I denne artikel forklarer vi, hvordan du opsætter og tilpasser en online workshop på din platform. Du lærer at skræddersy workshoppens funktionalitet, afholde live videomøder og oprette breakout-grupper for at lette samtidige gruppediskussioner.

Nedenfor finder du trin-for-trin beskrivelse, der guider dig gennem de vigtigste trin i at oprette dine helt egne online workshops.

For at få adgang til dine workshops, skal du først logge ind på din platform som administrator eller projektmoderator. I dit admin panel, er der en "Workshops" fane, hvor du kan få adgang til din workshop interface, i denne fane klik på 'Administrer dine værksteder' for at indtaste denne grænseflade.

I workshop interface, vil du se muligheden for at tilføje en ny workshop. Klik på denne knap vil bede dig om at vælge et navn og dato for dit værksted.

Slangen definerer den url, hvor deltagerne vil finde dit værksted. F.eks. hvis din slug er 'klimapolitik', vil linket til workshoppen være 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy'.

Du kan styre de forskellige trin og aktiviteter i dit værksted gennem "Manage" knappen i øverste højre hjørne af værkstedsskærmen. Når du har indtastet admin-panelet, skal du klikke på +Tilføj trin for at angive de forskellige trin, du gerne vil have i dit værksted. Almindeligvis omfatter dette et "Velkommen" trin i begyndelsen, et "Konklusion" trin i slutningen, og et par skridt ind mellem til diskussion og break-out værelser.

Du kan tilføje så mange lokaler, som du ønsker til dit værksted, ved at klikke på + Tilføj rum knappen i admin panelet og give rummet et navn.

Der er to typer værelser: et hovedsale, hvor alle deltagerne er sammen, og mindre break-out rum, som deltagerne vil sortere sig ind i for mere interaktiv diskussion. Som tommelfingerregel synes et break-out rum for hver 5-8 deltagere at fungere godt.

Hver gang du tilføjer et nyt rum, vil du blive bedt om at konfigurere videochat indstillinger.

Du kan ikke deaktivere disse indstillinger for platformadministratorer og projektadministratorer. De vil altid have adgang til alle disse (og mere) muligheder, uanset rumkonfigurationen.

Under dette trin skal du definere, hvad der skal ske i hvert rum under hvert trin - vi kalder dette et "rumtrin". Du kan gøre dette ved at svæve i skæringspunktet mellem trin og det rum, du vil konfigurere, og klikke på + Tilføj rumtrin.

Når du tilføjer et rumtrin, har du en række deltagelsesmetoder at vælge imellem. Hver af disse medvirkemetoder påvirker samspillet på højre side af skærmen. Videoen er altid synlig på venstre side af skærmen, uanset hvilken deltagelsesmetode du vælger.

Nedenfor diskuterer vi mere detaljeret, hvad hver af disse deltagelsesmetoder indebærer:

Med denne metode kan du stille dine deltagere et eller flere spørgsmål. Du kan derefter give deltagerne mulighed for at "indlæg" (dvs. skrive deres svar på en digital post-it note) og/eller "stemme" (dvs. upvote indlæg). Den maksimale længde af skriftlige svar er 255 tegn, og du kan vælge at indlæggene enten skal konfigureres som firkantede kort eller som rektangulære kort, der vises i et listeformat.

Du kan også bryde dette i to separate trin: i et trin, kan du bede deltagerne om at sende deres svar, og i næste trin, bede deltagerne om at stemme om de svar, de er enige med de fleste.

Tip: Vælg 'Copy Q&A inputs from previous step' if you want participants' answers of the previous step to remain visible in the current step as well.

Denne metode er god til informationsorienterede trin. Du kan dele skriftlige oplysninger ved hjælp af tekstfeltet "Info text". Informationstekstfeltet her (og i andre trin) kan konfigureres med grundlæggende tekstformateringsmuligheder, herunder bulletpoints.
——

Dette trin kan også bruges, hvis du gerne vil give en præsentation. Deleskærmen mulighed giver dig mulighed for at udsende en præsentation eller andre medier fra din computer til andre workshop deltagere.

Tip: brug "Fuld skærm for alle deltagere" knappen øverst til venstre på videoskærmen for at få alle værkstedsdeltagere til at gå i fuldskærmstilstand. Hvis du kombinerer dette med at dele din skærm, vil de have en meget bedre visning af det dokument, du viser.
-
-

Breakout rum

Vil du have mindre gruppediskussioner? Intet problem. Brug metoden "breakout rooms" deltagelse til at oprette en lobby - det vil bede alle deltagerne til at deltage i en mindre pause ud rum (disse er de ekstra værelser, som du har tilføjet i Trin 3: Definere dine værelser).
-
Du kan vælge to muligheder for breakout rum:
- Self-selection: Tillad deltagerne at selvvælge, hvilket breakout rum de vil deltage i
- Tilfældig tildeling: Tilfældigt distribuere deltagere til et breakout værelse
¤

For tilfældigt at tildele deltagere til et breakout-rum, skal du vælge tilfældig tildelingsmetode. Når du er trådt ind i breakout værelse trin, enhver workshop admin kan klikke på knappen "Distribuere deltagere til breakout værelser." Dette vil jævnt tildele deltagere i de forskellige værelser. Workshop admin vil forblive i lobbyen og kan deltage i alt efter hvilket rum de vælger.

Glem ikke! Du bliver nødt til at konfigurere hver af de mindre breakout værelser med deres egen deltagelse metode.

Har du flere break-out rum, der kræver den samme konfiguration i et givet trin? Opret det første rum med de indstillinger og spørgsmål, du gerne vil have, og til de andre værelser, afkryds feltet for at 'Del konfigurationen' af det første rum - det vil automatisk kopiere denne konfiguration, herunder info og spørgsmål. Når du foretager ændringer i konfigurationen af et rum, vil det opdatere alle andre rum deler den samme konfiguration. Dette kan være en realtidsbesparelse.

Disse 2 metoder er dele af samme konklusionsstrøm. Brug opsummeringsdiskussionsmetoden i det sidste trin, hvor folk er i mindre break-out værelser. Dette genererer et tekstfelt, der giver dig mulighed for i fællesskab at lave en gruppekonklusion (Bemærk: Enhver kan skrive ind og redigere teksten i dette felt. For at redigere teksten, skal du klikke på feltet "Rediger tekstfeltet" over tekstfeltet - for at tillade en anden at redigere teksten, fjern blot afkrydsningsfeltet.)

Hvis du ønsker at dele disse mindre break-out room konklusioner med alle deltagerne, De kan bruge metoden »Rapport out« i det næste skridt kombineret med at bringe folk tilbage til mødesalen.

Dette ville være magen til at bringe alle tilbage fra små grupper til at dele, hvad de havde diskuteret i en "in-person" workshop. I skridtet 'Rapport out' vises de diskussionsoversigter, der blev genereret i breakout-lokalerne, automatisk for alle at se.

Du kan nu nemt køre gennem dit værksted, teste tingene ud og kontrollere, om alt er sat op på den måde, du forestiller dig.

Du kan gå videre trin ved at klikke på knappen "Næste trin" øverst til højre på skærmen. Du kan vælge straks at gå videre til næste trin, eller vælg en timer, der lader alle vide, at det næste trin vil starte om 10 sekunder, et minut eller fem minutter.

Hvis du ønsker at gå tilbage og tjekke en af trinene, skal du åbne 'Manage' interface, og klik på 'Gå til trin' på det trin, du ønsker at gå til.

Besluttede at du ønsker at ændre rækkefølgen af trinene? Intet problem. Du kan flytte trin mellem hinanden i Administrationspanelet ved hjælp af knappen Omordne Trins. Klik på ikonet, ændre rækkefølgen af trinene, og klik på ikonet igen for at gemme den nye ordre.

For at afslutte værkstedet, klik på 'Slut værksted for alle' i øverste højre side af skærmen, som fører alle deltagere til en exit side, hvor de kan give nogle feedback.

Bemærk: Ved test skal du ikke tilføje skrevet input selv. Vi har i øjeblikket ikke en nem måde at slette denne test input senere. Så du ville være nødt til helt at gentage, at rumtrinskonfiguration for at slippe af med det!

Når du er færdig med at oprette dit værksted, kan du dele linket til værkstedet med deltagerne. Webadressen på værkstedet er vejen til adgang til værkstedet.

Du skal blot kopiere URL'en og (f.eks. 'yourplatform.govocal.com/workshops/climatepolicy') og indsætte den i din besked eller sætte den bag en knap i et projekt på din platform.

Når du er færdig med værkstedet, kan du eksportere alle de input, der blev leveret gennem meningsmålingerne, Q&A kort, og input konklusioner trin. I admin panelet, finder du et ikon øverst mærket "Eksporter Data." Det vil automatisk hente et Excel-regneark med disse oplysninger - en fane for hvert trin i dit værksted.

Hvis du eller dine deltagere har svært ved at få din lyd eller video til at arbejde, nedenfor er et par grundlæggende fejlfindingsmuligheder:

Workshop kapacitet: Workshops understøtter op til 50 deltagere. Hvis du har mange deltagere, kan hastigheden og kvaliteten af videoen forringes. Du kan hjælpe med at forhindre dette ved at indstille folks kameraer til at være 'off' som standard, når de indtaster et rum. Hvis 50 personer allerede er i rummet, vil ingen andre få lov til at deltage.

Adgang og browsere:

Tilføj et billede i en infoboks: Du kan også tilføje et billede i tekstboksen ved at indtaste en URL, hvor billedet er hostet. Billedet skal være hostet af en udbyder som www.postimage. rg - sørg for at bruge det direkte link og kopiér/indsæt det i tekstfeltet.

Admin-rettigheder: Enhver, der er logget ind på GoVocal-platformen som administrator eller projektleder, kan tildeles Admin-rettigheder i workshoppen. Det betyder, at de kan styre værkstedet, tilføje / redigere trin, gå videre trin og afslutte værkstedet.
-
-Vigtigt: Den første administrator eller projektleder, der kommer ind i værkstedsrummet, tildeles 'superadmin' rettigheder. Ved at klikke på de tre prikker øverst til højre på en hvilken som helst anden administrator eller projektleder videoskærm du kan give dem Moderator rettigheder så godt. Dette vil give dem mulighed for at slå og sparke ud deltagere.