In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie einen Online-Workshop auf Ihrer Plattform einrichten und anpassen können. Sie erfahren, wie Sie die Workshop-Funktionen anpassen, Live-Videokonferenzen abhalten und Arbeitsgruppen einrichten können, um gleichzeitige Gruppendiskussionen zu ermöglichen.

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Beschreibung, die Sie durch die wichtigsten Schritte zur Einrichtung Ihrer eigenen Online-Workshops führt.

Um auf Ihre Workshops zuzugreifen, melden Sie sich zuerst als Administrator oder Projektmoderator bei Ihrer Plattform an. In Ihrem Admin-Panel gibt es eine Registerkarte „Workshops“, in der Sie auf Ihre Workshop-Oberfläche zugreifen können in dieser Registerkarte klicken Sie auf 'Workshop verwalten', um diese Schnittstelle zu betreten.

In der Werkstattschnittstelle sehen Sie die Möglichkeit, einen neuen Workshop hinzuzufügen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, werden Sie aufgefordert, einen Namen und Datum für Ihren Workshop auszuwählen.

Der slug definiert die URL, in der die Teilnehmer Ihren Workshop finden. Z.B. wenn Ihr Slug "Klimapolitik" ist, wird der Link zum Workshop "yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy" lauten.

Über die Schaltfläche "Verwalten" oben rechts auf dem Workshop-Bildschirm können Sie die einzelnen Schritte und Aktivitäten Ihres Workshops verwalten. Sobald Sie das Admin-Panel betreten haben, klicken Sie auf +Schritt hinzufügen, um die verschiedenen Schritte anzugeben, die Sie in Ihrem Workshop haben möchten. Allgemein beinhaltet dies einen "Willkommens-Schritt" am Anfang, einen "Schlussfolgerung"-Schritt am Ende und ein paar Schritte zwischen Diskussion und Break-out Räume.

Sie können so viele Räume hinzufügen, wie Sie für Ihren Workshop möchten, indem Sie auf die Schaltfläche "Raum hinzufügen" im Admin-Panel klicken und dem Raum einen Namen geben.

Es gibt zwei Arten von Zimmern: einen Haupt-Plenarsaal, in dem alle Teilnehmer zusammen sind. und kleinere Break-out-Räume, in die sich die Teilnehmer für eine interaktivere Diskussion einordnen. Als Faustregel scheint jeder 5-8 Teilnehmer gut zu funktionieren.

Jedes Mal, wenn Sie einen neuen Raum hinzufügen, werden Sie aufgefordert, die Video-Chat-Einstellungen zu konfigurieren.

Sie können diese Einstellungen für Plattform-Administratoren und Projektmanager nicht deaktivieren. Sie haben immer Zugriff auf all diese (und mehr) Optionen, unabhängig von der Raumkonfiguration.

Während dieses Schrittes müssen Sie festlegen, was in jedem Raum während jedes Schritts passieren muss - wir nennen dies "roomstep." Sie können dies tun, indem Sie an der Kreuzung zwischen dem Schritt und dem Raum, den Sie konfigurieren und klicken Sie auf +Raum hinzufügen.

Wenn Sie einen Raumschritt hinzufügen, haben Sie eine Reihe von Teilnahmemethoden zur Auswahl. Jede dieser Methoden beeinflusst die Interaktion auf der rechten Seite des Bildschirms. Das Video ist immer auf der linken Seite des Bildschirms sichtbar, egal welche Partizipationsmethode Sie wählen.

Unten diskutieren wir ausführlicher, was jede dieser Teilnahmemethoden beinhaltet:

Mit dieser Methode können Sie Ihren Teilnehmern eine oder mehrere Fragen stellen. Sie können den Teilnehmern dann die Möglichkeit geben, "post" (d.h. ihre Antworten auf eine digitale Post-it-Notiz zu schreiben) und/oder "vote" (d. h. Stimmabgabeposten). Die maximale Länge der schriftlichen Antworten beträgt 255 Zeichen, und Sie können wählen, ob die Beiträge entweder als quadratische Karten oder als rechteckige Karten konfiguriert werden sollen, die in einem Listenformat angezeigt werden.

Du kannst dies auch in zwei verschiedene Schritte unterteilen: In einem Schritt kannst du die Teilnehmer bitten, ihre Antworten zu veröffentlichen, und bitten Sie die Teilnehmer, über die Antworten abzustimmen, mit denen sie am meisten einverstanden sind.

Tipp: Wählen Sie 'Q&A Eingaben aus vorherigem Schritt kopieren' aus, wenn Sie möchten, dass die Antworten der Teilnehmer des vorherigen Schritts auch im aktuellen Schritt sichtbar bleiben.

Diese Methode ist gut für informationsorientierte Schritte. Sie können schriftliche Informationen mit dem Textfeld "Infotext" teilen. Das Info-Textfeld kann hier (und in anderen Schritten) mit einfachen Textformatierungsoptionen konfiguriert werden, einschließlich Kugelpunkten.
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Dieser Schritt kann auch verwendet werden, wenn Sie eine Präsentation abgeben möchten. Mit der Option Bildschirmfreigabe können Sie Präsentationen oder andere Medien von Ihrem Computer an andere Workshopteilnehmer übertragen.

Tipp: Benutze den "Vollbild für alle Teilnehmer" Button oben links auf dem Videoblick, um alle Workshopteilnehmer in den Vollbildmodus zu bringen. Wenn Sie dies mit dem Teilen Ihres Bildschirms kombinieren, werden sie eine viel bessere Ansicht des Dokuments haben, das Sie anzeigen.
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Breakout-Räume

Möchten Sie kleinere Gruppendiskussionen haben? Kein Problem. Benutzen Sie die Teilnahmemethode "Breakout rooms", um eine Lobby zu erstellen - sie wird alle Teilnehmer dazu veranlassen, einem kleineren Breakout-Raum beizutreten (dies sind die zusätzlichen Räume, die Sie in Schritt 3: Definieren Sie Ihre Zimmer).
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Sie können zwei Optionen für die Breakout-Räume wählen: -
​Selbstauswahl: Erlauben Sie den Teilnehmern, selbst auszuwählen, in welchen Gruppenraum sie gehen möchten -
​Zufällige Zuweisung: Verteilen Sie die Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip in einen Gruppenraum
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Um die Teilnehmer zufällig einem Breakout-Raum zuzuweisen, wählen Sie die Zufallszuweisungsmethode. Sobald Sie den Breakout-Raum-Schritt betreten haben, kann jeder Workshop-Administrator auf den Button "Teilnehmer verteilen um Räume auszubrechen" klicken. Dadurch werden die Teilnehmer gleichmäßig den verschiedenen Räumen zugewiesen. Der Workshop-Administrator bleibt in der Lobby und kann in welchem Raum er auch immer eintritt.

Nicht vergessen! Sie müssen jeden der kleineren Breakout-Räume mit einer eigenen Teilnahmemethode konfigurieren.

Haben Sie mehrere Break-out-Räume, die die gleiche Konfiguration in einem bestimmten Schritt erfordern? Erstellen Sie den ersten Raum mit den Einstellungen und Fragen, die Sie wünschen und für die anderen Räume Aktivieren Sie das Kästchen "Konfiguration teilen" des ersten Raumes - es wird automatisch die Konfiguration kopieren, einschließlich der Informationen und der Fragen. Wenn Sie Änderungen an der Konfiguration eines Raumes vornehmen, werden alle anderen Räume aktualisiert, die die gleiche Konfiguration teilen. Dies kann ein Echtzeitsparer sein.

Diese beiden Methoden sind Teil des gleichen Abschlussflusses. Benutzen Sie die Methode 'Diskussion zusammenfassen' im letzten Schritt, wo sich die Leute in kleineren Break-out-Räumen befinden. Dies generiert ein Textfeld, mit dem Sie gemeinsam eine Gruppenschließung erstellen können (Hinweis: Jeder kann den Text in dieses Feld eingeben und bearbeiten. Um den Text zu bearbeiten, klicken Sie auf das Feld "Textfeld bearbeiten" oberhalb des Textfeldes - damit jemand anders den Text bearbeiten kann deaktivieren Sie einfach das Kästchen.)

Wenn Sie diese kleineren, ausbrechenden Raum-Schlussfolgerungen mit allen Teilnehmern teilen möchten, Sie können im nächsten Schritt die Methode "Bericht out" anwenden, kombiniert mit der Rückkehr in den Plenarsaal.

Das wäre vergleichbar mit der Rückkehr aller aus kleinen Gruppen, um das zu teilen, was sie in einem "in-person" Workshop diskutiert hatten. Im 'Report out' Schritt werden die in den Breakout-Räumen generierten Diskussionszusammenfassungen automatisch für jeden sichtbar.

Sie können nun ganz einfach durch Ihren Workshop laufen, die Dinge testen und überprüfen, ob alles so eingerichtet ist, wie Sie es sich vorgestellt haben.

Sie können Schritte fortsetzen, indem Sie auf die Schaltfläche "Nächster Schritt" oben rechts auf dem Bildschirm klicken. Du kannst wählen, sofort zum nächsten Schritt zu gehen oder wählen Sie einen Timer, der jedem mitteilt, dass der nächste Schritt in 10 Sekunden, eine Minute oder fünf Minuten beginnt.

Wenn Sie zurück gehen und einen der Schritte prüfen möchten, öffnen Sie die "Verwaltung"-Schnittstelle und klicken Sie auf den Schritt, zu dem Sie gehen möchten.

Entscheiden Sie, dass Sie die Reihenfolge der Schritte ändern möchten? Kein Problem. Sie können die Schritte im Admin-Bereich über die Schaltfläche Schritte neu anordnen zwischen den beiden verschieben. Klicken Sie auf das Symbol, ändern Sie die Reihenfolge der Schritte und klicken Sie erneut auf das Symbol, um die neue Bestellung zu speichern.

Um den Workshop zu beenden, klicken Sie oben rechts auf 'Workshop für alle' , die alle Teilnehmer zu einer Ausstiegsseite führt, wo sie ein Feedback geben können.

Hinweis: beim Testen selbst keine schriftlichen Eingaben hinzufügen. Wir haben derzeit keine einfache Möglichkeit, diese Testeingabe später zu löschen. Also müssen Sie diese Raumschritt Konfiguration komplett wiederholen, um sie loszuwerden!

Wenn Sie mit der Einrichtung Ihres Workshops fertig sind, können Sie den Link des Workshops mit den Teilnehmern teilen. Die URL des Workshops ist der Weg zum Workshop.

Kopieren Sie einfach die URL und (z.B. 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy') und fügen Sie sie in Ihre Nachricht ein oder setzen Sie sie hinter einen Button in ein Projekt auf Ihrer Plattform.

Wenn du mit dem Workshop fertig bist, kannst du alle Eingaben exportieren, die durch die Umfragen bereitgestellt wurden, die Q&A Karten und die Input-Schlussfolgerungen. Im Admin-Panel finden Sie ein Symbol in der obersten Beschriftung "Daten exportieren". Es wird automatisch eine Excel-Tabelle mit diesen Informationen herunterladen - eine Registerkarte für jeden Schritt in Ihrem Workshop.

Wenn Sie oder Ihre Teilnehmer Schwierigkeiten haben, Ihre Audio- oder Videodateien zum Laufen zu bringen, finden Sie unten einige grundlegende Fehlerbehebungsmöglichkeiten:

Workshop-Kapazität: Die Workshops unterstützen bis zu 50 Teilnehmer. Wenn Sie viele Teilnehmer haben, kann die Geschwindigkeit und die Qualität des Videos verschlechtern. Sie können dabei helfen, dies zu verhindern, indem Sie die Kameras von Personen standardmäßig auf 'aus' setzen, wenn sie einen Raum betreten. Wenn 50 Personen bereits im Zimmer sind, wird niemand mehr in den Raum aufgenommen.

Zugriff und Browser:

Fügen Sie ein Bild in ein Infofeld ein: Sie können auch ein Bild in das Textfeld einfügen, indem Sie eine URL in der das Bild gehostet wird. Das Bild muss von einem Anbieter wie www.postimage gehostet werden. rg - Stellen Sie sicher, dass Sie den direkten Link verwenden und kopieren Sie ihn in das Textfeld.

Adminrechte: Jeder, der als Admin oder Projektmanager in die GoVocal-Plattform eingetragen ist, kann im Workshop Administratorrechte erhalten. Das heißt, sie können den Workshop verwalten, Schritte hinzufügen/bearbeiten, die Schritte fortsetzen und den Workshop beenden.
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​Wichtig: Der erste Admin oder Projektmanager, der den Workshopraum betret, wird 'Superadmin' Rechte zugewiesen. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts oben auf dem Videobild eines anderen Admin oder Projektmanagers, Sie können ihnen auch Moderatorenrechte gewähren. Dies wird es ihnen ermöglichen, die Teilnehmer zu stummschalten und zu stürzen.