-side, hvor de kan give feedback.

Bemærk: Når du tester, må du ikke selv tilføje skriftlige input. I øjeblikket har vi ikke en nem måde at slette testinput på senere. Så du bliver nødt til at lave den rumtrinskonfiguration helt om for at slippe af med den!

Når du er færdig med at sætte din workshop op, kan du dele linket til workshoppen med deltagerne. Workshoppens URL er den måde, man får adgang til workshoppen på.

Du skal blot kopiere URL'en og (f.eks. 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy') og indsætte den i din besked eller lægge den bag en knap i et projekt på din platform.

Når du er færdig med workshoppen, kan du eksportere alle de input, der blev givet gennem afstemningerne, Q&A-kortene og trinnet med inputkonklusioner. I administratorpanelet finder du øverst et ikon, der hedder "Eksporter data". Det vil automatisk downloade et Excel-regneark med disse oplysninger - en fane for hvert trin i din workshop.

Hvis du eller dine deltagere har problemer med at få din lyd eller video til at fungere, er der nogle få grundlæggende muligheder for fejlfinding nedenfor:

Workshop-kapacitet: Workshopperne kan rumme op til 50 deltagere. Hvis du har mange deltagere, kan videoens hastighed og kvalitet blive forringet. Du kan hjælpe med at forhindre dette ved at indstille folks kameraer til at være 'slukket' som standard, når de kommer ind i et rum. Hvis der allerede er 50 personer i lokalet, får ingen andre lov til at komme ind.

Adgang og browsere:

Tilføjelse af et billede i en infoboks: Du kan også tilføje et billede i tekstboksen ved at indtaste en URL, hvor billedet er hostet. Billedet skal hostes af en udbyder som www.postimage.org - sørg for at bruge det direkte link og copy/paste det ind i tekstfeltet.

Administratorrettigheder: Alle, der er logget ind på GoVocal-platformen som administrator eller projektleder, kan få administratorrettigheder i workshoppen. Det betyder, at de kan styre workshoppen, tilføje/redigere trin, gå videre med trinene og afslutte workshoppen.
​
​Vigtigt: Den første administrator eller projektleder, der kommer ind i workshoplokalet, får tildelt 'superadmin'-rettigheder. Ved at klikke på de tre prikker øverst til højre på en anden administrators eller projektleders videoskærm kan du også give dem moderatorrettigheder. Det giver dem mulighed for at slå lyden fra og smide deltagere ud.