Wat zijn mappen en ruimtes?
Mappen en ruimtes zijn twee manieren om projecten te groeperen, en ze kunnen in elkaar worden genest.
Een map groepeert projecten die een gemeenschappelijk thema of kenmerk hebben, bijvoorbeeld infrastructuurwerkzaamheden of een specifiek gebied. De belangrijkste functie is het organiseren: het brengt verwante projecten op één plek samen, zodat je ze allemaal bij elkaar kunt vinden. Je kunt ook taken delegeren door iemand beheerdersrechten te geven voor de map en alles wat erin zit.
Een ruimte zit één niveau hoger en kan zowel projecten als mappen groeperen. Waar kun je in een map zien waar deze verzameling projecten over gaat?, wie is de eigenaar van een ruimte ?
Beide zijn optioneel. Een project kan in een ruimte staan, in een map, in een map binnen een ruimte, of op zichzelf staan.
Waarin verschilt een ruimte van een map?
Een niveau hoger. Een ruimte kan zowel mappen als projecten bevatten. Mappen mogen alleen projecten bevatten; ze mogen geen andere mappen bevatten.
Delegeren op een hoger niveau. Zowel mappen als ruimtes kunnen beheerders hebben. Een mapbeheerder houdt zich bezig met de projecten in zijn map; een ruimtebeheerder houdt zich bezig met alles in de ruimte, inclusief hele mappen en de projecten die daarin zitten.
Alleen voor de backoffice. Elke wijk heeft een eigen pagina die bewoners kunnen bezoeken. Een spatie doet dat niet.
ℹ️ Spaces is een extra functie die je voor je platform moet inschakelen. Als je het tabblad ‘Spaces’ niet ziet, neem dan contact op met je Government Success Manager.
De overzichten van de ruimte, de mappen en de projecten vind je in hetzelfde gedeelte van het platform. In het volgende artikel wordt hier dieper op ingegaan: Verschillende zienswijzen voor Projectmanagement
Wat de bewoners zien
De mappen zijn zichtbaar voor de bewoners. Elke map heeft een eigen pagina en de mapkaarten verschijnen op de startpagina.
Ruimtes zijn allemaal anders. Een ‘space’ is een backoffice-structuur: bewoners gaan nooit naar een ‘space’ toe, en ze zullen het woord niet tegenkomen, tenzij je het zelf gebruikt. Wat een ruimte echt verandert, is wie wat beheert, niet hoe het platform er van buitenaf uitziet.
Je kunt je ruimtelijke structuur nog steeds gebruiken om de navigatie vorm te geven, net zoals je dat met elke andere groepering doet. Op een aangepaste pagina kun je projecten weergeven die zijn gefilterd op ruimte, net zoals je kunt filteren op gebied of onderwerp, en via een dropdown-menu in de navigatiebalk kun je de aangepaste pagina’s, mappen of projecten uitlichten die je onder de aandacht wilt brengen.
Wanneer moet je een map gebruiken?
Mappen bieden flexibiliteit om projecten te organiseren op de manier die het beste bij jouw platform past. Hieronder staan veelvoorkomende gebruikssituaties:
1. Meerdere parallelle participatiemomenten
De fasen binnen een project volgen elkaar op: elke fase volgt op de vorige. Er zijn twee manieren om meer dan één ding tegelijk te laten draaien.
Een parallel onderzoek binnen één project. Een enquête binnen het platform kun je zo instellen dat deze naast de tijdlijn wordt weergegeven in plaats van een plekje in de tijdlijn in te nemen, zodat bewoners de enquête kunnen invullen terwijl er een andere fase actief is. Zie Een enquête binnen het platform maken.
Twee projecten in een map. Voor elke andere combinatie – bijvoorbeeld een ideeënronde naast een stemming, twee ideeënrondes naast elkaar of een enquête die in een externe tool is gemaakt – heb je nog steeds aparte projecten nodig. Door ze in een map te zetten, blijven ze bij elkaar, zodat bewoners en beheerders ze zien als onderdeel van hetzelfde initiatief.
2. Projecten organiseren per beleid, gebied, thema of district
Gebruik mappen om projecten te groeperen onder bredere thema's zoals Gezondheid & Veiligheid, Onderwijs, Milieu & Duurzaamheid of Vervoer.
Je kunt ook mappen maken per wijk of buurt.
Deze structuur maakt het makkelijker voor beheerders en gebruikers om te navigeren, te begrijpen wat er gebeurt en meer te weten te komen over gerelateerde initiatieven.
3. Alternatieve creatieve toepassingen
Projecten zijn niet alleen bedoeld om ideeën te verzamelen, je kunt ze ook gebruiken voor:
Feedback over openbare diensten
Onderzoek waarin de gemeenschap centraal staat
Het creëren van templates voor het verkennen van lokale kwesties, zoals mobiliteit of duurzaamheid
Zie mappen en projecten als blanco ruimtes voor experimenten en op maat gemaakte oplossingen.
Wanneer moet je een spatie gebruiken?
In de mappen is het groepswerk per vak ingedeeld. Spaces groepeert het op eigenaar. Kies voor deze optie als verschillende afdelingen binnen je organisatie hun eigen participatieprojecten runnen en je wilt dat ze elk hun eigen deel van het platform beheren, zonder dat ze die van anderen kunnen zien of beïnvloeden.
1. Afdelingen die hun eigen betrokkenheid regelen
Mobiliteit, Huisvesting en Milieu hebben elk hun eigen projecten, hun eigen medewerkers, en er is geen reden om elkaars werk te bewerken. Geef ze allemaal een plek en een plekbeheerder. Ze kunnen alles binnen die omgeving maken en beheren, maar niets daarbuiten.
2. Districten of deelgemeenten met hun eigen teams
Als een district een eigen communicatiemedewerker heeft, kun je die via een aparte ruimte zelfstandig lokale raadplegingen laten organiseren, terwijl alles toch op één platform blijft staan.
3. Organisaties die te groot zijn voor een platte projectlijst
Als je eenmaal zo’n dertig of veertig projecten achter de rug hebt, volstaan mappen alleen niet meer en zit je in plaats daarvan met een lange lijst met mappen. Een spatie groepeert de mappen zelf.
💡 Als iedereen in je team al alles kan bewerken en je projectlijst nog steeds op één scherm past, kun je waarschijnlijk beter mappen gebruiken in plaats van spaces. Ruimtes bewijzen hun nut als het aankomt op delegeren.
Hoe maak je een map?
Klik op het tabblad Projecten in de backoffice van je platform
Klik op het tabblad ‘Mappen’
Klik rechtsboven op Nieuwe map
Vul een titel, korte en lange beschrijving in voor je project in alle beschikbare talen voor je platform
Wijs de gewenste projecten toe aan de map
Optioneel: wijs een mapbeheerder toe aan de map (via het tabblad Toegangsrechten van de mapinstellingen)
Hoe bewerk je een map?
Als je een map wilt bewerken, navigeer je naar het tabblad Mappen in de linkerbovenhoek van de projectenlijst. Druk op de titel van de map. Dit brengt je naar het tabblad map projecten en navigeer vervolgens naar het tabblad naast het tabblad Instellingen.
Zoek onder ‘Mapbeschrijving’ de optie ‘Beschrijving bewerken’ in de Content Builder. Ga voor een uitgebreid overzicht van het gebruik van de Content Builder naar: Projectbeschrijvingen aanpassen met de Content Builder
Hoe herschik je projecten in een map?
Je kunt de volgorde van de projecten binnen mappen aanpassen. Ga naar het tabblad mappen in de linkerbovenhoek van de projectenlijst en druk op de titel van de map - hierdoor kom je in de mapinstellingen. Klik op de dubbele pijlen helemaal links van de projecten. Als je op deze pijlen klikt en ze vasthoudt, kun je ze naar de gewenste plek slepen. Ze verschijnen dan in die volgorde in de map.
Hoe verplaats ik een project van de ene map naar de andere?
Zorg er altijd eerst voor dat het project dat u wilt verplaatsen niet in een bestaande map staat.
Om een project uit een map te verwijderen:
Klik in de map
Onder Projecten toegevoegd aan deze map selecteer Verwijderen uit map
Dit project kan nu worden toegevoegd aan elke map.
Hoe creëer je een ruimte?
Klik op het tabblad ‘Projecten’ in de backoffice.
Klik op het tabblad ‘Spaces ’.
Klik rechtsboven op ‘Nieuwe ruimte ’.
Vul een titel en beschrijving in alle beschikbare talen van het platform in.
Voeg bestaande projecten en mappen toe aan de ruimte, of maak er vanuit de ruimte zelf nieuwe aan.
Optioneel: wijs een of meer ruimtebeheerders aan.
Hoe kun je een ruimte bewerken?
Klik op het tabblad ‘Projecten’ in de backoffice.
Klik op het tabblad ‘Ruimtes’ en selecteer de ruimte die je wilt bewerken.
Open het tabblad ‘Instellingen’ om de titel of beschrijving aan te passen. Vul deze in voor elke platformtaal.
ℹ️ Een ruimte heeft geen bannerafbeelding en geen eigen pagina, dus er hoeft geen lay-out te worden ontworpen. De titel en beschrijving worden gebruikt in het backoffice en, als je ervoor kiest om ze weer te geven, op aangepaste pagina’s.
Hoe kun je projecten en mappen toevoegen of verwijderen in een ruimte?
Je kunt dit vanaf beide kanten doen: vanuit de ruimte, of vanuit het project of de map zelf.
Vanuit de ruimte
Open de ruimte via het tabblad ‘Ruimtes ’.
Voeg een bestaand project of een bestaande map toe aan de ruimte, of maak er direct een nieuwe aan.
Om iets eruit te halen, haal je het uit de ruimte. Het project of de map wordt niet verwijderd, maar keert gewoon terug naar het hoogste niveau.
Vanuit het project of de map
Open de algemene instellingen en kies een ruimte uit het keuzemenu.
ℹ️ Een project of map hoort bij maximaal één ruimte. Als je het aan een andere ruimte toevoegt, verdwijnt het uit de vorige.
Rechten voor mappen en opslagruimte
Je kunt mensen uitnodigen om je te helpen bij het beheren van je mappen en ruimtes, en de projecten die daarin zitten. Een manager heeft alleen beheerdersrechten binnen zijn eigen map of ruimte, en nergens anders op het platform heeft hij uitgebreidere rechten.
Wat mapbeheerders kunnen doen:
Pas de mapbeschrijving en de bannerafbeelding aan
Nieuwe projecten maken in de map
Goedkeuren van projecten die door projectmanagers in de map zijn aangemaakt
Alle projecten binnen de map beheren
Wat ruimtebeheerders kunnen doen:
Pas de titel en beschrijving van de ruimte aan
Maak projecten en mappen aan binnen de ruimte
Goedkeuren van projecten die door projectmanagers binnen de ruimte zijn aangemaakt
Beheer alles in de ruimte, inclusief hele mappen en de projecten die daarin zitten
Projecten verwijderen
Beheerders kunnen elk project verwijderen.
Een ruimtebeheerder kan elk project in zijn of haar ruimte verwijderen.
Een mapbeheerder of projectbeheerder kan alleen een project verwijderen dat nog nooit is gepubliceerd. Zodra een project is gepubliceerd, kan alleen een beheerder of een ruimtebeheerder het verwijderen.
Wat geen van beide kan:
Toegang krijgen tot projecten of mappen buiten je eigen map of ruimte
Instellingen op platformniveau wijzigen
Om een beheerder aan te wijzen, open je de map of ruimte en ga je naar de machtigingsinstellingen ervan. Die persoon krijgt een e-mail waarin dat wordt vermeld.
Zichtbaarheid en beperkingen
Mappen
Zichtbaarheid van mappen en projecten:
Een gepubliceerde map is zichtbaar voor iedereen.
Als alle projecten in een map in concept staan, blijft de map verborgen totdat er minstens één project is gepubliceerd.
Als gepubliceerde projecten worden toegevoegd aan een conceptmap, verschijnt de map niet op de startpagina, maar de projecten blijven toegankelijk via directe links of zoeken.
Als een project is ingesteld op niet vermeld, verschijnt het niet in de map en ook niet als projectkaart in de map.
Een conceptproject verschijnt niet in de map - het verschijnt pas als het is gepubliceerd en in de lijst staat.
Huidige beperkingen:
Je kunt geen mappen binnen mappen hebben. Een map kan in een ruimte staan, maar kan nog steeds geen andere map bevatten.
Mappen hebben geen tijdlijnen.
Mappen worden niet hetzelfde getoond als projecten op de homepage (geen tijdsaanduiding of aantal opmerkingen/deelnemers).
Mappen kunnen niet op maat worden opgemaakt voor een afdeling of project.
Je kunt geen slimme groepen maken van alle mensen die deelnemen aan een map, je moet alle projecten in de map handmatig selecteren.
Standaard verschijnen projectkaarten aan de rechterkant van een mappenpagina. Deze positie kan worden bewerkt met behulp van de contentbouwer.
Ruimtes
Ruimtes werken hier anders dan mappen, dus ga er niet zomaar vanuit dat het hierboven beschreven gedrag van mappen ook hier geldt.
Een ruimte heeft geen eigen zichtbaarheidsinstelling en geen eigen pagina. Het gaat om een backoffice-groepering en een machtigingsniveau, dus er valt niets te publiceren of te verwijderen. Bewoners gaan nooit rechtstreeks naar een plek.
Omdat een ruimte geen pagina heeft, heeft deze ook geen bannerafbeelding, geen lay-out in de Content Builder en geen URL. Wat de bewoners zien, zijn nog steeds de projecten en mappen zelf.
Een ruimte kent geen tijdlijn en doet zelf niet mee.
Een project of map hoort bij maximaal één ruimte.
Als je een ruimte verwijdert, wordt de inhoud ervan niet mee verwijderd. De projecten en mappen gaan terug naar het hoogste niveau.