In dit artikel leggen we uit hoe je een online workshop op je platform kunt opzetten en aanpassen. Je leert hoe je de functionaliteit van de workshop op maat kunt maken, live videovergaderingen kunt houden, en break-out rooms kunt opzetten om gelijktijdige groepsdiscussies mogelijk te maken.

Hieronder vind je stap-voor-stap beschrijving die je door de belangrijkste stappen van het opzetten van je eigen online workshops leidt.

Om toegang te krijgen tot uw workshops, log eerst in op uw platform als administrator of projectmoderator. In uw beheerderspaneel is er een "Workshops" tabblad waar u toegang heeft tot uw workshop interface, in dit tabblad klik op 'Beheer uw workshops' om deze interface te openen.

In de workshop interface ziet u de optie om een nieuwe workshop toe te voegen. Klik op deze knop om u te vragen een naam en datum te kiezen voor uw workshop.

De slug definieert de url waar de deelnemers uw workshop zullen vinden. Bijv. als je slug 'klimaatbeleid' is, zal de link naar de workshop 'yourplatform.govocal.com/workshops/klimaatbeleid' zijn.

U kunt de verschillende stappen en activiteiten van uw workshop beheren via de knop "Beheren" in de rechterbovenhoek van het workshopscherm. Zodra u het beheerderspaneel hebt ingevoerd, klikt u op +Add stap om de verschillende stappen op te geven die u wilt in uw workshop. Geheugens, dit bevat een "Welcome" stap aan het begin, een "Conclusie" stap aan het einde, en een paar stappen daartussen voor discussie en het uiteenvallen van kamers.

U kunt zoveel kamers toevoegen als u voor uw workshop wilt door te klikken op de +Voeg ruimte knop toe in het admin paneel en de kamer een naam te geven.

Er zijn twee soorten kamers: een hoofdzaal voor de plenaire vergadering, waar alle deelnemers samen zijn. en kleinere sloppenkamers, die de deelnemers in een meer interactieve discussie zullen storten. Als vuistregel lijkt één onderbrekingsruimte voor elke 5-8 deelnemers goed te werken.

Elke keer als je een nieuwe kamer toevoegt, wordt je gevraagd de instellingen voor video-chat te configureren.

U kunt deze instellingen niet uitschakelen voor platformbeheerders en projectbeheerders. Ze zullen altijd toegang hebben tot al deze (en meer) opties, ongeacht de kamerconfiguratie.

Tijdens deze stap moet je bepalen wat er in elke kamer moet gebeuren - we noemen dit een kamer. U kunt dit doen door de muis te plaatsen in de tussensectie tussen de stap en de ruimte die u wilt configureren en te klikken op +Voeg ruimte toe.

Wanneer je een kamer toevoegt, kun je kiezen uit een aantal methodes voor deelname. Elk van deze deelnamemethoden heeft invloed op de interactie aan de rechterkant van het scherm. De video is altijd zichtbaar aan de linkerkant van het scherm, ongeacht welke participatiemethode u kiest.

Hieronder bespreken we meer in detail wat elk van deze participatiemethoden betekent:

Met deze methode kan je de deelnemers een of meer vragen stellen. Je kunt de deelnemers vervolgens de optie geven om "post" (d.w.z. hun antwoorden te schrijven naar een digitale post-it notitie) en/of "stem" (d.w.z. upvote berichten). De maximale lengte van geschreven antwoorden is 255 tekens, en u kunt kiezen of de berichten worden geconfigureerd als vierkante kaarten, of als rechthoekige kaartjes die worden weergegeven in een lijstformaat.

U kunt dit ook in twee afzonderlijke stappen opsplitsen: in één stap kunt u de deelnemers vragen hun antwoorden te posten, en in de volgende stap vraag ik de deelnemers om te stemmen over de antwoorden waar ze het meest achter staan.

Tip: Selecteer 'Kopieer Q&Een invoer van de vorige stap' als je wilt dat de antwoorden van de deelnemers ook zichtbaar blijven in de huidige stap.

Deze methode is goed voor op informatie gerichte stappen. Je kunt geschreven informatie delen via het tekstvak "Info tekst". Het tekstvak hier (en in andere stappen) kan worden geconfigureerd met de basisopties voor het opmaak van teksten, inclusief bulletpoints.
≤

Deze stap kan ook worden gebruikt als je een presentatie wilt geven. Met de optie 'Deel scherm' kunt u vanaf uw computer een presentatie of andere media uitzenden naar andere workshop deelnemers.

Tip: gebruik de knop "Volledig scherm voor alle deelnemers" linksboven in het videoscherm om alle deelnemers aan de workshop naar volledig scherm te laten gaan. Als je dit combineert met het delen van je scherm, zullen ze een veel beter beeld hebben van wat je ook aan het weergeven bent.
×
!

Kamer uitbreken

Wil je kleinere groepsdiscussies voeren? Geen probleem. Gebruik de "breakout rooms" deelname methode om een lobby te maken - het zal alle deelnemers ertoe aanzetten om een kleinere ruimte te betreden (dit zijn de extra kamers die je hebt toegevoegd in stap 3: Definieer je kamers).
​
U kunt twee opties voor breakoutrooms kiezen: -
​Zelfselectie: Deelnemers zelf laten kiezen aan welke breakoutroom ze deelnemen -
​Willekeurige toewijzing: Deelnemers willekeurig in een breakoutruimte indelen
​

Selecteer de willekeurige willekeurige toewijzing van deelnemers aan een breakout kamer, de willekeurige toewijzing methode. Zodra u in de breakout room stap bent gezet, kan elke workshop beheerder op de knop "Deelnemers verdelen voor uitgesplitste kamers" klikken Dit zal gelijkmatig deelnemers toewijzen in de verschillende kamers. Beheerder van de werkplaats blijft in de lobby en kan zich aansluiten bij welke kamer ze ook kiezen.

Vergeet het niet! U moet elke kleinere breakout ruimtes met hun eigen deelnamemethode configureren.

Heeft u verschillende breinruimtes die dezelfde configuratie in een bepaalde stap vereisen? Creëer de eerste kamer met de instellingen en vragen die je zou willen en voor de andere kamers, Vink het selectievakje aan om de configuratie van de eerste kamer te delen - deze zal automatisch de configuratie kopiëren, inclusief de informatie en de vragen. Wanneer u de configuratie van één kamer wijzigt, zal het alle andere kamers bijwerken die dezelfde configuratie delen. Dit kan een echte tijdbesparing zijn.

Deze twee methoden maken deel uit van dezelfde conclusiestroom. Gebruik de methode van 'Summarise discussie' in de laatste stap waar mensen in kleinere break-out kamers zijn. Dit genereert een tekstvak waarmee je samen een groepsconclusie kunt ontwerpen (Opmerking: iedereen kan intypen en de tekst in deze box bewerken. Om de tekst te bewerken, klik op het vak 'tekstveld bewerken' boven het tekstveld - om iemand anders de tekst te laten bewerken Vink het vakje uit.)

Als u de conclusies van deze kleinere onderbrekingsruimte wilt delen met alle deelnemers, je kunt de methode "Rapporteer uit" gebruiken in de volgende stap, in combinatie met het terugbrengen van mensen naar de hoofdplenaire zaal.

Dat zou gelijk zijn aan het bijeenbrengen van iedereen van kleine fracties om datgene te delen wat zij besproken hebben in een "in-person" workshop. In de stap 'Rapporteer uit' tonen de discussieoverzichten die in de uitbraken werden gegenereerd, automatisch aan dat iedereen ze kan zien.

U kunt nu gemakkelijk door uw workshop lopen, dingen testen en controleren of alles is ingesteld op de manier die u hebt voorgesteld.

Je kunt stappen vooruit zetten door te klikken op de knop "Volgende stap" rechtsboven in het scherm. U kunt ervoor kiezen om meteen naar de volgende stap te gaan. of selecteer een timer die iedereen laat weten dat de volgende stap over 10 seconden, één minuut of vijf minuten zal beginnen.

Als u terug wilt gaan en een van de stappen wilt controleren, open dan de 'Beheer' interface, en klik op 'Ga naar stap' op de stap waar je naartoe wilt gaan.

Heeft u besloten dat u de volgorde van de stappen wilt wijzigen? Geen probleem. Je kunt stappen tussen elkaar verplaatsen in het Admin Paneel met behulp van de Reorder Stappen knop. Klik op het icoon, verander de volgorde van de stappen en klik nogmaals op het pictogram om de nieuwe bestelling op te slaan.

Om de workshop te beëindigen, klik je op 'End workshop for all' aan de rechterbovenzijde van het scherm, dit brengt alle deelnemers naar een exit pagina waar ze wat feedback kunnen geven.

Opmerking: Bij het testen, voeg zelf geen schriftelijke invoer toe. We hebben momenteel geen gemakkelijke manier om die test invoer later te wissen. Dus je zou die kamerstap configuratie opnieuw moeten uitvoeren om er van af te geraken!

Wanneer u klaar bent met het opzetten van uw workshop kunt u de link van de workshop met de deelnemers delen. De URL van de workshop is de manier om toegang te krijgen tot de workshop.

Kopieer de URL en (bijv. 'yourplatform.govocal.com/workshops/klimatepolicy') en plak het in je bericht of plak het achter een knop in een project op je platform.

Wanneer je klaar bent met de workshop, kun je alle input exporteren die via de opiniepeilingen is geleverd, de Q&Een kaart, en de invoerconclusies stap. In het beheerpaneel vind je een icoon bovenaan het label "Export Data." Het downloadt automatisch een Excel-werkblad met deze informatie - één tabblad voor elke stap in uw workshop.

Als u of uw deelnemers moeite hebben om uw audio of video te laten werken, zijn hieronder enkele basisopties voor het oplossen van problemen:

Workshop capaciteit: De workshops ondersteunen tot 50 deelnemers. Als je veel deelnemers hebt, kan de snelheid en kwaliteit van de video verslechteren. U kunt helpen dit te voorkomen door de camera's van mensen standaard uit te zetten als ze een kamer binnengaan. Als er al vijftig mensen in de kamer zijn, mag er niemand meer binnenkomen.

Toegang en browsers:

Een afbeelding toevoegen in een info-box: U kunt ook een afbeelding toevoegen in het tekstvak door een URL in te voeren waar de afbeelding wordt gehost. De afbeelding moet worden gehost door een aanbieder zoals www.postimage. rg - zorg ervoor dat je de directe link gebruikt en kopieer/plakt in het tekstveld.

Beheer rechten: Iedereen die als Admin of Project Manager is aangemeld bij het GoVocal platform kan admin rechten krijgen in de workshop. Dit betekent dat ze de workshop kunnen beheren, stappen kunnen toevoegen/bewerken, stappen vooruit kunnen zetten en de workshop kunnen beëindigen.
→
×Belangrijk: De eerste beheerder of projectmanager die de workshop betreedt krijgt de rechten van 'superadmin'. Door te klikken op de drie stippen rechtsboven in de rechterbovenhoek van een andere beheerder of projectmanager videoscherm, je kan ze ook rechten toekennen aan moderator. Dit stelt hen in staat deelnemers te dempen en uit te schakelen.