En este artículo explicamos cómo configurar y personalizar un taller en línea en su plataforma. Aprenderás a adaptar la funcionalidad del taller, a celebrar reuniones de vídeo en directo y a configurar grupos de trabajo para facilitar debates de grupo simultáneos.

A continuación encontrará una descripción paso a paso que le guiará a través de los principales pasos de la creación de sus propios talleres en línea.

Para acceder a sus talleres, primero inicie sesión en su plataforma como administrador o moderador del proyecto. En tu panel de administración, hay una pestaña "Tallers" donde puedes acceder a tu interfaz de taller, en esta pestaña haga clic en 'Administrar sus talleres' para entrar en esta interfaz.

En la interfaz del taller, verás la opción de añadir un nuevo taller. Al hacer clic en este botón le pedirá que elija un nombre y una fecha para su taller.

El slug define la url donde los participantes encontrarán su taller. Ejemplo. si su slug es 'climatepolicy', el enlace al taller será 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Puede gestionar los diferentes pasos y actividades de su taller a través del botón "Administrar" en la esquina superior derecha de la pantalla del taller. Una vez que haya entrado en el panel de administración, haga clic en +Añadir paso para especificar los diferentes pasos que le gustaría tener en su taller. Comúnmente, esto incluye un paso "Bienvenido" al principio, un paso "Conclusión" al final, y algunos pasos entre para la discusión y las salas de separación.

Puedes añadir tantas habitaciones como quieras para tu taller haciendo clic en el botón +Añadir habitación en el panel de administración y dando un nombre a la habitación.

Hay dos tipos de habitaciones: una sala principal en la que todos los participantes están juntos, y salas más pequeñas, en las que los participantes se organizarán para una discusión más interactiva. Como regla general, un espacio de partida para cada 5-8 participantes parece funcionar bien.

Cada vez que añadas una nueva sala, se le pedirá que configure la configuración del chat de vídeo.

No puede desactivar esta configuración para administradores de plataforma y administradores de proyectos. Siempre tendrán acceso a todas estas (y más) opciones, independientemente de la configuración de la sala.

Durante este paso, usted necesita definir lo que debe pasar en cada habitación durante cada paso - lo llamamos "paso de espacio". Puede hacerlo colocando el cursor en la intersección entre el paso y la habitación que desea configurar y haciendo clic en +Añadir paso de sala.

Cuando añades un paso de sala, tienes una serie de métodos de participación entre los que elegir. Cada uno de estos métodos de participación afecta a la interacción en el lado derecho de la pantalla. El video es siempre visible en el lado izquierdo de la pantalla, sin importar el método de participación que elijas.

A continuación, discutimos con más detalle lo que cada uno de estos métodos de participación conlleva:

Con este método, usted puede hacer una o más preguntas a sus participantes. A continuación, puede dar a los participantes la opción de "publicar" (es decir, escribir sus respuestas en una nota post-it digital) y/o "votar" (es decir, mensajes de voto). La longitud máxima de las respuestas escritas es de 255 caracteres, y usted puede elegir para que los posts sean configurados como tarjetas cuadradas o como tarjetas rectangulares que se muestran en un formato de lista.

También puede dividir esto en dos pasos separados: en un paso, puede pedir a los participantes que publiquen sus respuestas, y en el siguiente paso, pida a los participantes que voten sobre las respuestas con las que más están de acuerdo.

Consejo: Seleccione "Copiar entradas Q&A del paso anterior" si desea que las respuestas de los participantes del paso anterior permanezcan visibles también en el paso actual.

Este método es bueno para los pasos orientados a la información. Puede compartir información escrita usando el cuadro de texto "Texto de información". El cuadro de texto informativo aquí (y en otros pasos) puede configurarse con opciones de formato de texto básico, incluyendo bulletpoints.
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Este paso también se puede utilizar si quieres dar una presentación. La opción de pantalla compartida le permite transmitir una presentación u otro medio desde su computadora a otros participantes del taller.

Consejo: utilice el botón "Pantalla completa para todos los participantes" situado en la parte superior izquierda de la pantalla de vídeo para que todos los participantes del taller pasen al modo de pantalla completa. Si combinas esto con compartir tu pantalla, tendrán una mejor visión de cualquier documento que muestres.
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Salas de ruptura

¿Quieres tener discusiones de grupo más pequeñas? No hay problema. Utilice el método de participación de las "salas de descanso" para crear un vestíbulo - le pedirá a todos los participantes que se unan a una sala de descanso más pequeña (estas son las habitaciones adicionales que agregó en el Paso 3: Definir sus habitaciones).
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Puede elegir dos opciones para las salas de breakout: -
​Autoselección: Permita que los participantes elijan por sí mismos a qué sala de breakout se unirán -
​Asignación aleatoria: Distribuya aleatoriamente a los participantes en una sala de breakout
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Para asignar aleatoriamente a los participantes a una sala de descanso, seleccione el método de asignación aleatoria. Una vez que haya entrado en el paso de la sala de salida, cualquier administrador del taller puede hacer clic en el botón "Distribuir participantes a las salas de salida". Esto asignará de manera uniforme a los participantes a las diferentes salas. El administrador del taller permanecerá en el vestíbulo y podrá unirse a la sala que elija.

¡No lo olvides! Necesitarás configurar cada una de las salas de descanso más pequeñas con su propio método de participación.

¿Tiene varias salas de ruptura que requieren la misma configuración en un paso determinado? Crea la primera habitación con los ajustes y preguntas que te gustaría, y para las otras habitaciones, marque la casilla para 'Compartir la configuración' de la primera sala - copiará automáticamente esa configuración, incluyendo la información y las preguntas. Cuando haga cambios en la configuración de una habitación, actualizará todas las demás habitaciones compartiendo la misma configuración. Esto puede ser un ahorrador en tiempo real.

Estos dos métodos son parte del mismo flujo de conclusiones. Utilice el método 'Resumen de discusión' en el último paso donde la gente está en salas de separación más pequeñas. Esto genera un cuadro de texto que le permite redactar colaborativamente una conclusión de grupo (Nota: cualquiera puede escribir y editar el texto en este cuadro. Para editar el texto, haga clic en el recuadro "Editar campo de texto" sobre el campo de texto - para permitir a otra persona editar el texto, sólo desmarcar la casilla.)

Si quieres compartir estas conclusiones pequeñas con todos los participantes, puede utilizar el método 'Report out' en el siguiente paso, combinado con traer a la gente de vuelta a la sala principal del Pleno.

Esto sería similar a reunir a todo el mundo de grupos pequeños para compartir lo que habían discutido en un taller "en persona". En el paso de 'Informe de salida', los resúmenes de debate que se generaron en las salas de interrupción se muestran automáticamente para que todo el mundo los vea.

Ahora puede ejecutar fácilmente a través de su taller, probar las cosas y comprobar si todo está configurado de la manera que ha visto.

Puede avanzar pasos haciendo clic en el botón "Siguiente paso" en la parte superior derecha de la pantalla. Puedes elegir avanzar inmediatamente al siguiente paso, o seleccione un temporizador que le permita a todos saber que el siguiente paso comenzará en 10 segundos, un minuto o cinco minutos.

Si desea volver atrás y marcar uno de los pasos, abra la interfaz 'Administrar', y haga clic en 'Ir al paso' en el paso al que desea ir.

¿Decidió que desea cambiar el orden de los pasos? No hay problema. Puede mover los pasos entre sí en el Panel de Administración usando el botón Reordenar pasos. Haga clic en el icono, cambie el orden de los pasos y haga clic en el icono de nuevo para guardar el nuevo pedido.

Para finalizar el taller, haga clic en 'Finalizar taller para todos' en la parte superior derecha de la pantalla, que lleva a todos los participantes a una página de salida donde pueden proporcionar algunos comentarios.

Nota: Cuando realice las pruebas, no añada entradas escritas usted mismo. Actualmente no tenemos una forma fácil de borrar esa entrada de prueba más adelante. Así que necesitarás rehacer completamente esa configuración de paso de habitación para deshacerte de ella!

Cuando termines con la puesta en marcha de tu taller puedes compartir el enlace del taller con los participantes. La URL del taller es la forma de acceder al taller.

Simplemente copia la URL y (por ejemplo, 'tuplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy') y pégala en tu mensaje o ponla detrás de un botón en un proyecto en tu plataforma.

Cuando termines con el taller, puedes exportar toda la entrada proporcionada a través de las encuestas, las tarjetas Q&A, y el paso de las conclusiones de entrada. En el panel de administración, encontrarás un icono en la parte superior etiquetada "Exportar datos". Descargará automáticamente una hoja de cálculo de Excel con esta información: una pestaña para cada paso de su taller.

Si usted o sus participantes están teniendo dificultades para que funcione su audio o vídeo, a continuación encontrará algunas opciones básicas de solución de problemas:

Capacidad del taller: Los talleres apoyan a hasta 50 participantes. Si usted tiene muchos participantes, la velocidad y la calidad del vídeo pueden degradarse. Puedes ayudar a prevenir esto configurando las cámaras de las personas para que estén "apagadas" por defecto cuando entren en una habitación. Si ya hay 50 personas en la sala, no se permitirá entrar a nadie más.

Acceso y navegadores:

Añadir una imagen en un cuadro de información: También puede añadir una imagen en el cuadro de texto introduciendo una URL donde esté alojada la imagen. La imagen debe ser alojada por un proveedor como www.postimage. rg - asegúrese de usar el enlace directo y copiar/pegarlo en el campo de texto.

Derechos de administrador: Cualquiera que haya iniciado sesión en la plataforma GoVocal como Admin o Jefe de Proyecto puede obtener derechos de Admin en el taller. Esto significa que pueden administrar el taller, añadir/editar pasos, avanzar los pasos y terminar el taller.
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​Importante: El primer Administrador o Administrador del proyecto que entra en la sala del taller tiene derechos de 'superadmin'. Haciendo clic en los tres puntos de la parte superior derecha de cualquier otra pantalla de vídeo de Administrador o Director de Proyecto, también puedes concederles derechos de moderador. Esto les permitirá silenciar y expulsar a los participantes.