Om toegang te krijgen tot uw workshops, log je eerst in op het platform als beheerder of projectmoderator. In het beheerpaneel is er een tabblad "Workshops" waar je naartoe kunt gaan om toegang te krijgen tot de interface van uw workshops.

In de workshop interface zie je de optie om een nieuwe workshop toe te voegen. Als je op deze knop klikt, word je gevraagd een naam en datum voor uw workshop te kiezen.

De slug definieert de url waar de deelnemers de workshop kunnen vinden. Als de slug bijvoorbeeld 'climatepolicy' is, is de link naar de workshop 'yourplatform.citizenlab.co/workshops/climatepolicy'.

De workshop is alleen zichtbaar voor deelnemers tot de einddatum/tijd die je hier opgeeft. Nadat de datum/tijd van de workshop is verstreken, kunnen alleen platformbeheerders en moderators deze bekijken op de pagina van de workshop.
​

Je kunt de verschillende stappen en activiteiten van de workshop beheren via de knop "Workshop Beheren" rechtsboven in het scherm. Zodra je in de workshop omgeving bent, klik je “Voeg stap” om de verschillende stappen te specificeren. Meestal omvat dit een "Welkom" stap aan het begin, een "Conclusie" stap aan het einde, en een paar stappen tussendoor voor discussie en break-out ruimtes.

Je kunt aan de workshop zoveel groepen toevoegen als je wilt door op de knop “Groep toevoegen” in het adminpaneel te klikken en de groep een naam te geven.

Er zijn twee soorten groepen: een grote plenaire groep, waar alle deelnemers samen zijn, en kleinere break-out groepen, waar de deelnemers een meer interactieve discussie aan kunnen gaan. Richtlijn is dat per break-out groep idealiter 5-8 deelnemers zijn.

Elke keer dat je een nieuwe groep toevoegt, word je gevraagd om de instellingen van de videochat te configureren.

Let op: Je kunt deze instellingen niet uitschakelen voor platformbeheerders en projectbeheerders. Zij hebben altijd toegang tot al deze (en meer) opties, ongeacht de configuratie van de stap

Tijdens deze stap moet je bepalen wat er in elke groep moet gebeuren - we noemen dit een "stap". Je kunt dit doen door met de muis te zweven op de kruising tussen de stap en de groep die je wilt configureren en vervolgens op ‘Stap Toevoegen’ te klikken.

Wanneer je een stap toevoegt, heb je een aantal participatiemethoden waaruit je kunt kiezen. Elk van deze participatiemethode bepaalt de mogelijkheden aan de rechterkant van het scherm. De video is altijd zichtbaar aan de linkerkant van het scherm, ongeacht welke participatiemethode je kiest.

Hieronder bespreken we meer in detail wat elk van deze participatiemethodes inhoudt:

Deze methode is goed voor informatiegerichte stappen. Je kunt schriftelijke informatie delen met behulp van het tekstvak "Infotekst". Het infotekstvak kan hier (en in andere stappen) geconfigureerd worden met basisopties voor tekstopmaak, inclusief opsommingstekens.

Deze stap kan ook gebruikt worden als je een presentatie wilt geven. Met de ‘

share screen’ optie kan je een presentatie of andere media delen met de andere deelnemers van de workshop.

Tip: gebruik de knop "Volledig scherm voor alle deelnemers" linksboven in het videoscherm om voor alle deelnemers de presentatie zichtbaar te maken in volledig scherm.

Tip: gebruik de eerste stap van een workshop, de plaats waar mensen 'binnenkomen', om de deelnemers alvast de belangrijkste info ivm de workshop-omgeving mee te geven. Bijvoorbeeld aan de hand van deze afbeelding:
​
​

Met deze methode kan je de deelnemers één of meerdere vragen stellen. Je kan de deelnemers de optie geven om te "posten" (d.w.z. hun antwoorden op een digitale post-it te schrijven) en/of te "stemmen" (d.w.z. het ‘ iken’ van posts).

De maximale lengte van de geschreven antwoorden is 255 tekens. Je kan kiezen of de berichten worden weergegeven als vierkante of rechthoekige kaarten die worden weergegeven in een lijstformaat.

Je kunt dit ook in twee afzonderlijke stappen verdelen: in de eerste stap de deelnemers vragen hun antwoorden te posten, en in de volgende stap de deelnemers vragen te stemmen op de antwoorden.

Tip: Selecteer 'Vragen en antwoorden van de vorige stap kopiëren' als je wilt dat de antwoorden van de deelnemers van de vorige stap ook in de huidige stap zichtbaar blijven.

Voor kleinere groepsdiscussies kan je de optie "breakout rooms" kiezen. Er zijn twee opties:

Vergeet niet! Elk van de kleinere break-out ruimtes moeten apart geconfigureerd worden met hun eigen participatiemethode.

Tip: Zijn er meerdere break-out ruimtes waarin je dezelfde configuratie wilt? Maak de eerste ruimte aan met de instellingen en vragen die je wilt en vink voor de andere ruimtes het vakje 'Deel de configuratie' van de eerste ruimte aan. Die configuratie wordt automatisch gekopieerd, inclusief de info en de vragen. Wanneer je wijzigingen aanbrengt in de configuratie van de ene kamer, zal het alle andere ruimten die dezelfde configuratie delen, updaten.

Deze 2 methoden maken deel uit van dezelfde stroom. Gebruik de 'Conclusies schrijven’ methode in de laatste stap van de break-out ruimtes. Hier kan men samen een groepsconclusie opstellen.

Opmerking: iedereen die zich als beheerder of projectbeheerder van het platform heeft aangemeld, kan de tekst in dit kader intypen en bewerken. Om de tekst te bewerken, klik je op het vakje "tekstveld bewerken" boven het tekstveld. Om iemand anders de tekst te laten bewerken, vink je het vakje uit.

Als je deze conclusies van de breakout ruimtes met alle deelnemers wilt delen, kan je in de volgende stap de methode ‘Conclusies delen’ toepassen. Doe dit in combinatie met het terugbrengen van de deelnemers naar de plenaire hoofdruimte. Met deze functie worden de conclusies uit de break out ruimtes automatisch voor iedereen zichtbaar gemaakt.

Je kunt nu gemakkelijk door de workshop lopen, dingen uitproberen en controleren of alles correct is opgezet. Je kunt stappen vooruit zetten door op de knop "Volgende stap" rechtsboven in het scherm te klikken. Je kunt ervoor kiezen om direct door te gaan naar de volgende stap, of een timer te selecteren die iedereen laat weten dat de volgende stap over 10 seconden, een minuut of vijf minuten begint.

Als je terug wilt gaan naar een vorige stap opent je het Beheerpaneel en klik je op 'Ga naar stap' op de stap waar je naartoe wilt gaan.

De mogelijkheid bestaat de volgorde van stappen achteraf te wijzigen. In het beheerpaneel kun je de stappen onderling verplaatsen met behulp van de knop 'Stappen opnieuw ordenen'. Klik op het icoontje, verander de volgorde van de stappen en klik nogmaals op het icoontje om de nieuwe volgorde op te slaan.

Om de workshop af te sluiten klikt u op het exit-icoontje rechtsboven in het scherm. Je kunt ervoor kiezen om de workshop zelf te verlaten of om de workshop voor iedereen te beëindigen, wat alle deelnemers naar een afsluitende pagina leidt.

Let op: Voeg bij het testen zelf geen testinput toe. Op dit moment is er (nog) geen eenvoudige manier om die testinput later te wissen en zou je de workshop opnieuw op moeten zetten.

Om mensen uit te nodigen voor de workshop, deel je de URL van de workshop. Dit is een URL van het platform, met /workshops toegevoegd aan het einde (Bijvoorbeeld, gemeente.citizenlab.co/workshops). Dit brengt mensen naar de homepagian van de workshops waar ze kiezen welke workshop ze willen bezoeken.

Wanneer u in uw workshopomgeving bent, is de url die u ziet in uw browser degene die u kunt delen met de deelnemers om toegang te krijgen tot de workshop.

Wanneer de workshop is afgelopen kan je alle input exporteren via de knop “exporteer de data’. Deze functie is te vinden in het beheeroverzicht van de workshop.

Als u of uw deelnemers moeite hebben om uw audio of video aan het werk te krijgen, staan hieronder een paar basisopties voor het oplossen van problemen:

Zorg ervoor dat u alle andere videochatprogramma's uitschakelt tijdens een workshop, omdat andere hulpmiddelen uw camera kunnen gebruiken en blokkeren.

Zorg ervoor dat de camera en de microfoon zijn ingeschakeld in de Chrome-browser. U kunt deze instellingen openen door op het hangslotpictogram naast de URL in de adresbalk te klikken.

Binnen het videogebied kunt u ook de instellingen van uw microfoon en camera controleren door te klikken op de microfoon- en videopictogrammen aan de onderkant van het videoscherm, en ook in de Instellingen rechtsonder in het scherm.

U kunt ook proberen de cookies op de site te verwijderen en soms zal een goede verversing van de browser het probleem helpen oplossen!

Belangrijke opmerkingen:

Workshopcapaciteit: De workshops ondersteunen maximaal 40-50 deelnemers. Als u veel deelnemers heeft, kan de snelheid en kwaliteit van de video afnemen. U kunt dit helpen voorkomen door de camera's van mensen standaard 'uit' te zetten als ze een ruimte binnenkomen.

Taal van de workshop: Om er zeker van te zijn dat de taal van het platform de juiste is, voegt u het volgende toe aan het einde van uw platform URL om te delen met deelnemers (bijv. platform.citizenlab.co/workshops/sign-in?locale=nl-NL

Als de taal die u nodig heeft niet in bovenstaande lijst staat, neem dan contact op met Support voor meer informatie. We werken aan het automatiseren van de taalkeuze van de workshop en zullen dit ondersteuningsartikel updaten zodra dat klaar is.

De workshop is alleen toegankelijk op desktop apparaten, dus niet met een tablet of een smartphone.

De workshop is alleen toegankelijk met Google Chrome, Microsoft Edge of Firefox (80+) als browser.

Voor mensen die gebruik maken van bedrijfslaptops en -netwerken: controleer vooraf of uw Citrix/VPN/en andere beveiligingsinstellingen toegang geven tot deze link. Soms is er een probleem met de configuratie van de netwerken. Als u problemen heeft met de toegang tot de workshop, neem dan contact op met uw IT-afdeling om te zien of zij de firewallinstellingen kunnen wijzigen, of probeer het eens met uw persoonlijke laptop of persoonlijke internetnetwerk.

U kunt ook een afbeelding toevoegen in het tekstvak door een URL in te voeren waar de afbeelding wordt gehost. De afbeelding moet worden gehost door een provider zoals www.postimage.org - zorg ervoor dat u de directe link gebruikt en kopieer/plak deze in het tekstveld.

Iedereen die is aangemeld bij het CitizenLab platform als admin of projectbeheerder kan adminrechten krijgen in de workshop. Dit betekent dat zij de workshop kunnen beheren, stappen kunnen toevoegen/bewerken, de stappen vooruit kunnen zetten en de workshop kunnen beëindigen.

Belangrijk: De eerste Admin of Projectanager die de workshopruimte binnenkomt, krijgt 'superadmin' rechten. Door op de drie stippen rechtsboven in het videoscherm van een andere Admin of Project Manager te klikken, kunt u hen ook moderatorrechten toekennen. Zo kunnen ze de deelnemers dempen en wegkiepen.