Dieser Artikel ist maschinell aus dem Englischen übersetzt
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt auf unserer Plattform ist ein spezieller Raum, in dem Engagement und Beteiligung stattfinden. Hier strukturieren Sie eine Initiative, bitten um Beiträge und führen die Teilnehmer durch einen Prozess.
Projekte sind die Kernbausteine Ihrer Plattform:
Sie können genutzt werden, um Ideen zu sammeln, Umfragen durchzuführen, Fragen zu stellen oder Diskussionen in der Gemeinschaft zu organisieren.
Jedes Projekt enthält Phasen (Schritte auf einer Zeitachse), die festlegen, wie und wann Benutzer beitragen können.
Projekte haben ihren eigenen Inhalt, ihre eigenen Einstellungen, Zugriffsregeln und ihr eigenes Branding. Damit sie sich voneinander unterscheiden.
Wissenswertes über Projekte auf unserer Plattform:
Eigenständige Räume: Jedes Projekt kann auf ein Ziel zugeschnitten werden (z.B. Mitgestaltung einer Politik, Durchführung einer Konsultation)
Phasen und Zeitpläne: Projekte verwenden Phasen, um die Beteiligung im Laufe der Zeit zu strukturieren.
Zugangskontrolle: Sie entscheiden, wer ein Projekt sehen und daran teilnehmen kann (nur Admins, ausgewählte Gruppen oder offen für alle)
Optionale Ordner: Projekte können zur besseren Organisation in Ordnern gruppiert werden, funktionieren aber dennoch unabhängig.
Kurz gesagt: Ein Projekt ist der "Container" für Ihre Initiative: Alles vom Design, den Phasen und den Eingabeformularen bis hin zu den Ereignissen und Beteiligungsmethoden befindet sich darin.
Was die Hierarchie auf der Plattform betrifft, so trennen wir ein Projekt von einem Ordner und einer Phase:
Ein Ordner wird verwendet, um mehrere Projekte zusammenzufassen, die eine bestimmte Ähnlichkeit aufweisen (z.B. Infrastrukturarbeiten, ein Gebiet/Bezirk, …). In diesem Artikel werden wir uns näher mit Ordnern befassen: Erstellen und Verwalten von Ordnern
Eine Phase wird verwendet, um zu beschreiben, was in einem Projekt vor sich geht (z.B. kann ein Projekt mit einer Umfragephase beginnen, auf die eine Informationsphase folgt, um die Benutzer über die Ergebnisse der Umfrage zu informieren): Erstellen und Verwalten von Phasen
Warum ist die Einrichtung eines Projekts wichtig?
Die richtige Einrichtung eines Projekts auf unserer Plattform ist mehr als nur das Ausfüllen einiger Felder. Sie legt den Grundstein dafür, wie Ihr Engagement ablaufen wird.
Ein gut vorbereitetes Projekt gewährleistet:
Clarity for participants: users instantly understand what the project is about, how to contribute, and when
Smooth participation flow: well-structured phases and input forms prevent confusion or bottlenecks
Consistent branding and messaging: visuals, descriptions, and tags help the project feel coherent and professional
Proper access control: only the right audience sees and interacts with your project
Easier management later: good setup means less troubleshooting, fewer edits, and smoother archiving or duplication
A rushed or incomplete setup often leads to:
Missing context for users (they don’t know why or how to engage)
Broken timelines or inactive phases
Manual rework later (editing tags, fixing URLs, patching access rights)
In short: Good setup upfront saves time, avoids confusion, and makes your project more impactful.
What is a project lifecycle?
A project lifecycle describes the stages a project goes through from creation to closure. Understanding these stages helps you plan, manage, and communicate your project effectively.
The four main stages are:
Draft: The project is being built and isn’t visible to participants. Only admins, project managers, or reviewers (via preview links) can see it
Published: The project is live and visible to users. Participation is possible when there are active phases
Archived: The project is no longer open for participation but remains visible in the archive section of the platform
Published – Finished: A status applied automatically when the last phase has ended. The project is visible but no longer active
Why it matters:
Helps you know when to make changes (some edits aren’t possible after certain statuses).
Ensures participants see the right version of the project at the right time.
Keeps your platform organized: projects don’t clutter the homepage when they’re archived.
Testing your project before publishing it:
We have a feature called ‘preview link’ that allows you to share a project with key stakeholders before you Publish your project, this way you can test and preview your project while it is still in the Draft stage.
You can find out more about preview links in the support article: here.
Project Publication Status
This status can by default only be managed by platform admins, therefore Project Managers are required to contact their admins (or folder manager) in order to get their project published or archived.
ℹ️ Project managers can publish projects using the approval flow feature. For more details, see the Approval Flow Feature section below.
Note on Archived Projects:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. However, if you want to hide them from the navigation bar’s dropdown menu, you have two options:
Ordnen Sie die Projektliste neu: Gehen Sie auf die Registerkarte "Ordnen" in der oberen linken Ecke der Liste "Projekte". Ziehen Sie die archivierten Projekte an das Ende der Liste.
Organize them into a folder: Move them into a “Finished Projects” folder to keep your active list clean and focused.
Different views for Project Management
Die Projektmanagement-Ansicht hilft Ihnen, Beteiligungsprojekte effizient und übersichtlich zu verwalten. Es bietet mehrere Ansichten mit Filter-, Bearbeitungs- und Organisierungsoptionen.
Project List Tab
You can use the many filters to find projects better.
You can also take the following actions on this tab:
Copy or delete a project: Click the three dots next to the "End date" column
Edit a project: Click the project title
Folder List Tab
You can use the many filters to find folders better.
You can also take the following actions on this tab:
Delete a folder: Click the three dots next to the "Status" column.
Zeitleisten-Ansicht (verfügbar ab der Premium-Lizenz)
The Timeline View shows projects in a visual timeline for better scheduling and planning. Access it via the Timeline tab in the top-left corner.
You can use the many filters to show the timeline of filtered projects.
You can also take the following actions on this tab:
Ändern Sie die Ansicht der Zeitleiste in: Monatlich, Vierteljährlich, Jährlich oder Mehrjährlich
Spot gaps to apply engagement strategies
Sortierungsansicht (verfügbar für Admins)
The Ordering View lets admins reorder projects and folders.
Sie können:
Alle Projekte anzeigen
Reorder project by dragging and dropping
Passen Sie die Reihenfolge für einige Startseiten-Widgets an.
Customize the oder the the "all projects" drop down in your navigation bar
What are the different project settings?
When creating and editing a project, there are several settings to help you configure your project to your needs. Below you’ll see a summary of these settings and a brief explanation of what they mean and are intended to achieve.
You can find the project settings when you are in the back office of your project in the top-right corner.
General
Project Name (Title):
Your project title is the first thing people will see, it’s how your work will appear on the homepage widgets, in the Projects tab and if you haven’t set a custom “slug,” this title will also automatically become the default URL for your project.
Project URL (slug):
The URL of your project
Standardmäßig ist der Slug (der Teil nach "/projects/") der Titel des Projekts. This can be changed in Project Settings. Sie können dies auch für Ordner ändern. Gehen Sie zu Ordner bearbeiten und dann zu "Einstellungen" und geben Sie unter "URL" den gewünschten Slug ein. This is not possible for inputs or ideas.
Außerdem ist der Sprachteil der URL (z. B. /de-DE/) für die Funktionalität der URL nicht wichtig - er bringt nur Informationen. Sie können also Ihre Projekt-URL ohne den Sprachteil freigeben und es wird trotzdem funktionieren.
Weiterleitungen und verkürzte URLs
You can not delete the "/project/" or "/folder/" section on the url when editing the slug yourself. Wenn Sie möchten, dass dieser Teil der URL entfernt wird, müssen Sie das Support-Team bitten, eine Weiterleitung für Sie zu erstellen.
Das Support-Team kann Weiterleitungen für Sie erstellen, solange die Domain dieselbe bleibt. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie verkürzte URLs für Ihr Projekt freigeben möchten.
Nachher: https://website.de/neue-stadt
Tags and Areas:
Unabhängig davon, ob Sie Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von Ideen über Ihre Plattform generieren, ist es hilfreich, eine gute Methode zum Kategorisieren, Filtern und Auffinden von Ideen zu haben, die sich auf bestimmte Themen-Tags beziehen. Dies ist durch unsere Schlagwortfunktion möglich, die es Ihnen und den Nutzer*innen erlaubt, Beiträge zu kategorisieren.
Tags and areas are used on our platform in 2 ways:
User notifications: When a user registers, they can select certain tags and/or areas to follow. When you assign a project with these tags, users will get (if enabled, see article 'Emails on the platform') an email notification saying that a project they might be interested in is published. We also have a ‘for you’ widget on the homepage builder (see article 'Homepage Builder') where projects that fit the user’s preferences where the projects will appear that have overlapping tags and/or areas with the ones that the user follows.
Ideation projects: Ideation projects come with the option to assign a ‘tag’ to your idea. Only tags that have been chosen on the project-level can be chosen by users to add to their idea. If you want to assign tags to your project, but don’t want users to assign a tag to their idea, you can disable this by removing the section in the input form (see article 'Ideation Proposals and Input Management')
Notes:
If you delete a tag from the project, ideas that already have been tagged will keep their tags. Sie können die Themen-Tags manuell auf der Registerkarte "Beiträge" entfernen, oder wenn Sie alle Verweise auf den Themen-Tag aus allen Ihren Projekten löschen möchten, können Sie es über die Einstellungen löschen.
The tags are managed in the platform settings and only accessible to platform admins. There is a list of pre-defined tags, to remove this the platform admins has to contact our support team via the chat bubble.
Description
Zu jedem Projekt gibt es eine kurze Projektbeschreibung, die zusammen mit einem Projektbild auf der Homepage angezeigt wird. This and other settings are defined in the Project settings through the General and Description tabs. You can fully customize your longer project description, using the text-editor or have more advanced design options by using the content builder.
To get more in-depth into our content builder feature, read our support article: here.
Input Tags
In this section you can select which tags can be used by users within the project during a proposal or ideation phase to assign to their input.
Access Rights (Project Level)
The access rights on the project level (which are different from the phase level access rights, see section in Phase Settings below) allow you to configure 3 things: discoverability, visibility and assigning project managers that act as admins within the context of the project.
To learn more about our project-level access rights, read our article on ‘Access Rights’
Data
If you’ve already set up your project and run some tests (for example, by filling out a survey), you can choose to reset all participation data. This action will keep your project setup intact but will permanently remove all data collected so far, essentially giving you a clean slate for real participation.
More project settings can be found when going back to the project back office main page:
Timeline
The Timeline is the default tab you’ll see when you access your project’s back office. It allows you to manage the phases of your project in a clear, chronological order. Phases must be set up sequentially, and only one phase can be active at any given time.
Use the Timeline to structure your project and clearly communicate its schedule and approach to end-users.
Within each section of the Timeline, you can configure the specific phases you want to include. For more details on configuring the phase settings, see the article: Creating and Managing Phases
Teilnehmende
In this tab of the project settings, you can track participation in your project. You’ll see when users have participated, how many have taken part, and view available demographic insights.
Note: If your project allows participation without an account, or if anonymous participation is enabled, demographic information will not be displayed.
Traffic
In this tab of the project settings, you can track the visits on your project page, as well as their language, device type and source from where they came from before they landed on the project page.
E-Mails
You can use the Messaging app to send emails to users who have participated in or are following the project.
ℹ️ If your project allows participation without an account or anonymous participation, those users cannot be contacted through the Messaging tab.
Veranstaltungen
Sie finden die Veranstaltungen in den Projekteinstellungen , da Veranstaltungen nicht direkt mit einer Phase, sondern immer mit dem Hauptprojekt verbunden sind. Veranstaltungen ermöglichen es Ihnen, Ihren Prozess mit Events außerhalb der Plattform zu verknüpfen, z. B. mit einer Eröffnungsveranstaltung, Rathaus-Konsultation, themenbezogenen Veranstaltungen oder der Veröffentlichung der Endergebnisse.
Die Veranstaltungen werden in einer Kartenansicht unter der Zeitleiste und separat in einer Registerkarte auf der Projektseite angezeigt. Wir zeigen weiterhin die relevanten Veranstaltungen für jede Phase (wenn die Phase aktiv ist) in dieser Phase.
How to create a project?
Click on the Projects tab in the back office of your platform
Click on New Project in the top right
Fill in a title for your project in all available languages for your platform
Create a timeline of different phases that outline your project
Configure the project settings as per your preferences
How to copy a project?
To copy a project, go to the project management view, click the three dots in the far right of the bar to the project you want to duplicate, and select Copy project. Sie können sie dann umbenennen und die Details nach Bedarf aktualisieren.
Auf diese Weise können Sie auch schnell mehrere ähnliche Projekte erstellen, die nur geringfügige Anpassungen erfordern.
How to delete a project?
Navigate to the Projects tab in your back office
Find the project you want to delete in the list
Click the 3 dots at the right and click Delete Project
Confirm
How to publish a project?
The status of a project can by default only be managed by platform admins (or folder managers within their folder), therefore Project Managers are required to contact their admins (or folder manager) in order to get their project published or archived.
Approval Flow Feature
We have a feature ‘approver flow functionality’, and if this is enabled for your platform, you will be able to request project publication approval from your admin or folder manager. Diese Anfrage löst eine Benachrichtigung an den Admin oder den Ordnermanager*in aus, in der er aufgefordert wird, das Projekt zu überprüfen und freizugeben. Once approved, the project manager can publish the project at their own leisure.
ℹ️ The approval Flow Functionality is available to Premium and Enterprise Price Plan, if you would like this feature disabled you can contact our support team via the chat bubble.
Archived Projects:
Archivierte Projekte bleiben in der Hauptprojektliste sichtbar. Wenn Sie sie jedoch aus dem Dropdown-Menü der Navigationsleiste ausblenden möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Reorder the project list: Drag the archived projects to the bottom of the list in the All Projects tab in the back office.
Organize them into a folder: Move them into a "Finished Projects" folder to keep your active list clean and focused.