En este vídeo te explicamos cómo configurar y personalizar un taller online en tu plataforma. Aprenderás a adaptar la funcionalidad del taller, a celebrar reuniones de vídeo en directo y a configurar grupos de trabajo para facilitar debates de grupo simultáneos.
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Palabras clave: establecimiento de un calendario, votación de dote, agrupación de aportaciones, sesiones de grupo.

A continuación encontrarás una descripción paso a paso que te guiará por los principales pasos para crear tus propios talleres online.

Para acceder a tus talleres, primero inicia sesión en tu plataforma como administrador o moderador de proyecto. En tu panel de administración, hay una pestaña "Talleres" donde puedes acceder a la interfaz de tus talleres, en esta pestaña haz clic en "Gestionar tus talleres" para entrar en esta interfaz.

En la interfaz del taller, verás la opción de añadir un nuevo taller. Al hacer clic en este botón, se te pedirá que elijas un nombre y una fecha para tu taller.

El slug define la url donde los participantes encontrarán tu taller. Por ejemplo si tu slug es 'climatepolicy', el enlace al taller será 'tuplataforma.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Puedes gestionar los diferentes pasos y actividades de tu taller a través del botón "Gestionar" situado en la esquina superior derecha de la pantalla del taller. Una vez que hayas entrado en el panel de administración, haz clic en +Añadir paso para especificar los diferentes pasos que te gustaría tener en tu taller. Normalmente, esto incluye un paso de "Bienvenida" al principio, un paso de "Conclusión" al final y algunos pasos intermedios para el debate y las salas de descanso.

Puedes añadir tantas salas como quieras para tu taller haciendo clic en el botón +Añadir sala en el panel de administración y dándole un nombre a la sala.

Hay dos tipos de salas: una sala plenaria principal, donde se reúnen todos los participantes, y otras salas más pequeñas, en las que los participantes se dividen para mantener un debate más interactivo. Como regla general, una sala de descanso por cada 5-8 participantes parece funcionar bien.

Cada vez que añadas una nueva sala, se te pedirá que configures los ajustes del videochat.

No puedes desactivar estos ajustes para los administradores de plataforma y los jefes de proyecto. Siempre tendrán acceso a todas estas (y más) opciones, independientemente de la configuración de la sala.

Durante este paso, tienes que definir lo que tiene que ocurrir en cada sala durante cada paso: a esto lo llamamos "paso de sala". Para ello, pasa el ratón por la intersección entre el paso y la sala que quieras configurar y haz clic en +Añadir paso de sala.

Cuando añades un paso de sala, puedes elegir entre varios métodos de participación. Cada uno de estos métodos de participación afecta a la interacción en la parte derecha de la pantalla. El vídeo siempre está visible en la parte izquierda de la pantalla, independientemente del método de participación que elijas.

A continuación, tratamos con más detalle lo que implica cada uno de estos métodos de participación:

Con este método, puedes plantear a tus participantes una o varias preguntas. A continuación, puedes dar a los participantes la opción de "publicar" (es decir, escribir sus respuestas en una nota adhesiva digital) y/o "votar" (es decir, dar un voto positivo a las publicaciones). La longitud máxima de las respuestas escritas es de 255 caracteres, y puedes elegir que los mensajes se configuren como tarjetas cuadradas o como tarjetas rectangulares que se muestran en formato de lista.

También puedes dividirlo en dos pasos distintos: en un paso, puedes pedir a los participantes que publiquen sus respuestas y, en el siguiente, pedirles que voten las respuestas con las que estén más de acuerdo.

Consejo: Selecciona "Copiar entradas Q&A del paso anterior" si quieres que las respuestas de los participantes del paso anterior permanezcan visibles también en el paso actual.

Este método es bueno para los pasos orientados a la información. Puedes compartir información escrita utilizando el cuadro de texto "Texto informativo". El cuadro de texto de información aquí (y en otros pasos) puede configurarse con opciones básicas de formato de texto, incluyendo viñetas.
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Este paso también se puede utilizar si quieres hacer una presentación. La opción de compartir pantalla te permite transmitir una presentación u otro medio desde tu ordenador a otros participantes del taller.

Consejo: utiliza el botón "Pantalla completa para todos los participantes" en la parte superior izquierda de la pantalla de vídeo para que todos los participantes del taller pasen al modo de pantalla completa. Si combinas esto con compartir tu pantalla, tendrán una visión mucho mejor de cualquier documento que estés mostrando.
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Salas de descanso

¿Quieres mantener debates en grupos más pequeños? No hay problema. Utiliza el método de participación "salas de descanso" para crear un vestíbulo: pedirá a todos los participantes que se unan a una sala de descanso más pequeña (son las salas adicionales que añadiste en el Paso 3: Define tus salas).
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Puedes elegir dos opciones para las salas de breakout: -
​Autoselección: Permite que los participantes elijan por sí mismos la sala a la que se unirán -
​Asignación aleatoria: Distribuye aleatoriamente a los participantes en una sala de breakout
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Para asignar aleatoriamente a los participantes a una sala de reunión, selecciona el método Asignación aleatoria. Una vez que hayas entrado en el paso de las salas de reunión, cualquier administrador del taller puede hacer clic en el botón "Distribuir a los participantes a las salas de reunión". Esto asignará uniformemente a los participantes a las distintas salas. El administrador del taller permanecerá en el vestíbulo y podrá incorporarse a la sala que elija.

¡No lo olvides! Tendrás que configurar cada una de las salas de descanso más pequeñas con su propio método de participación.

¿Tienes varias salas de descanso que requieren la misma configuración en un paso determinado? Crea la primera sala con la configuración y las preguntas que desees, y para las demás salas, marca la casilla "Compartir la configuración" de la primera sala: se copiará automáticamente esa configuración, incluyendo la información y las preguntas. Cuando realices cambios en la configuración de una sala, se actualizarán todas las demás salas que compartan la misma configuración. Esto puede ahorrar mucho tiempo.

Estos 2 métodos son partes del mismo flujo de conclusión. Utiliza el método "Resumir el debate" en el último paso, cuando las personas se encuentren en salas de reunión más pequeñas. Esto genera un cuadro de texto que te permite redactar en colaboración una conclusión de grupo (Nota: cualquiera puede escribir y editar el texto de este cuadro. Para editar el texto, haz clic en la casilla "editar campo de texto" situada encima del campo de texto; para permitir que otra persona edite el texto, sólo tienes que desmarcar la casilla).

Si quieres compartir estas conclusiones de las salas de reunión más pequeñas con todos los participantes, puedes utilizar el método "Informar" en el siguiente paso, combinado con llevar a la gente de vuelta a la sala plenaria principal.

Esto sería similar a reunir a todos de nuevo en pequeños grupos para compartir lo que habían debatido en un taller "en persona". En el paso "Informar", los resúmenes de los debates que se generaron en las salas de reunión se muestran automáticamente para que todos puedan verlos.

Ahora puedes recorrer fácilmente tu taller, probar cosas y comprobar si todo está configurado como habías previsto.

Puedes avanzar pasos pulsando el botón "Siguiente paso" en la parte superior derecha de la pantalla. Puedes elegir avanzar inmediatamente al siguiente paso, o seleccionar un temporizador que avise a todos de que el siguiente paso comenzará en 10 segundos, un minuto o cinco minutos.

Si quieres volver atrás y comprobar uno de los pasos, abre la interfaz "Gestionar" y haz clic en "Ir al paso" en el paso al que quieras ir.

¿Has decidido que quieres cambiar el orden de los pasos? No hay problema. Puedes mover pasos entre sí en el Panel de Administración utilizando el botón Reordenar Pasos. Haz clic en el icono, cambia el orden de los pasos y vuelve a hacer clic en el icono para guardar el nuevo orden.

Para finalizar el taller, haz clic en "Finalizar el taller para todos" en la parte superior derecha de la pantalla, lo que llevará a todos los participantes a una página de salida en la que podrán dar su opinión.

Nota: Cuando hagas pruebas, no añadas tú mismo la entrada escrita. Actualmente no tenemos una forma fácil de borrar esa entrada de prueba más adelante. Así que tendrías que rehacer por completo la configuración de ese paso de sala para deshacerte de él.

Cuando hayas terminado de configurar tu taller, puedes compartir el enlace del taller con los participantes. La URL del taller es la forma de acceder al taller.

Sólo tienes que copiar la URL y (por ejemplo, 'tuplataforma.govocal.com/workshops/climatepolicy') y pegarla en tu mensaje o ponerla detrás de un botón en un proyecto de tu plataforma.

Cuando hayas terminado con el taller, puedes exportar todas las aportaciones que se hicieron a través de las encuestas, las tarjetas Q&A y el paso de conclusiones de las aportaciones. En el panel de administración, encontrarás un icono en la parte superior llamado "Exportar datos". Descargará automáticamente una hoja de cálculo Excel con esta información: una pestaña para cada paso de tu taller.

Si tú o tus participantes tenéis dificultades para que funcione el audio o el vídeo, a continuación se indican algunas opciones básicas para solucionar problemas:

Capacidad de los talleres: Los talleres admiten hasta 50 participantes. Si tienes muchos participantes, la velocidad y la calidad del vídeo pueden degradarse. Puedes ayudar a evitarlo configurando las cámaras de las personas para que estén "apagadas" por defecto cuando entren en una habitación. Si ya hay 50 personas en la sala, no se permitirá la entrada a nadie más.

Acceso y navegadores:

Añadir una imagen en un cuadro de información: También puedes añadir una imagen en el cuadro de texto introduciendo una URL donde esté alojada la imagen. La imagen debe estar alojada en un proveedor como www.postimage.org - asegúrate de utilizar el enlace directo y copiarlo/pegarlo en el campo de texto.

Derechos de administrador: Cualquiera que haya iniciado sesión en la plataforma GoVocal como Administrador o Jefe de Proyecto puede tener derechos de Administrador en el taller. Esto significa que pueden gestionar el taller, añadir/editar pasos, avanzar los pasos y finalizar el taller.
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​Importante: Al primer Administrador o Jefe de Proyecto que entre en la sala del taller se le asignan derechos de "superadministrador". Haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha de la pantalla de vídeo de cualquier otro Administrador o Gestor de Proyectos, puedes concederle también derechos de Moderador. Esto les permitirá silenciar y expulsar a los participantes.