Neste artigo, vamos guiá-lo pelas principais etapas de criação de seus próprios workshops online.

Para acessar seus workshops, primeiro faça login em sua plataforma como administrador ou moderador do projeto. No seu painel de administração, há uma guia "Workshops" onde você pode acessar a interface do seu workshop.

Na interface do workshop, você verá a opção de adicionar um novo workshop. Clicar neste botão solicitará que você escolha um nome e uma data para o seu workshop.

O slug define a url onde os participantes encontrarão seu workshop. Por exemplo. se o seu slug for 'climatepolicy', o link para o workshop será 'yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy'.

Você pode gerenciar as diferentes etapas e atividades do seu workshop através do botão "Gerenciar" no canto superior direito da tela do workshop. Depois de entrar no painel de administração, clique em +Adicionar etapa para especificar as diferentes etapas que você gostaria de ter em seu workshop. Geralmente, isso inclui uma etapa de "Bem-vindo" no início, uma etapa de "Conclusão" no final e algumas etapas intermediárias para discussões e salas de descanso.

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Você pode adicionar quantas salas quiser para o seu workshop clicando no botão +Adicionar sala no painel de administração e dando um nome à sala.

Existem dois tipos de salas: uma sala plenária principal, onde todos os participantes estão juntos, e salas menores, nas quais os participantes se organizarão para uma discussão mais interativa. Como regra geral, uma sala de descanso para cada 5-8 participantes parece funcionar bem.

Cada vez que você adicionar uma nova sala, será solicitado que você defina as configurações do bate-papo por vídeo.

Você não pode desabilitar essas configurações para administradores de plataforma e gerentes de projeto. Eles sempre terão acesso a todas essas (e mais) opções, independentemente da configuração da sala.

Durante esta etapa, você precisa definir o que precisa acontecer em cada sala durante cada etapa - chamamos isso de "etapa da sala". Você pode fazer isso passando o mouse na interseção entre a etapa e a sala que deseja configurar e clicando em +Adicionar etapa da sala.

Ao adicionar uma etapa da sala, você tem vários métodos de participação para escolher. Cada um desses métodos de participação afeta a interação no lado direito da tela. O vídeo está sempre visível no lado esquerdo da tela, independentemente do método de participação escolhido.

Abaixo, discutimos com mais detalhes o que cada um desses métodos de participação envolve:

Com esse método, você pode fazer uma ou mais perguntas aos participantes. Você pode, então, dar aos participantes a opção de "postar" (ou seja, escrever suas respostas em um post-it digital) e/ou "votar" (ou seja, postar votos positivos). O comprimento máximo das respostas escritas é de 255 caracteres, e você pode escolher que as postagens sejam configuradas como cartões quadrados ou como cartões retangulares que são exibidos em formato de lista.

Você também pode dividir isso em duas etapas separadas: em uma etapa, você pode pedir aos participantes que postem suas respostas e, na próxima etapa, pedir aos participantes que votem nas respostas com as quais mais concordam.

Dica: Selecione 'Copiar entradas de perguntas e respostas da etapa anterior' se desejar que as respostas dos participantes da etapa anterior permaneçam visíveis também na etapa atual.

Informações

Esse método é bom para etapas orientadas a informações. Você pode compartilhar informações escritas usando a caixa de texto "Texto informativo". A caixa de texto de informações aqui (e em outras etapas) pode ser configurada com opções básicas de formatação de texto, incluindo marcadores.

Esta etapa também pode ser usada se você quiser fazer uma apresentação. A opção de compartilhamento de tela permite que você transmita uma apresentação ou outra mídia do seu computador para outros participantes do workshop.

Dica: use o botão "Tela cheia para todos os participantes" no canto superior esquerdo da tela do vídeo para fazer com que todos os participantes do workshop entrem no modo de tela cheia. Se você combinar isso com o compartilhamento de sua tela, eles terão uma visão muito melhor de qualquer documento que você esteja exibindo.
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Divisão de salas

Quer ter discussões em grupos menores? Sem problemas. Use o método de participação "sessão de grupos" para criar uma discussão em grupos menores - a ferramenta solicitará que todos os participantes entrem em uma sessão de grupos (estas são as salas adicionais que você adicionou na Etapa 3: Defina suas salas).
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Você pode escolher duas opções para salas de sessão de grupo:

- Auto-seleção: permitir que os participantes selecionem automaticamente em qual sala de sessão de grupo irão ingressar

- Atribuição aleatória: distribua aleatoriamente os participantes em uma sala de sessão de grupo

Para atribuir aleatoriamente participantes a uma sala temática, selecione o método de atribuição aleatória. Depois de entrar na etapa da sala temática, qualquer administrador do workshop pode clicar no botão "Distribuir participantes para as salas temáticas". Isso distribuirá uniformemente os participantes nas diferentes salas. O administrador do workshop permanecerá em plenária e poderá entrar em qualquer sala que escolher.

Não se esqueça! Você precisará configurar cada uma das salas com seu próprio método de participação.

Você tem várias salas de grupo que exigem a mesma configuração em uma determinada etapa? Crie a primeira sala com as configurações e perguntas que você deseja e, para as outras salas, marque a caixa 'Compartilhar a configuração' da primeira sala - ela copiará automaticamente essa configuração, incluindo as informações e as perguntas. Quando você faz alterações na configuração de uma sala, todas as outras salas que compartilham a mesma configuração serão atualizadas. Isso pode ser uma economia de tempo real.

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Esses 2 métodos são partes do mesmo fluxo de conclusão. Use o método 'Resumir discussão' na última etapa, onde as pessoas estão em salas de grupo. Isso gera uma caixa de texto que permite que você esboce colaborativamente uma conclusão do grupo (Observação: qualquer pessoa pode digitar e editar o texto nesta caixa. Para editar o texto, clique na caixa "editar campo de texto" acima do campo de texto - para permitir que alguém mais para editar o texto, apenas desmarque a caixa.)

Se você quiser compartilhar essas pequenas conclusões da sala de discussão com todos os participantes, você pode usar o método 'Relatar' na próxima etapa, combinado com trazer as pessoas de volta à sala plenária principal.

Isso seria semelhante a reunir todos de pequenos grupos para compartilhar o que discutiram em uma oficina "presencial". Na etapa 'Relatar', os resumos das discussões que foram gerados nas salas temáticas são exibidos automaticamente para que todos vejam.

Agora você pode facilmente percorrer sua oficina, testar as coisas e verificar se tudo está configurado da maneira que você imaginou. Você pode avançar as etapas clicando no botão "Próxima etapa" no canto superior direito da tela.

Você pode optar por avançar imediatamente para a próxima etapa ou selecionar um cronômetro que informe a todos que a próxima etapa começará em 10 segundos, um minuto ou cinco minutos.

Se você quiser voltar e verificar uma das etapas, abra a interface 'Gerenciar' e clique em 'Ir para a etapa' na etapa para a qual deseja ir.

Decidiu que deseja alterar a ordem das etapas? Sem problemas. Você pode mover etapas entre si no Painel de administração usando o botão Reordenar etapas. Clique no ícone, altere a ordem das etapas e clique novamente no ícone para salvar a nova ordem.

Para encerrar o workshop, clique em 'Finalizar workshop para todos' no canto superior direito da tela, o que leva todos os participantes a uma página de saída onde podem fornecer algum feedback.

Nota: Ao testar, não adicione entrada escrita. Atualmente, não temos uma maneira fácil de apagar essa entrada de teste mais tarde. Então você precisaria refazer completamente essa configuração de quarto para se livrar dela!

Quando terminar de configurar seu workshop, você pode compartilhar o link do workshop com os participantes. A URL do workshop é a forma de acesso ao workshop.

Basta copiar o URL e (por exemplo, 'yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy') e colá-lo em sua mensagem ou colocá-lo atrás de um botão em um projeto em sua plataforma.

Quando terminar o workshop, você poderá exportar todas as informações fornecidas por meio das enquetes, os cartões de perguntas e respostas e a etapa de conclusões de entrada. No painel de administração, você encontrará um ícone na parte superior chamado "Exportar dados". Ele fará o download automático de uma planilha do Excel com essas informações - uma guia para cada etapa do seu workshop.

Se você ou seus participantes estão tendo dificuldades para fazer seu áudio ou vídeo funcionar, veja abaixo algumas opções básicas de solução de problemas:

Capacidade do workshop: Os workshops suportam até 100 participantes. Se você tiver muitos participantes, a velocidade e a qualidade do vídeo podem diminuir. Você pode ajudar a evitar isso configurando as câmeras das pessoas como 'desligadas' por padrão quando elas entram em uma sala. Se 100 pessoas já estiverem na sala, ninguém mais poderá entrar.

Acesso e navegadores:

Adicionando uma imagem em uma caixa de informações: Você também pode adicionar uma imagem na caixa de texto inserindo um URL onde a imagem está hospedada. A imagem precisa ser hospedada por um provedor como www.postimage.org - certifique-se de usar o link direto e copie/cole no campo de texto.

Direitos de administrador: Qualquer pessoa que esteja conectada à plataforma CitizenLab como administrador ou gerente de projeto pode receber direitos de administrador no workshop. Isso significa que eles podem gerenciar o workshop, adicionar/editar etapas, avançar as etapas e encerrar o workshop.

Importante: O primeiro administrador ou gerente de projeto que entra na sala do workshop recebe direitos de 'superadministrador'. Ao clicar nos três pontos no canto superior direito da tela de vídeo de qualquer outro administrador ou gerente de projeto, você também pode conceder a eles direitos de moderador. Isso permitirá que eles silenciem e expulsem os participantes.