In deze video leggen we uit hoe je een online workshop op je platform opzet en aanpast. Je leert hoe je de functionaliteit van de workshop op maat kunt maken, live videovergaderingen kunt houden, en break-out rooms kunt opzetten om gelijktijdige groepsdiscussies mogelijk te maken.
​
Trefwoorden: tijdlijnopzet, stemming via de stemkastjes, inputs groeperen, break-outsessies.

Hieronder vind je een stap-voor-stap beschrijving die je door de belangrijkste stappen van het opzetten van je eigen online workshops leidt.

Om toegang te krijgen tot je workshops, log je eerst in op je platform als beheerder of projectmoderator. In je beheerpaneel is er een tabblad "Workshops" waar je toegang hebt tot de interface van je workshops. Klik op dit tabblad op 'Beheer je workshops' om deze interface te openen.

In de workshopinterface zie je de optie om een nieuwe workshop toe te voegen. Als je op deze knop klikt, kun je een naam en datum voor je workshop kiezen.

De slug bepaalt de url waar deelnemers je workshop kunnen vinden. Bijv. Als je slug 'climatepolicy' is, dan is de link naar de workshop 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Je kunt de verschillende stappen en activiteiten van je workshop beheren via de knop "Workshop beheren" rechtsboven in het workshopscherm. Als je eenmaal in het beheerderspaneel bent gekomen, klik je op +Stap toevoegen om de verschillende stappen aan te geven die je in je workshop wilt hebben. Gewoonlijk bevat dit een stap "Welkom" aan het begin, een stap "Conclusie" aan het einde en een paar stappen daartussen voor discussie en break-out ruimtes.

Je kunt zoveel groepen als je wilt toevoegen voor je workshop door op de knop +Groep toevoegen in het beheerderspaneel te klikken en de groep een naam te geven.

Er zijn twee soorten groepen: een grote plenaire groep, waar alle deelnemers samen zijn, en kleinere break-out rooms, waar de deelnemers zich in kunnen terugtrekken voor meer interactieve discussies. Als vuistregel lijkt één break-out room per 5-8 deelnemers goed te werken.

Telkens als je een nieuwe groep toevoegt, wordt je gevraagd de videochatinstellingen te configureren.

Je kunt deze instellingen niet uitschakelen voor beheerders. Ze zullen altijd toegang hebben tot al deze (en meer) opties, ongeacht de groepconfiguratie.

Tijdens deze stap moet je bepalen wat er in elke groep moet gebeuren tijdens elke stap - we noemen dit een "groep-stap." Je kunt dit doen door met je muis op het kruispunt van de stap en de groep die je wilt configureren te gaan staan en te klikken op +Voeg een groep-stap toe.

Als je een groep-stap toevoegt, kun je kiezen uit een aantal participatiemethoden. Elk van deze participatiemethoden beïnvloedt de interactie aan de rechterkant van het scherm. De video is altijd zichtbaar aan de linkerkant van het scherm, welke deelnamemethode je ook kiest.

Hieronder bespreken we in meer detail wat elk van deze participatiemethoden inhoudt:

Met deze methode kun je je deelnemers een of meer vragen stellen. Je kunt deelnemers dan de mogelijkheid geven om te "posten" (d.w.z. hun antwoorden op een digitaal post-it briefje schrijven) en/of te "stemmen" (bijv. berichten upvoten). De maximale lengte van geschreven antwoorden is 255 tekens, en je kunt ervoor kiezen om de berichten te configureren als vierkante kaarten of als rechthoekige kaarten die worden weergegeven in een lijstformaat.

Je zou dit ook in twee afzonderlijke stappen kunnen opdelen: in de ene stap zou je de deelnemers kunnen vragen hun antwoorden te posten, en in de volgende stap zou je de deelnemers kunnen vragen te stemmen op de antwoorden waar ze het meest mee eens zijn.

Tip: Selecteer 'Kopieer Q&A inputs van vorige stap' als je wilt dat de antwoorden van deelnemers van de vorige stap ook zichtbaar blijven in de huidige stap.

Deze methode is goed voor informatiegerichte stappen. Je kunt schriftelijke informatie delen met behulp van het "Info tekst" tekstvak. Het info tekstvak hier (en in andere stappen) kan worden geconfigureerd met basisopties voor tekstopmaak, inclusief opsommingstekens.
​

Deze stap kun je ook gebruiken als je een presentatie wilt geven. Met de optie scherm delen kun je een presentatie of andere media vanaf je computer uitzenden naar andere workshopdeelnemers.

Tip: gebruik de knop "Volledig scherm voor alle deelnemers" linksboven in het videoscherm om alle workshopdeelnemers in volledig scherm te zetten. Als je dit combineert met het delen van je scherm, hebben ze een veel beter zicht op het document dat je laat zien.
​
​

Break-out groepen

Wil je discussies in kleinere groepen? Geen probleem. Gebruik de "break-out groepen" participatiemethode om een lobby te maken - het zal alle deelnemers vragen om naar een kleinere break-out room te gaan (dit zijn de extra groepen die je hebt toegevoegd in Stap 3: Definieer je groepen).
​
Je kunt twee opties kiezen voor de breakoutrooms: -
​Zelfselectie: Deelnemers zelf laten kiezen aan welke breakout room ze deelnemen -
​Willekeurige toewijzing: Deelnemers willekeurig in een breakoutruimte verdelen
​

Om deelnemers willekeurig aan een groep toe te wijzen, kies je de methode Willekeurige Toewijzing. Zodra je in de break-out groep stap bent gekomen, kan elke workshop admin op de knop "Deelnemers verdelen over break-out groepen" klikken. Zo worden de deelnemers gelijkmatig over de verschillende groepen verdeeld. Workshopbeheerders blijven in de lobby en kunnen zich aansluiten bij de groep van hun keuze.

Niet vergeten! Je moet elk van de kleinere break-out groepen configureren met hun eigen participatiemethode.

Heb je verschillende break-out groepen die in een bepaalde stap dezelfde configuratie vereisen? Maak de eerste groep aan met de instellingen en vragen die je wilt, en vink voor de andere groepen het vakje "Deel de configuratie" van de eerste groep aan - dan wordt die configuratie automatisch gekopieerd, inclusief de info en de vragen. Als je wijzigingen aanbrengt in de configuratie van een groep worden alle andere groepen die dezelfde configuratie delen bijgewerkt. Dit kan echt tijd besparen.

Deze 2 methoden zijn onderdelen van dezelfde conclusiestroom. Gebruik in de laatste stap de methode 'conclusies schrijven' als mensen in kleinere break-out groepen zitten. Dit genereert een tekstvak waarmee je gezamenlijk een groepsconclusie kunt opstellen (Opmerking: iedereen kan de tekst in dit vak typen en bewerken. Om de tekst te bewerken klik je op het vakje "tekstveld bewerken" boven het tekstveld - om iemand anders toe te staan de tekst te bewerken haal je het vinkje weg).

Als je deze conclusies van de kleinere break-out groepen wilt delen met alle deelnemers, kun je in de volgende stap de 'Conclusies delen' methode gebruiken, gecombineerd met het terugbrengen van mensen naar de grote plenaire groep.

Dit zou vergelijkbaar zijn met het terugbrengen van iedereen uit kleine groepen om te delen wat ze hadden besproken in een "offline" workshop. In de stap "Conclusies delen" worden de gesprekssamenvattingen die in de break-out groepen zijn gemaakt automatisch voor iedereen zichtbaar.

Je kunt nu gemakkelijk door je werkplaats lopen, dingen uitproberen en controleren of alles is ingesteld zoals je voor ogen had.

Je kunt stappen vooruit door rechtsboven op de knop "Volgende stap" te klikken. Je kunt kiezen om meteen door te gaan naar de volgende stap, of een timer kiezen die iedereen laat weten dat de volgende stap over 10 seconden, een minuut of vijf minuten begint.

Als je terug wilt gaan en een van de stappen wilt controleren, open dan de interface 'Workshop beheren' en klik op 'Naar deze stap' bij de stap waar je naartoe wilt.

Heb je besloten dat je de volgorde van de stappen wilt veranderen? Geen probleem. Je kunt stappen onderling verplaatsen in het Beheerpaneel met de knop Stappen opnieuw ordenen. Klik op het pictogram, verander de volgorde van de stappen, en klik nogmaals op het pictogram om de nieuwe volgorde op te slaan.

Om de workshop te beëindigen klik je rechtsboven in het scherm op 'Beëindig de workshop', wat alle deelnemers naar een exitpagina leidt waar ze wat feedback kunnen geven.

Opmerking: Voeg tijdens het testen zelf geen geschreven invoer toe. We hebben momenteel geen gemakkelijke manier om die testinput later te wissen. Je zou die groep-stapconfiguratie dus helemaal opnieuw moeten doen om er vanaf te komen!

Als je klaar bent met het opzetten van je workshop kun je de link van de workshop delen met de deelnemers. De URL van de workshop is de manier om toegang te krijgen tot de workshop.

Kopieer gewoon de URL en (bijvoorbeeld 'jouwplatform.govocal.com/workshops/klimaatbeleid') en plak deze in je bericht of plaats deze achter een knop in een project op je platform.

Als je klaar bent met de workshop, kun je alle input exporteren die geleverd is via de peilingen, de Vraag&Antwoord kaarten, en de conclusies stap. In het beheerpaneel vind je bovenaan een pictogram met de tekst "Gegevens exporteren". Er wordt automatisch een Excel-spreadsheet gedownload met deze informatie - een tabblad voor elke stap in je workshop.

Als jij of je deelnemers problemen hebben om je audio of video aan de praat te krijgen, staan hieronder een paar basisopties om problemen op te lossen:

Capaciteit workshops: De workshops ondersteunen maximaal 50 deelnemers. Als je veel deelnemers hebt, kunnen de snelheid en kwaliteit van de video afnemen. Je kunt dit helpen voorkomen door de camera's van mensen standaard uit te zetten als ze een kamer binnenkomen. Als er al 50 mensen in de zaal zijn, mag er niemand meer bij.

Toegang en browsers:

Een afbeelding toevoegen in een infovak: Je kunt ook een afbeelding toevoegen in het tekstvak door een URL in te voeren waar de afbeelding wordt gehost. De afbeelding moet worden gehost door een provider zoals www.postimage.org - gebruik de directe link en kopieer/plak deze in het tekstveld.

Admin-rechten: Iedereen die is aangemeld bij het GoVocal platform als Admin of Project Manager kan Admin-rechten krijgen in de workshop. Dit betekent dat ze de workshop kunnen beheren, stappen kunnen toevoegen/bewerken, de stappen vooruit kunnen zetten en de workshop kunnen beëindigen.
​
​Belangrijk: De eerste Admin of Project Manager die de workshopruimte binnenkomt, krijgt 'superadmin'-rechten. Door op de drie puntjes rechtsboven in het videoscherm van een andere Admin of Project Manager te klikken, kun je hen ook Moderatorrechten geven. Hiermee kunnen ze deelnemers dempen en eruit schoppen.